'PRINCE2 geeft overzicht bij ingewikkelde projecten, omdat je er in meer behapbare stukken naar kijkt'

Wat is PRINCE2?

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) is een gestructureerde projectmanagementmethode die wereldwijd wordt gebruikt. Het biedt een raamwerk voor het organiseren, beheren en controleren van projecten, ongeacht hun grootte of complexiteit. PRINCE2 is gebaseerd op zeven principes, zeven thema's en zeven processen, die samen zorgen voor een flexibele en aanpasbare aanpak. De principes omvatten onder andere het leren van ervaringen en het focussen op producten. De thema's, zoals business case en risico's, helpen bij het beheren van projectaspecten. De processen begeleiden de projectmanager door de levenscyclus van het project, van start tot afsluiting. PRINCE2 bevordert samenwerking, communicatie en een heldere rolverdeling, wat bijdraagt aan succesvolle projectresultaten.

PRINCE2: bijzonder effectief bij logistieke trajecten

Oswin Alberts is Certified Project Manager en Team Lead Programmanagement bij de Belastingdienst; zij werken met de PRINCE2-methode. ,,Het is bijzonder effectief bij logistieke trajecten. Simpel voorbeeld: het omruilen van laptops. In onze organisatie praten we dan niet over een paar laptops, maar over 40.000 stuks. PRINCE2 heeft daarbij uitstekend gewerkt. Het is ook toepasbaar bij realisatietrajecten en lifecycle-projecten, waarbij we oude systemen vervangen door nieuwe. Of het nu gaat om de ontwikkeling van nieuwe producten of procesimplementaties, als er een IT-component bij betrokken is, biedt PRINCE2 de structuur en houvast die nodig zijn. Het stelt ons in staat om duidelijk te communiceren wat we doen en in welk stadium van het project we ons bevinden. Bovendien is het een waardevolle tool voor collega's. Als iemand ziek wordt of er andere problemen ontstaan, kan een ander gemakkelijker het project overnemen dankzij deze universele werkmethode."

Zo zit het raamwerk van PRINCE2 in elkaar

Het PRINCE2-raamwerk bestaat uit drie hoofdelementen: principes, thema's en processen. De zeven principes vormen de basis van PRINCE2, waaronder voortdurende zakelijke rechtvaardiging en het leren van ervaringen. De zeven thema's behandelen belangrijke aspecten van projectmanagement, zoals businesscase, organisatie, kwaliteit en risico. Daarnaast beschrijft PRINCE2 zeven processen die de projectlevenscyclus omvatten, zoals het starten en afsluiten van een project. Een kenmerk van PRINCE2 is de flexibiliteit om de methode aan te passen aan de specifieke grootte, complexiteit en risico's van een project. Door de toepassing van deze principes, thema's en processen biedt PRINCE2 een gestructureerde aanpak die de kans op succesvolle projectresultaten vergroot.

PRINCE2 biedt ook handvatten voor kwaliteitsbeheer

Alberts: ,,PRINCE2 is een waardevol hulpmiddel voor projectmanagement binnen de Belastingdienst, vooral als het gaat om risicomanagement en kwaliteitsbeheer. Het biedt duidelijke richtlijnen en tools om risico's te identificeren, te mitigeren en tijdig af te handelen. Het dwingt je om continu stil te staan bij de risico's die je loopt en welke maatregelen je moet nemen. Ook biedt PRINCE2 handvatten voor kwaliteitsbeheer, zoals het duivelskwadrant, dat de spanning tussen kwaliteit, tijd, scope en budget inzichtelijk maakt. Dit raamwerk helpt je om op elk moment duidelijk te zien waar je product zich bevindt, welke kwaliteitscriteria van toepassing zijn en wie verantwoordelijk is voor de toetsing. Door de balans tussen deze vier elementen te bewaken, vergroot je de kans op een succesvol project."

Voordelen van PRINCE2

PRINCE2 biedt vijf belangrijke voordelen voor projectmanagement. Ten eerste zorgt het voor structuur en duidelijkheid met heldere processen en rollen. Ten tweede ligt de focus op stakeholders, wat effectieve communicatie en samenwerking bevordert. Ten derde maakt de flexibiliteit van PRINCE2 het mogelijk om het aan te passen aan verschillende projectomgevingen en gebruikersbehoeften. Vierde, actieve controle en monitoring stellen teams in staat om tijdig bij te sturen en problemen op te lossen. Tot slot waarborgt PRINCE2 de kwaliteit van het eindproduct door duidelijke normen en gecontroleerde processen, wat essentieel is voor een succesvol projectresultaat.

Behapbare delen: wat moet nu gebeuren, wat kan later, en wat is urgent

Een praktisch voorbeeld van een situatie binnen de Belastingdienst waarbij de PRINCE2-methodiek is ingezet: ,,Om een omgeving te creëren voor mobiele apparaten zoals telefoons en iPads, moesten we eerst onderzoeken hoe we dat het beste konden aanpakken en wat daarvoor nodig was. In de eerste fase voeren we een grondige verkenning uit, gevolgd door een kleine pilot of proof of concept om de mogelijkheden te testen. Op basis van deze bevindingen ontwikkelen we een ontwerp voor de grootschalige uitrol. Dit proces bestaat uit verschillende fasen, waarbij elke fase een moment van bezinning biedt. De eerste fase is duidelijk en gedetailleerd, terwijl de volgende fasen vaak nog wat vager zijn en verder uitgewerkt worden naarmate we vorderen. Op deze manier kunnen we stap voor stap de opdracht realiseren. PRINCE2 biedt structuur, omdat het de verschillende onderdelen van het werk opdeelt in behapbare delen: wat moet nu gebeuren, wat kan later, en wat is urgent. Zo kunnen we elk project effectief aanvangen."

Uitdagingen

PRINCE2 biedt voordelen, maar kent ook uitdagingen die projectmanagers moeten overwegen. De formele structuur en uitgebreide documentatie kunnen leiden tot bureaucratie, wat de snelheid en wendbaarheid van projecten in snel veranderende omgevingen kan belemmeren. Een sterke focus op stakeholdermanagement kan afbreuk doen aan de projectdoelstellingen, met het risico van scope creep. Verder vereist de implementatie van PRINCE2 aanzienlijke training en ervaring, wat extra kosten en tijd met zich meebrengt, vooral voor teams zonder de juiste kennis. Ondanks de aanpasbaarheid van PRINCE2 kan deze flexibiliteit verwarring veroorzaken over de toepassing van de methodologie, wat leidt tot inconsistentie. Ten slotte kan de nadruk op kwaliteitsborging resulteren in een overmatige focus op compliance, wat creativiteit en innovatie kan beperken.

Meer overzicht bij ingewikkelde projecten

"Het grootste voordeel van de PRINCE2-methode voor ons is dat het meer overzicht geeft bij ingewikkelde projecten, omdat je er in kleinere, meer behapbare stukken naar kijkt," stelt Alberts. "Dat is enorm prettig omdat grote projecten vaak ook een soort ontdekkingstocht zijn. Je weet aan het begin immers niet helemaal wat er allemaal moet gebeuren. Door het op te delen behoud je het overzicht en kun je per fase verder bouwen. Binnen onze organisatie biedt het vooral veel houvast en structuur. Niet alleen bij grote, complexe projecten, maar ook bij kleinere opdrachten. PRINCE2 heeft zich voor ons absoluut bewezen."

Meer over projectmethoden? Management? BusinessWise Weekly?

In onze wekelijkse nieuwsbrief vind je het beste van BusinessWise die week. Abonneer je gratis en blijf altijd op de hoogte!