„Er is helaas geen magisch recept om een slechte vergadercultuur of vastgeroeste routines te veranderen," zegt Teresa Stockmeyer, trainer en consultant voor teamontwikkeling, tegen DBA Trends. Wel zijn er tal van kleine aanpassingen mogelijk – mits er binnen het team ten minste enkele leden zijn die bereid zijn. Als een team besluit af te zien van bestaande vergaderstructuren, zijn er volgens Stockmeyer verschillende stappen mogelijk.
Structuur aanbrengen in je vergaderingen
Daarbij hoort het vooraf vaststellen en delen van het doel en de agenda van de vergadering. Beperk het aantal deelnemers en zorg voor een gespreksleider die de leiding neemt. Idealiter bewaakt deze persoon ook de afgesproken tijd, zodat een vergadering niet uitloopt. Het is vaak ook verstandig om aantekeningen te maken. Op die manier krijgt iedereen de informatie, ook wie niet bij de vergadering aanwezig is geweest," aldus Stockmeyer.
Wees proactief
Ben je gefrustreerd door nutteloze vergaderingen, durf dan het probleem aan te kaarten. Stockmeyer raadt aan niet simpelweg bijeenkomsten te accepteren als ze onproductief of doelloos aanvoelen. Betrek liever een vergadering in de discussie en vraag je teamleden om feedback: ervaren zij het net zo?
Proactief zijn betekent ook vooraf vragen wat er van jou wordt verwacht qua inbreng of expertise. Samen kun je als team in kaart brengen welk doel een vergadering dient en vervolgens afspreken of dat doel nog wel via een vergadering moet worden nagestreefd.
Stockmeyer adviseert om na elke vergadering kort te evalueren. Zo kun je ontdekken wat goed werkt en waar verbetering mogelijk is.
Lees ook: Waarom 'empty labour' onze werkweek onnodig langer maakt
Het 'kill all meetings' experiment
Wil je het radicaler aanpakken, probeer dan eens het 'kill all meetings'-experiment: een tot twee weken zonder vergaderingen. Stockmeyer raadt aan je agenda – en als het kan ook de teamagenda – rigoureus leeg te maken. Zo wordt snel duidelijk waar communicatie tekortschiet, en waar het juist niet nodig blijkt te zijn.
Een andere manier om overbodige vergaderingen te verminderen, is jezelf gerichte vragen stellen. Bijvoorbeeld: 'Welke vergaderingen of samenvattingen heb ik echt nodig als ik drie weken met vakantie ben geweest?' of 'Welke van die zaken kan ik missen zonder dat het mijn werk na drie weken afwezigheid hindert?'
Bijeenkomsten dienen soms stiekem ter bevordering van het sociaal contact
Waarom blijven we zinloos vergaderen?
Toch zijn er verschillende redenen waarom we onnodige vergaderingen blijven houden. Volgens Stockmeyer heeft dat vaak te maken met verborgen, soms onbewuste doelen van vergaderingen. Zo dienen bijeenkomsten soms stiekem ter bevordering van het sociaal contact, zelfpromotie, of het benadrukken van status – in plaats van het bespreken van zakelijke onderwerpen.
Teams houden soms vast aan vergaderingen omdat die structuur aan de werkdag lijken te geven, of het gevoel van verbondenheid en motivatie zouden versterken. Maar vaak is het tegendeel waar: in plaats van structuur te brengen, zorgt een stortvloed aan vergaderingen juist voor versnippering van de werktijd – „vooral als vergaderingen slecht getimed zijn of te vaak plaatsvinden," aldus Stockmeyer.
Luister ook: Zo word je beter in meetings leiden
En in plaats van het teamgevoel te versterken, krijgen medewerkers het idee dat ze altijd maar in vergaderingen moeten zitten. Vooral als mensen die weinig toe te voegen hebben worden uitgenodigd, enkel om „niemand buiten te sluiten en iedereen overal bij te betrekken."
Bron: DPA Trends
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
