Terug van vakantie en bomvolle inbox? Zo start je zonder stress en gemotiveerd op

Augustus is alweer een poos op weg en aangezien veel Nederlanders nog vakantie vieren in het binnen- of buitenland, sluipt het einde van de zomervakantie voor de meeste van ons steeds dichterbij. Dat betekent binnen niet afzienbare tijd weer aan de slag. Voor veel werknemers is dat geen probleem, graag zelfs. De batterij is weer opgeladen, men wil met volle energie weer aan de slag.

Toch geldt dat lang niet voor alle werknemers. Een heuse post-vakantieblues treedt bij hen op en erg wordt bergenhoog opgezien tegen het werk dat al weken op ze ligt te wachten. Volle mailboxen, stapels dossiers, talloze meetings om bijgepraat te worden over wat er goed ging en wat er mis ging tijdens de afwezigheid. Voor de één een prettig vooruitzicht, voor de ander een gigantische drempel wanneer de werkvloer betreden wordt.

Stortvloed aan werk komt op team af

Kortom, medewerkers weten dat er een stortvloed aan werk op ze af gaat komen. Hoe ga je ermee om? Werkinnovator Edwin van der Geest bood eerder op De Ondernemer al houvast met enkele adviezen. Opmerkelijk: gooi alle e-mails in één keer weg. „Wat kan er dan misgaan? Veel spam, nieuwsbrieven, cold mails en cc-tjes die je sowieso direct kunt verwijderen. Dat gaat geen pijn doen. En al die andere mails zijn berichten die iets van jou willen. En daarvan weten we: als je niet reageert en het is echt belangrijk: mailen of bellen ze vast nog een keer'', aldus Van der Geest.

Lees ook: Hoe word ik een betere mailorganisator?

Bomvolle inbox: waarom een moment voor jezelf belangrijk is

Een andere tip van de werkinnovator: neem een moment voor jezelf. „Of met je team. Kijk terug op afgelopen kwartaal (of halfjaar) en reflecteer. Wat ging er goed? Wat ging er minder goed, en wat zou je anders willen doen?'' Van der Geest wijst op enkele formats uit de agile wereld die kunnen helpen bij het opstarten, denk aan 'Start, Stop, Continue' en de 4L-Retro (Liked, Learned, Laked, Longed for).

Patrick de la Rie van fintech-speler Blackhawk Network adviseert via Ondernemersbelang.nl om juist na de zomervakantieperiode teamfeesten te plannen om de mijlpalen te vieren en erken de individuele en teamprestaties. 'Organiseer leuke evenementen en laat je waardering blijken naar je werknemers. Door successen te vieren, stimuleer je een positieve teamgeest en zorg je ervoor dat je werknemers een gevoel van kameraadschap ontwikkelen.'

Gun als leidinggevende je team ruimte om mail bij te werken

Giel Boes is schrijver, spreker en trainer op het gebied van werkgeluk, productiviteit en duurzaam digitaal werken. Hij adviseert medewerkers en leidinggevenden vooral tijd te geven en te pakken om e-mails bij te werken na een lange en ook korte periodes van afwezigheid.

,,Het is verschrikkelijk wanneer je weer terug bent en je direct allerlei meetings in je agenda hebt staan. Als je enkele weken weg bent geweest is het fijn om rustig op te starten en met collega's bij te praten. Overigens: gun als leidinggevende je team elke week de ruimte om de mail, taken en Teams bij te werken, gewoon een of twee uur op vrijdagmiddag. Om de week af te sluiten en de volgende week voor te bereiden. Ik noem dat een APK'tje.''

Lees ook: Hoe word ik een betere e-mailer?

Boes: ,,Een valkuil die ik vaak zie is dat mensen wanneer ze hun mailbox bijwerken met het onderste mailtje starten en alles door gaan lezen. Het hoeft niet. Je kan het tackelen door je e-mail op gespreksweergave te zetten. Dat kan in de meeste e-mailprogramma's zoals Outlook. Begin daarna bij het nieuwste mailtje. Bij een lange e-mailwisseling - iets dat sowieso niet handig is - bespaar je zo heel veel tijd. Stel dat Henk, Piet en Jacqueline een hele discussie in die mail hebben gevoerd en het probleem is al opgelost voordat jij net na je vakantie de mailbox opent, dan is het erg fijn dat jij direct het laatste mailtje ziet waarin ook staat dat actie niet meer nodig is. Gespreksweergave beveel ik daarom van harte aan in je mailprogramma.''

Stop met het versturen van interne mailtjes

Boes: ,,En iets dat ik altijd adviseer: kap intern direct met het versturen van mailtjes. Maak gebruik van Teams. Andere tip: geef je medewerkers de ruimte om hun agenda te blokkeren voor belangrijk focuswerk. Daar zijn handige tools voor. Viva Insights is zo'n tool. Met die tool kun je voor een, twee of vier uur per dag (of specifiek dagdeel) je agenda blokkeren. Op die manier kan je aan de slag met de 'Pomodoro'-methode (lees er hier alles over), waardoor je precies kunt aangeven wanneer je niet gestoord wilt worden en wanneer wel. Je regelt zo ook veel effectiever je afspraken.''

Houd je op de werkvloer aan etiquette

Nog een advies van expert: het is aanlokkelijk om na je vakantie wanneer je je mailbox (in Outlook) opent direct op CTRL-A en backspace te drukken, waardoor alle mail wordt gearchiveerd. „Ik raad het niet aan. Misschien zit er een belangrijke mail van een klant tussen. Weet je overigens hoe lang een kenniswerker gemiddeld per dag met zijn mail bezig is? Tweeënhalf tot drie uur! Een tijd geleden was dat nog 'maar' twee uur.''

„Zelf lukt het mij in een kwartier tot halfuurtje. Dat kan wanneer je je aan je eigen afspraken en de gezamenlijke afspraken houdt. Bij AVK noemen we dit etiquette, of digitale werkafspraken. Intern niet mailen kan zo'n etiquette-afspraak zijn. En wanneer je in Teams op groen staat, zorg dan dat je echt beschikbaar bent voor je collega's. Tot slot: blokkeer niet uren in je agenda wanneer je met iets bezig bent dat volgende week pas af hoeft te zijn. Je staat dan uren op rood en je team kan geen andere, meer dringende, afspraken inplannen.''

Boes heeft nog meer raad voor een meer relaxte werkvloer na vakantietijd en ook in de rest van het jaar. ,,Kijk gerust eens op avk.nl/blogs. Daar zie je wat je als werknemer en als leidinggevende nog meer kunt doen.''

Lees ook: Een fulltime werkdag in 6 uur afronden? Dat kan in vier simpele stappen

Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in: