Zo praktisch werkt de projectmethode Lean Six Sigma

Lean richt zich op het optimaliseren van de workflow en het elimineren van niet-waarde toevoegende activiteiten, terwijl Six Sigma zich richt op het verbeteren van de kwaliteit door defecten te verminderen en processen te standaardiseren. Samen vormen ze een krachtige aanpak die bedrijven helpt om efficiënter en effectiever te opereren. Door gebruik te maken van data-analyse en statistische tools kunnen organisaties beter inzicht krijgen in hun processen en verbeteringen doorvoeren die leiden tot hogere klanttevredenheid en lagere kosten.

Arnoud van Munnen is manager klantenservice en beheer bij Freo, een dochteronderneming van de Rabobank. Zij maken gebruik van de Lean Six Sigma-methodologie binnen hun organisatie. ,,De Lean Six Sigma-projectmethode is gericht op het maximaliseren van waarde voor de klant door verspilling tegen te gaan en processen efficiënter te maken. Het draait hierbij om het identificeren en elimineren van onnodige stappen, voorraden en wachttijden in processen. Belangrijke aspecten van deze van oorsprong Japanse aanpak zijn een voortdurende verbetering van het product, betrokkenheid van medewerkers en focus op klantwaarde. Dat is ook ons uitgangspunt bij Freo. We kijken naar wat de klant wil en hoe we deze zo snel en efficiënt mogelijk kunnen bedienen."

LEES OOK hoe de Watervalmethode vooral efficiënt kan zijn bij terugkerende projecten.

Visgraatmodel

Een van de meest gehanteerde modellen binnen de Lean Six Sigma-werkmethode is het visgraatmodel, ook wel bekend als het oorzaak-gevolgdiagram of Ishikawa-diagram. Dit model is een hulpmiddel dat helpt bij het identificeren van de oorzaken van een probleem. Het diagram heeft de vorm van een visgraat, waarbij het probleem aan de 'kop' staat en de mogelijke oorzaken als takken naar buiten wijzen. De oorzaken worden vaak gecategoriseerd in verschillende groepen, zoals mensen, processen, materialen, machines en omgeving. Het model bevordert teamwork en gestructureerd denken, en helpt teams om diepgaand de wortels van problemen te analyseren, waardoor gerichte verbetermaatregelen genomen kunnen worden.

Hoe werkt de Standard Operating Procedure (SOP)?

,,Het mooie van het visgraatmodel is dat het eerst kijkt naar de problemen, zodat je weet wat er niet goed gaat, en vervolgens op een overzichtelijke wijze kunt kijken hoe je die problemen kunt oplossen," stelt Van Munnen. ,,Zit het probleem in het systeem of bij de mensen? Het draait erom eerst te onderzoeken wat het probleem is en waardoor het probleem ontstaat. Vervolgens stel je jezelf de vraag waarom we dit probleem hebben, zodat je uiteindelijk ook daadwerkelijk de echte oorzaak kunt aanpakken. Daarna maak je een plan van hoe een proces wel werkt, een Standard Operating Procedure (SOP). Dat standaardiseer je binnen je organisatie, zodat het bestaande probleem de wereld, of in elk geval je bedrijf, uit wordt geholpen."

Voordelen van Lean Six Sigma

Lean Six Sigma biedt tal van voordelen die organisaties helpen bij het optimaliseren van hun processen. Ten eerste stimuleert het een cultuur van continue verbetering, waarbij medewerkers voortdurend streven naar efficiëntie. De methode is klantgericht, wat resulteert in verhoogde klanttevredenheid. Bovendien zorgt het voor flexibiliteit door onnodige stappen en obstakels te elimineren, waardoor projecten wendbaarder worden. Een ander belangrijk voordeel is de betrokkenheid van personeel; medewerkers worden actief betrokken bij het identificeren van problemen en het ontwikkelen van oplossingen. Dit alles maakt Lean Six Sigma een waardevolle strategie voor het verbeteren van prestaties en klantgerichtheid.

Van Munnen: ,,Lean Six Sigma, en dan in het bijzonder het bij Freo gehanteerde visgraatmodel, lokaliseert en analyseert problemen binnen een organisatie en standaardiseert de oplossing, zodat het hele proces van werken een stuk efficiënter wordt. Het mooie aan het systeem is dat het elk probleem individueel aanpakt en tackelt, waardoor medewerkers in de toekomst weten hoe ze een bepaald probleem of een bepaalde situatie kunnen voorkomen. Door oplossingen te standaardiseren, verhoog je de algehele efficiëntie binnen je bedrijf en kun je je weer focussen op de basisbehoeften van je klanten."

Cultuurverandering is noodzakelijk

Lean Six Sigma biedt veel voordelen, maar het brengt ook enkele significante uitdagingen met zich mee. Een van de grootste hindernissen is de noodzakelijke cultuurverandering binnen een organisatie. Het doorbreken van diepgewortelde gewoonten en het omarmen van nieuwe manieren van werken kan een moeizaam proces zijn. Daarnaast kan de overmatige focus op kostenefficiëntie soms averechts werken; terwijl dit kortetermijnwinst oplevert, bestaat het risico dat innovatie en kwaliteit op de lange termijn in het gedrang komen. In complexe omgevingen kan de rigide aanpak van Lean Six Sigma ook een belemmering vormen. Organisaties hebben vaak behoefte aan flexibiliteit en snelle aanpassingen, maar de methodiek kan deze vereisten onvoldoende ondersteunen. Verder kan de sterke nadruk op efficiëntie de creativiteit van medewerkers in de weg staan, wat leidt tot een omgeving waarin innovatief denken niet altijd wordt aangemoedigd. Bovendien is er de uitdaging van het negeren van menselijke aspecten. De focus op processen en cijfers kan ertoe leiden dat welzijn en medewerkerstevredenheid onvoldoende aandacht krijgen. Al deze factoren kunnen de effectiviteit van Lean Six Sigma beïnvloeden en zijn essentieel om in overweging te nemen voor een succesvolle implementatie.

LEES OOK over de projectmethode Scrum: 'Dat biedt structuur en daar hebben je werknemers enorm veel profijt van'

'Belangrijk om te investeren in de frontrunners binnen je organisatie'

,,Er is niets mis met het implementeren van een nieuwe werkmethode, maar het is wel belangrijk dat je er ook draagvlak voor creëert," stelt Van Munnen. ,,Het moet uiteraard ook leuk blijven voor de medewerker, maar het is onze ervaring dat de meesten het fijn vinden als zaken beter en efficiënter verlopen. We willen als Freo groeien, maar de kosten het liefst hetzelfde houden, zodat de omzet hoger wordt. Een nieuwe werkmethode kan hierbij helpen, niet alleen vanuit het oogpunt van kostenbesparing, maar ook voor de medewerkers. Het is belangrijk om te investeren in de frontrunners binnen je organisatie, want als het proces eenmaal op gang komt en de trein begint te rijden, krijg je ook de achterblijvers met je mee. En als de trein rijdt en je ziet dat je klanten er blijer door worden, heeft dat effect op de hele organisatie."

Meer BusinessWise? Onze Weekly!

In onze wekelijkse nieuwsbrief vind je het beste van BusinessWise die week. Abonneer je gratis en blijf altijd op de hoogte.