Hoe word ik beter in timemanagement? Expert Michelle Wiesman: 'Creëer rust in je hoofd'

,,Je hoeft niet twaalf uur per dag productief te zijn," legt ze uit. ,,Liever goed in je werk en twaalf uur per dag blij." Volgens Wiesman begint beter timemanagement namelijk bij overzicht. Wie weet wat er speelt, kan bewuste keuzes maken. ,,Zonder overzicht laat je dingen liggen zonder het te beseffen. Dat geeft stress, omdat je uiteindelijk niet meer weet wát je vergeet."

Volgens de expert gaat het dus niet om harder werken, maar om meer rust in je hoofd. De oplossing zit 'm in één systeem dat alles opvangt. Dan hoeft het brein niet van alles te onthouden, zodat er ruimte vrijkomt om te denken.

Wat is goed timemanagement?

Goed timemanagement betekent volgens Michelle Wiesman niet dat je elke minuut volplant, maar dat je je aandacht juist goed verdeeld. ,,Zorg dat je overzicht hebt, zodat je beter kunt kiezen. Dat begint met een goede agenda en duidelijke takenlijst."

De expert ziet het vaak misgaan bij mensen die proberen alles te onthouden of hun werk over veel plekken te verspreiden. E-mails, notities, losse briefjes: het brein raakt erdoor overbelast. ,,Dan weet je wel dat er nog iets openstaat, maar niet meer wat het is. Terwijl het stemmetje in je hoofd blijft herhalen: er is nog iets, er is nog iets."

Volgens Wiesman is een centraal systeem daarom de basis van goed timemanagement.

Ze noemt drie principes die volgens haar het verschil maken:

• Werk vanuit één overzicht - Gebruik één plek voor alle taken en afspraken, zodat je niets dubbel hoeft bij te houden.

• Gebruik een digitaal systeem - Je brein is geen opslagmedium. Laat techniek dat voor je doen.

• Koppel keuzes aan overzicht - Wie ziet wat er speelt, kan makkelijker beslissen wat prioriteit heeft.

,,Dat helpt bovendien om beter te slapen," vult ze aan. ,,Als je het overdag goed vastlegt, heb je er 's nachts veel minder last van. Dan lig je niet langer wakker van wat je vergeten bent."

Is digitaal plannen beter dan schrijven op papier?

Veel mensen blijven vasthouden aan hun notitieblok of papieren to-do-lijst. Expert Michelle Wiesman pleit voor een digitale aanpak: ,,We zijn inmiddels op een punt dat digitaal simpelweg meer mogelijkheden biedt. Dat zou je echt moeten willen," zegt ze met een glimlach.

Haar reden is eenvoudig: een digitaal systeem onthoudt wél wat jij vergeet. Met automatische herinneringen, synchronisatie tussen apparaten en overzicht in één oogopslag. Die voordelen maken volgens haar het verschil.

,,Schrijven kan een fijne manier zijn om te reflecteren," zegt ze. ,,Gebruik dus gerust een notitieboek om te journalen of even te ontladen." Maar niet voor taken, die zou je volgens haar digitaal moeten bijhouden. ,,Die moeten niet in je hoofd zitten, maar in het systeem."

Vergelijking: notities op papier versus digitaal werken

Toegankelijkheid

Pen en papier: Alleen waar je boek ligt
Digitaal systeem: Altijd bij de hand, op elk device

Overzicht

Pen en papier: Meerdere lijstjes, snel rommelig
Digitaal systeem: Taken, afspraken en notities op één plek

Herinneringen

Pen en papier: Handmatig
Digitaal systeem: Automatische notificaties

Archivering

Pen en papier: Moeilijk terug te vinden
Digitaal systeem: Doorzoekbaar, gestructureerd

Efficiëntie

Pen en papier: Leuk voor reflectie
Digitaal systeem: Essentieel voor consistentie

Wiesman gebruikt drie gecombineerde tools

Zelf gebruikt de expert in timemanagement Microsoft Outlook, OneNote en Microsoft To Do. Zo combineert ze haar agenda, notities en taken tot één systeem. ,,Wat ik in OneNote noteer kan ik met één klik omzetten naar een taak in Outlook. Dat maakt mijn overzicht compleet."

Veelvoorkomende fout: taken in de agenda zetten

Volgens Wiesman zetten veel mensen taken in hun agenda, maar is dat een klassieke fout. ,,Dan plannen ze een blok van twee uur om een belangrijke mail te schrijven, maar er komt iets tussendoor. De volgende dag kijken ze er nooit meer naar terug. Weg taak."

Haar oplossing? Gebruik taken en afspraken naast elkaar, niet door elkaar. In haar eigen werkwijze staat de takenlijst direct onder de agenda. ,,Ik zie precies wat ik die dag aan afspraken heb, met daaronder mijn taken. Dat moet corresponderen. Als mijn agenda vol zit, weet ik dat er geen tijd is voor extra taken."

Soms blokt ze daarom tijd voor 'taken doen'. Niet voor één specifieke, maar als werkmoment waarin ze meerdere kleine acties afrondt. Zo houdt ze overzicht en voorkomt ze dat dingen verdwijnen uit haar lijst.

5 expert-adviezen om de agenda en taken te laten samenwerken

• Bekijk elke ochtend zowel je afspraken als de taken

• Blok tijd voor focuswerk en noem het 'taken doen'

• Plan downtime na vergaderingen om notities uit te werken

• Zet direct actiepunten om in taken in Outlook of To Do

• Houd je lijst actueel, zodat oude taken vanzelf terugkomen

Dagindeling: wanneer ben je op je best?

Een goed systeem voor timemanagement is belangrijk volgens Wiesman, maar het draait ook om weten wanneer jij op je best bent. Niet iedereen is even scherp op hetzelfde moment van de dag. ,,Ik weet van mezelf dat ik 's ochtends lekker productief ben," vertelt ze. ,,Maar om vier uur 's middags? Dan komt er niet veel meer uit mijn handen."

Ze benadrukt het belang om jouw eigen natuurlijke ritme te leren kennen. Als je weet wanneer jouw concentratie piekt kun je de werkdag daarop afstemmen. ,,Als ik iets moeilijks moet uitwerken, plan ik dat 's ochtends. In de middag doe ik liever lichtere dingen. Dat scheelt frustratie én tijd."

Voorbeeld van een natuurlijke dagindeling volgens Wiesman

Tijd: 08:30 tot 11:00 - Energie: Hoog - Beste activiteiten: Focuswerk, schrijven, analyseren

Tijd: 11:00 tot 13:00 - Energie: Matig - Beste activiteiten: Vergaderingen, overleg, afstemming

Tijd: 14:00 tot 16:00 - Energie: Laag - Beste activiteiten: Routinewerk, administratie

Tijd: 16:00 tot 17:00 - Energie: Herstel - Beste activiteiten: Aantekeningen nalopen, planning, afsluiten

Waaraan verspillen we veel tijd?

Gevraagd naar de grootste timemanagement-fouten die mensen maken hoeft de expert niet lang na te denken: ,,Mails!" Ze legt uit: ,,Mensen lezen dezelfde mail drie keer. Elke keer denken ze: daar moet ik nog wat mee doen. En ondertussen doen ze er niks mee."

Het probleem is volgens haar niet dat we te veel mails krijgen, maar dat we ze niet goed verwerken. ,,Veel mensen bewaren mails als een soort takenlijst. Maar dat is geen systeem, het is uitstelgedrag."

Ze pleit nadrukkelijk niet voor mails in allemaal mapjes. Liever allemaal bij elkaar, en voorzien van vlaggetjes wat vraagt om actie. ,,Ze mogen allemaal in één map die 'Archief' heet. Wat actie vereist, vlag je. Dan wordt het automatisch een taak in Outlook. Zo verschijnt het weer op het juiste moment, zonder dat je hoeft te zoeken."

Drie regels van Wiesman voor een overzichtelijke mailbox

• Lees maar één keer en verwerk direct: beantwoorden, archiveren of vlaggen.

• Gebruik één archiefmap. Geen tientallen mapjes die je later toch vergeet.

• Laat vlaggetjes voor je werken. Ze maken van een mail een taak met deadline.

Stappenplan voor een goed timemanagement-systeem

Een goed systeem voorkomt dat je hoofd volloopt. Volgens Wiesman moet je niet proberen om te onthouden wat je nog moet doen, omdat het systeem dat kan. Dan komt er ruimte vrij om na te denken.

De expert adviseert vijf stappen om tot zo'n systeem te komen:

• Kies één digitale omgeving - Werk met één ecosysteem (zoals Outlook, To Do en OneNote).

• Breng alles samen - Taken, afspraken, notities en ideeën horen op dezelfde plek.

• Gebruik vlaggetjes en categorieën - Zo herken je in één oogopslag wat prioriteit heeft.

• Plan dagelijks checkmomenten - 10 tot 15 minuten per dag volstaan om overzicht te houden.

• Sluit elke dag bewust af - Noteer wat nog openstaat, zodat je hoofd vrij is voor de avond.

,,Wie dit een week volhoudt," zegt Wiesman, ,,merkt dat het rust geeft. Je hoeft niet meer te denken 'wat moest ik ook alweer doen?', want je weet dat je systeem het voor je bewaart."

Volgens haar is timemanagement geen kwestie van discipline, maar van vertrouwen. Je moet erop kunnen rekenen dat jouw systeem klopt. Dan durft het brein los te laten, dus ervaar je rust. Dat is de werkelijke winst waar je naar op zoek bent.