In de Hoe word ik-aflevering 'Hoe word ik een betere time manager?' benadrukt Michelle Wiesman, oprichter van trainingsbureau FlipMonday, het belang van overzicht, een goede agenda en takenlijst, waardoor je bewustere keuzes gaat maken.
De sleutel ligt in effectief tijdbeheer, zegt Wiesman. Het gaat niet alleen om het afvinken van taken, maar ook om het creëren van overzicht. Want zonder dat overzicht raak je al snel het spoor bijster. Hoe vaak gebeurt het niet dat je een belangrijke e-mail vergeet of dat een taak onopgemerkt blijft? De stress die daarmee gepaard gaat, kan overweldigend zijn.
Alles op één plek
Stel je voor: je ligt 's nachts wakker, en in je hoofd herhaal je steeds die ene zin: ,,Er is nog iets dat ik moet doen." Het is vermoeiend. Het is tijd om dat te veranderen. Een effectieve manier om de chaos in je hoofd te verminderen, is door alles wat je moet doen op papier of digitaal vast te leggen. Het belangrijkste is dat je het niet in je hoofd houdt, maar in een systeem dat voor jou werkt. Of het nu gaat om een app op je telefoon of een digitaal notitieboek, zorg ervoor dat alles op één plek staat, zodat je het op het juiste moment kunt terugvinden.
Digitale tools
De kracht van digitale tools is dat ze je helpen om structuur aan te brengen. Met een goede takenmanager kun je alles in één oogopslag zien. Wanneer je een taak afvinkt, kan het zelfs visueel bevredigend zijn om te zien hoe die taak verdwijnt. Maar het gaat niet alleen om het afvinken; het gaat ook om het terugzien van de taken die je nog moet doen. Een goed systeem zorgt ervoor dat je niet vergeet wat je nog moet aanpakken.
Het inplannen van je dag
Wiesman bespreekt ook het inplannen van je dag. Het is cruciaal om je afspraken en taken goed op elkaar af te stemmen. Kijk naar je agenda en bepaal hoeveel tijd je echt nodig hebt voor elke taak. Als je weet dat je 's ochtends het meest productief bent, plan dan je moeilijkste taken in die uren. En als je 's middags minder scherp bent, gebruik die tijd dan voor minder veeleisende taken of zelfs om even op te laden. Het is belangrijk om je ritme te kennen en hier rekening mee te houden bij het plannen van je dagen.
En dan is er nog een veelvoorkomende valkuil, zegt Wiesman: e-mails. Hoe vaak laat je die ene mail staan omdat je niet precies weet wat je ermee moet? In plaats van het nog een keer te lezen en weer te twijfelen, is het beter om die e-mails direct te categoriseren. Een simpele vlag of markering kan ervoor zorgen dat je later niet opnieuw hoeft te twijfelen. En die e-mails? Die kunnen gewoon in één map, genaamd 'archief'. Geen gedoe met eindeloze submapjes. Houd het simpel.
Time manager & balans
Het doel van effectief tijdbeheer is niet om elke minuut van je dag vol te plannen, maar om een balans te vinden. Het gaat om het creëren van ruimte voor zowel werk als rust. Maak tijd voor jezelf om af te sluiten na een vergadering. Neem even de tijd om je aantekeningen door te nemen, taken te identificeren en je geest te verfrissen. Die momenten van reflectie zijn essentieel om georganiseerd en gefocust te blijven.
Luister ook de andere afleveringen met Michelle Wiesman
Hoe word ik een betere mailorganisator?
Hoe word ik blijer in mijn werk?
Hoe word ik de maandag de baas?
Hoe word ik een betere dagafronder?
MEER LUISTEREN? Hier vind je alle afleveringen:
Het moet niet in je hoofd zitten, het moet in je systeem zitten.
Michelle Wiesman
