Ik ben ervan overtuigd dat je als leidinggevende meer invloed hebt op verzuim dan je vermoedelijk denkt. Hoe kun je verzuim voorkomen? Hoe kun je afwijkend gedrag signaleren? Wat is überhaupt afwijkend? Wanneer spreek je als leidinggevende een medewerker aan op frequent verzuim en wat bespreek je dan? Ik zie leidinggevenden in de praktijk regelmatig worstelen met deze vragen. Onze visie op dit onderwerp lees je in dit expertblog.
Verzuim kun je voorkomen
Komt een medewerker vaak te laat op het werk? Reageert hij of zij kortaf? Dat kunnen signalen zijn dat er iets aan de hand is. Het kan van alles zijn: een instabiele relatie, drukke kinderen of een overleden huisdier. Hetzelfde geldt voor medewerkers die er slaperig uit zien of deadlines structureel niet halen. De reden hoeft overigens niet altijd negatief te zijn, maar feit is dat er iets is veranderd.
Om verzuim in de organisatie adequaat én mensgericht aan te pakken, is het zaak om veranderingen te signaleren en te bespreken en zo te voorkomen dat het mogelijk tot verzuim gaat leiden. De basisvoorwaarde voor een goed gesprek met een medewerker is de relatie; zonder wederzijds vertrouwen kom je nooit tot de kern. Interesse tonen in een collega begint op dag één. Zo bouw je een band op en leg je de basis voor eventuele gesprekken over een gedragsverandering. Verzuim kun je aan zien komen én voorkomen als je de signalen herkent en er iets mee durft te doen!
Balans tussen inhoud en relatie
Het is van belang om een juiste balans te vinden tussen inhoud en relatie. Anders wordt de kans op een zinvol gesprek alleen maar kleiner. Hebben je medewerkers het gevoel dat je altijd tijd voor ze hebt als het nodig is? Durf je te benoemen wat je ziet en voelt? Als je dit uit de weg gaat, gaat het van kwaad tot erger, dus aarzel niet om fouten te maken. Dat hoort er namelijk gewoon bij. In mijn ervaring doe je er goed aan om een gesprek op een persoonlijke manier te openen. Informeren naar de thuissituatie of vragen waar iemand zich zorgen over maakt. En dán schakel je over op de inhoud. Om tenslotte weer bij de relatie te eindigen. Als je slechts één van beide kanten aanstipt, is de kans klein dat je iemand echt kunt helpen.
Het valt me op dat je niet meer met je collega’s luncht, heb je dit zelf in de gaten?
Intrinsieke motivatie
Als je een team aanstuurt, moet je je bewust zijn van afwijkende signalen. Bovendien moet je handvatten hebben om gesprekken met medewerkers te voeren over dit soort onderwerpen. Neem de tijd en stel de medewerker op zijn of haar gemak. Benoem de signalen die je ziet, maar vraag ook of hij of zij dit herkent. Dit zijn competenties die je kunt verwachten van een leidinggevende. ,,Het valt me op dat je niet meer met je collega's luncht, heb je dit zelf in de gaten?" Dit soort vragen kun je heel goed oefenen. Maar werken vanuit een oprechte interesse in de medewerker moet toch vooral uit jezelf komen. Met een intrinsieke motivatie en de nodige oefening kom je al een heel eind. Écht willen begrijpen hoe het komt dat de medemerker bepaald gedrag vertoont en of je je daar zorgen over moet maken. ,,Ik zie je heel vaak op je telefoon kijken, is er iets?"
Zicht houden
Tegenwoordig is het heel normaal om gedeeltelijk thuis of op andere locaties te werken. Dit biedt natuurlijk een hoop voordelen, maar het maakt het lastiger om zicht te houden op het eerder benoemde afwijkende gedrag. Hoe kun je zicht houden op het welbevinden van een medewerker die thuis of elders werkt? Het is belangrijk om in contact te blijven met elkaar. Sturen op output vanuit betrokkenheid. Niet met het oogpunt op koste wat het kost controle houden – een medewerker is gebaat bij een gevoel van vertrouwen. Een balans vinden tussen goed werkgeverschap en medewerkers 'in de gaten houden' heeft alles te maken met oprechte interesse en betrokkenheid. De relatie met een medewerker gaat niet alleen maar over de inhoud. Het menselijke aspect is minstens even belangrijk. Dus durf te vertrouwen, maar blijf wel in verbinding.
Een keertje koffie drinken
Als leidinggevende speel je een belangrijke rol in het voorkomen van verzuim. Dat doe je door te investeren in de relatie met medewerkers en vertrouwen op te bouwen. Zodat zowel jij als je medewerkers eerlijk durven te zijn en durven te benoemen wat jullie zien en voelen. Een goede relatie met medewerkers legt de basis voor duurzame inzetbaarheid. Verzuim voorkomen begint dan ook bij het koffiezetapparaat.
Samenvattend
1. Leer je medewerkers echt kennen
2. Blijf in verbinding met hen
3. Houd de balans tussen relatie en inhoud goed
4. Durf te benoemen wat je ziet
In onze wekelijkse nieuwsbrief vind je het beste van BusinessWise die week. Abonneer je gratis en blijf altijd op de hoogte!
