1. Begrijp productiviteit
Wie zijn productiviteit wil verhogen, zit meestal op de goede weg. De wil speelt namelijk een cruciale rol als het gaat om productief werken. ,,Ik geloof dat motivatie de kern van alles is," zegt Sabine Rebholz, trainer in timemanagement en zelforganisatie, tegen de Süddeutsche Zeitung. Maar dat betekent niet dat je alleen productief kunt zijn in je droombaan. ,,Je kunt in bijna alles iets motiverends vinden als je het probeert."
Motivatie kan verschillende vormen aannemen. Het kan van binnenuit komen (intrinsiek, gerelateerd aan de taak) of van buitenaf (extrinsiek, zoals salaris). ,,Als ik niet voldoende spanning ervaar, bijvoorbeeld omdat het werkdoel me niet interesseert, is dat net zo nadelig als wanneer ik te gespannen ben," zegt Mariella Zippert. De arbeidspsycholoog bij de Duitse Beroepsvereniging van Psychologen werkt onder andere in organisatieadvies en team- en leiderschapsontwikkeling. Volgens haar is de juiste balans tussen motivatie en goede werkfactoren cruciaal. Maar niet alleen de wil, ook de bekwaamheid speelt een belangrijke rol.
Wanneer werkopdrachten aansluiten bij iemands sterke punten én motivatie, leidt dit tot efficiënt en productief werken, aldus Rebholz. ,,Dat betekent omgekeerd: voor kenniswerkers moet de focus meer liggen op het resultaat van hun werk dan op de duur van hun aanwezigheid," zegt de coach. ,,Kenniswerkers zijn mensen die niet worden betaald voor hun fysieke arbeid of handvaardigheden, maar voor het toepassen van hun verworven kennis.''
De twee grootste verstoringen zijn afleiding en uitstelgedrag
Sabine Rebholz
2. Herken de tijdverspillers
,,De twee grootste verstoringen zijn afleiding en uitstelgedrag," zegt Sabine Rebholz. Maar wat leidt ons precies af? Er zijn veel antwoorden mogelijk. Een van de meest gehoorde in haar cursussen: vergaderingen. Er schort veel aan de vergadercultuur, vindt ze. Er zijn er te veel, ze zijn vaak onproductief en soms volledig overbodig.
Andere verstorende factoren zijn volgens de expert kletsende collega's, een overvolle inbox en een overdaad aan IT-tools zoals planners en berichtenapps, waarvan medewerkers vaak onvoldoende uitleg krijgen. ,,Veel mensen weten niet goed hoe ze ermee om moeten gaan, en dat heeft een negatieve invloed op de productiviteit," zegt Rebholz.
Lees ook: Waarom nieuwe medewerkers in de VS hun werkgevers vaak 'ghosten'
Ook problematisch: geen of verkeerde prioriteiten stellen. ,,We doen vaak eerst onbelangrijke taken omdat we daar een kleine serotonineboost van krijgen, in plaats van ons te richten op de echt belangrijke onderwerpen," zegt Rebholz.
Mariella Zippert noemt andere bekende tijdverspillers: sociale media en smartphones. Maar ook lange trajecten, zowel fysiek als mentaal, vormen vaak een probleem. Lange reistijden, langdurige besluitvormingsprocessen en onduidelijke verantwoordelijkheden belemmeren de motivatie van medewerkers, stelt de psycholoog.
Veel zaken kun je zelf in de hand nemen en hoeven niet te wachten op instructies van leidinggevenden
Sabine Rebholz
3. Scherp de innerlijke focus aan
Wie productiever wil worden, kan het beste bij zichzelf beginnen. "Eerst gaat het om je eigen verwachtingen en innerlijke focus," zegt Zippert. Ze adviseert om werkdagen te structureren met prioriteiten en doelen en duidelijkheid te krijgen over je eigen taken. Dit omvat ook het stellen van grenzen aan onderwerpen waarvoor je niet verantwoordelijk bent.
Een vaste tijdsstructuur kan beschermen tegen onnodige afleidingen. ,,Structuur je werkdag, indien mogelijk, in communicatieve delen en stille tijden voor geconcentreerd werk. Plan tijdsblokken hiervoor in, die bij voorkeur ook zichtbaar zijn voor collega's, bijvoorbeeld via een gedeelde agenda," adviseert Zippert.
Sabine Rebholz raadt ook aan om je eerst te richten op je eigen houding en handelingsmogelijkheden, ,,om onderscheid te maken tussen waar ik invloed en controle heb, en waar slechts interesse." Is er een agenda voor de volgende vergadering? En moet ik daar echt bij zijn? ,,Veel zaken kun je zelf in de hand nemen en hoeven niet te wachten op instructies van leidinggevenden," zegt Rebholz.
Schakel alle afleidingen uit, zoals pop-ups, banners of telefoons, en werk geconcentreerd aan één onderwerp
Sabine Rebholz
4. Test productiviteitsboosters fulltime werkdag
Er zijn veel verschillende methoden om productiever te worden. Een voorbeeld is de 'Eat-the-Frog-methode', waarbij onaangename taken aan het begin van de werkdag worden gepland. ,,Ik raad aan om één dag per week te kiezen waarop je deze taken 's ochtends anderhalf uur afhandelt, oftewel de 'kikkers doorslikt'," zegt Rebholz.
Over het algemeen is het belangrijk om tijd te hebben voor zowel geconcentreerd werken als overleg, escalaties en crisissituaties. Rebholz adviseert vooral impulsieve mensen om met een timer te werken. ,,Zet een alarm op ongeveer 15 minuten. Schakel alle afleidingen uit, zoals pop-ups, banners of telefoons, en werk geconcentreerd aan één onderwerp. Dan zul je zien hoeveel je in korte tijd kunt doen."
Dergelijke concentratiefases kunnen meerdere keren per dag worden ingepland. Zorg er wel voor dat collega's hiervan op de hoogte zijn en niet zelf nieuwe verstoringen vormen. De coach raadt ook af om constant te schakelen tussen verschillende taken. ,,Anders ontstaan er veel onproductieve tussenruimtes."
Lees ook: Hoe word ik een betere dagafronder?
Bron: Süddeutsche Zeitung
Ontvang elke donderdag het beste van BusinessWise in je mailbox
