Juni is hét moment waarop veel medewerkers besluiten: blijf ik of ga ik? Toch voeren organisaties juist nu het klassieke functioneringsgesprek – een gesprek dat meer kwaad dan goed doet. „Het jaagt mensen weg," zegt Evert Hatzmann, expert werkvoldoening en grondlegger van het behoudgesprek. Hij interviewde meer dan 50 topbestuurders over werkbeleving en ontdekte: niet salaris of pingpongtafels maken het verschil, maar echte betrokkenheid. „Stop met beoordelen, begin met behouden." In een arbeidsmarkt vol tekorten is het behoudgesprek hard nodig.
Mensen verlaten zelden hun baan, maar vaak wél hun baas
Evert Hatzmann
De cijfers zijn duidelijk, stelt Hatzmann: 2 van de 3 medewerkers vindt het functioneringsgesprek demotiverend (volgens onderzoek van TNO). Daarnaast kampt 83 procent van de organisaties met personeelstekorten (CBS), verlaten jaarlijks 1,5 miljoen medewerkers vrijwillig hun baan (CBS), en in 50 procent van de gevallen had dit voorkomen kunnen worden (Effectory).
Van werven naar behouden
Bedrijven zitten te springen om medewerkers en schieten in een miljoenen verslindende recruitment-reflex, terwijl zij hun goeie mensen door de achterdeur zien vertrekken. Volgens Hatzmann is de oplossing simpel: voer gesprekken die je medewerkers aan je binden.
Het klassieke functioneringsgesprek is vooral gericht op prestaties, taken en controle. Het behoudgesprek doet het tegenovergestelde: het zoomt in op werkplezier, energiegevers en op dat wat een medewerker nodig heeft om te blijven.
Voorbeelden van vragen uit het behoudgesprek:
-
„In hoeverre ervaar jij voldoende uitdaging in je werk?"
-
„Hoe staat het met je werk-privébalans?"
-
„Waar loop je op leeg, en waar krijg je energie van?"
Het behoudgesprek helpt leidinggevenden niet te sturen op prestaties, maar op betrokkenheid. Hatzmann: „Mensen verlaten zelden hun baan, maar vaak wél hun baas. Dus leer die baas het juiste gesprek voeren."
Wat kun je als medewerker doen?
Wacht niet tot je leidinggevende het goede gesprek start. Vraag er zélf om, zegt Hatzmann, vóórdat frustratie of vluchtgedrag ontstaat. Denk na over wat jou motiveert, wat je mist, en waar je energie van krijgt. „Een goed behoudgesprek werkt pas echt als beide kanten het initiatief nemen."
Lees ook: Functioneringsgesprekken: zo moet het wél (met dank aan Nadia van der Vlies)
Hoe voer je een veilig gesprek?
Daarnaast is het ook belangrijk dat je een veilig gesprek voert. Genieke Hertoghs is expert in hoe je een ander bereikt in het onbewuste brein. Zij deelt in onze podcast Hoe word ik een aantal handvatten voor het voeren van een veilig gesprek.
1. Realiseer je dat iedereen een 'scope' heeft
Iedereen benadert gesprekken vanuit zijn of haar eigen perspectief—een soort filter of focus ('scope'). In een gesprek is het belangrijk te beseffen dat jouw gesprekspartner uitgaat van wat voor hem of haar belangrijk is.
2. Start met laagdrempelige, veilige onderwerpen
De buitenste laag van iemands 'scope' bestaat uit onderwerpen waar mensen makkelijk over praten, zoals waar ze wonen, hun werk of gezin. „Die buitenste laag van scope, die is veilig en vrij toegankelijk voor iedereen", aldus Hertoghs. Begin met simpele, veilige vragen zorgt dat je gesprekspartner zich op zijn gemak voelt.
3. Wees je bewust van het verschil tussen 'wat' en 'hoe'
Vragen naar feiten ('wat') zijn meestal veilig. Zodra je naar meningen of aanpak ('hoe') vraagt, wordt het persoonlijker en is er meer voorzichtigheid en vertrouwen nodig.
4. Vraag door, maar bouw bewust aan veiligheid
Om tot een diepgaand gesprek te komen en écht te horen wat iemand denkt of voelt, moet je het actief veilig maken voor de ander. Daardoor zal iemand sneller geneigd zijn openheid te geven over gevoelige, emotionele onderwerpen. Hertoghs: "Als je in gesprek bent met iemand anders en naar die veilige binnenlaag wil komen, dan zal je het echt veilig moeten maken voor die ander."
5. Geef steun en vat samen om veiligheid te vergroten
Door samenvattingen te geven ('Dus je bedoelt dat…' of 'Ik hoor je zeggen…') en te laten merken dat je luistert, voelt jouw gesprekspartner zich juist gezien en gehoord. „Support en samenvattingen geven is een manier om die veiligheid te bieden, waardoor die ander ook echt aan de binnenkant zal laten zien hoe die denkt en kijkt." Dit moedigt verder delen aan.
6. Je hoeft niet altijd zelf het goede voorbeeld te geven qua kwetsbaarheid
Het is niet per se nodig om eerst zelf iets persoonlijks te delen of je kwetsbaar op te stellen om de ander uit te nodigen tot openheid. „Je hoeft niet eerst het platform te geven aan een ander om iets kwetsbaars over jezelf te vertellen, want het kan best zijn dat je dat helemaal niet wil delen of dat het niet past bij hoe je persoonlijkheidsstructuur in elkaar zit."
Lees ook: Roland Grootenboer over promotie maken: 'Het echte gesprek gaat over groeien en ontwikkelen'
7. Wees voorzichtig met uitdrukkingen als 'ik begrijp het'
Als je te snel zegt dat je het begrijpt, interpreteer je vanuit je eigen perspectief en schuif je misschien te snel over het gevoel of perspectief van de ander heen. Dit kan echte verdieping in de weg staan.
8. Let op signalen dat iemand zich echt openstelt
Wanneer iemand bijvoorbeeld oogcontact vermijdt en rustiger gaat praten, is dat een aanwijzing dat je gesprekspartner echt over iets persoonlijks gaat delen. Gebruik die signalen om het tempo eventueel aan te passen.
9. Respecteer grenzen: je kunt ook te ver gaan met doorvragen
Te vaak of te diep doorvragen kan onveilig voelen of oud zeer aanraken. Let op weerstand of ongemakkelijk gedrag wanneer je gevoelige onderwerpen aanraakt. „Met zeven doorvragen zit je in jeugdtrauma's te roeren."
10. Sluit het gesprek warm en zorgvuldig af
Wanneer je een diepgaand gesprek voerde, wees dan attent bij het afronden. Erken dat de ander zich heeft opengesteld en creëer ruimte om het gesprek af te ronden. Dit draagt bij aan een positieve ervaring.
Hoe voer je een lastig gesprek met een collega?
Dan is het ook nog mogelijk dat je als leidinggevende een lastig gesprek moet voeren met je teamlid. Anne-Maartje Oud, gedrags- en communicatie-expert en gespecialiseerd in effectieve gesprekstechnieken, geeft aan dat er drie elementen op orde moeten zijn: de inhoud, procedure en interactie. In onze podcast Hoe word ik ligt ze deze elementen toe:
1. Inhoud
Geef de kern van het moeilijke gesprek zonder te lang te draaien, maar geef de ander ruimte om te reageren. „Dus als iemand stilvalt, laat het even stil zijn", aldus Oud. Bereid daarnaast ook goed voor wat je wil zeggen en met welke argumenten.
2. Procedure
Bereid ook het tijdstip, de duur en de locatie goed voor. Kies zorgvuldig waar en wanneer je het gesprek voert en neem de tijd die nodig is. „Bijvoorbeeld wanneer ga ik dit gesprek voeren? Ga ik dat in de ochtend doen of in de middag? Hou ik rekening mee met het feit dat die persoon na de lunch gewoon nooit zo helemaal scherp is." Toon flexibiliteit en gevoel voor timing. Stel het gesprek bijvoorbeeld uit als je merkt dat het een ongeschikt moment is voor de ander. Overleg daarbij ook. „Ik stel voor dat we het tot morgen uitstellen. Wil je dat?... Ik denk dat observatie daar een ontzettend belangrijk aspect van is."
Lees ook: Waarom nieuwe medewerkers in de VS hun werkgevers vaak 'ghosten'
Ook moet je van tevoren bedenken hoe je de ander voorbereidt op het gesprek. Het aankondigen van een lastig gesprek kan voor stress zorgen, maar het is aan te raden een agenda-invite te sturen. En nog een tip van Oud: voer lastige gesprekken liever niet online. Vertraging op de lijn, slecht geluid en het niet kunnen zien van lichaamstaal zijn niet gunstig voor het voeren van het gesprek.
3. Interactie
Zorg dat de ander zich gezien en erkend voelt en toon menselijkheid en empathie. Maar zorg ervoor dat het gesprek niet te veel over jezelf gaat. Vraag na het gesprek hoe het gaat en toon persoonlijke betrokkenheid. "Nazorg is heel erg belangrijk en ik zou wel vaker inchecken." Ook is het belangrijk dat je van jezelf weet wat jij lastig vindt in moeilijke gesprekken en dat je je daarop voorbereidt. „Dat is stap één. Want wat jij als lastig ervaart, hoef ik helemaal niet als lastig ervaren."
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
