Over out-of-office mails gaat het zelden. Alleen als ze heel erg origineel zijn of juist ontzettend ongepast. In het AD schreef loopbaanadviseur Anne-Marije Buckens deze week over een out-of-office die aanleiding gaf tot een vervroegd pensioen. De tekst, oordeel zelf:
'Hallo daar, Ik ben tot en met 19 augustus afwezig wegens zon, zee en zelfreflectie. Zie het als een generale repetitie voor mijn pensioen. Je moet ergens oefenen met loslaten, toch?
Is het écht dringend? Mail dan mijn collega Harm-Jan. Hij praat wél terug. Mits hij zijn Outlook weet te openen. Het wordt sowieso tijd dat hij leert om zijn handen uit de mouwen te steken zonder mij. Alle andere zaken beantwoord ik zodra ik herboren, gebruind en mogelijk nóg minder geschikt voor teamoverleggen zonder inhoud terugkeer op de werkvloer. Mits mijn bureaustoel er dan nog staat. Namasté, Jos'
Lees ook: Relatie met collega toegestaan? 'Voor hogere functies gelden vaak andere regels'
Zijn er dingen waar wij - en Jos - bij het schrijven van een automatische afwezigheidsmelding op moeten letten? Wij vroegen het aan gedrags- en communicatie-expert Anne-Maartje Oud.
Humor, of pogingen daartoe, moet je dat sowieso niet willen?
„Humor in tekst is altijd tricky. Ik heb weer andere humor dan jij en in tekst mis je ook nog eens de non-verbale communicatie om in te schatten hoe je grap landt. Bedenk ook dat heel verschillende mensen, ook klanten, je mail gaan ontvangen. Je mag wel speels en warm zijn als dat bij je bedrijfscultuur past - 'Na de zomer helpen we je graag weer verder!' - maar van humor zou ik zeggen: gewoon niet doen."
Waar moet je nog meer op letten?
„Het begint wat mij betreft met de afspraken die je binnen je bedrijf maakt over de out-of-office. Soms krijg je van drie verschillende teamleden drie totaal verschillende out-of-offices. Dat is niet zo professioneel. Maak afspraken: wat is de stijl van zo'n mail? Hoe spreken we elkaar aan? Wat zetten we er wél en niet in? Met goede afspraken voorkom je dit soort excessen ook meteen."
Lees ook: Echt even relaxen: 6 tips voor optimale ontspanning na werktijd
En als je dat hebt afgesproken?
„Dan is de belangrijkste vraag wat mij betreft: in hoeverre help ik de ontvanger van deze out-of-office verder? Hééft hij of zij er echt iets aan? Want het gaat niet om jou, het gaat om de ontvanger. Alleen 'Ik ben op vakantie' helpt niemand verder. En 'U mail wordt niet doorgestuurd of gelezen' al helemaal niet. Geef duidelijk aan bij wie de ontvanger wel terecht kan, desnoods met verschillende namen voor verschillende collega's."
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
