Feedback, daar gaat het vaak over op het werk. In teams, ontwikkelgesprekken, functioneringsgesprekken en trainingen. Iedereen lijkt het erover eens dat het belangrijk is en toch zie je in de praktijk vaak twee onhandige manieren om om te gaan met het geven van feedback. Je hebt mensen die het spannend vinden. Die denken: 'Straks kwets ik iemand', 'Wat als het verkeerd valt en het later tegen me gebruikt wordt?', of 'Als ik het zeg krijg ik ruzie.' Dus houden ze het liever bij niets zeggen of verpakken ze het zo voorzichtig dat niemand nog weet waar het over gaat.
Feedback is geen vrijbrief om ongefilterd je mening eruit te gooien
En dan heb je de andere kant: mensen die ongevraagd en ongefilterd feedback geven onder het mom van: 'Ik zeg het gewoon zoals het is.' Dat voelt vaak meer als het ventileren van een mening dan als een bijdrage aan verbetering. Het lijkt wellicht op feedback, maar mist de afstemming, het doel en het effect. Feedback is geen vrijbrief om ongefilterd je mening eruit te gooien. Het gaat niet om 'Ik vind hier iets van, dus dat ga jij weten ook'. En het is ook niet iets waar je eindeloos over moet blijven twijfelen of wachten tot het 'perfect' geformuleerd is.
Luister ook: Anne-Maartje Oud over observeren: 'Let op ongemak'
Ontwikkeling van gedrag
Feedback draait, wat mij betreft, om ontwikkeling van gedrag en het effect daarvan. Het gaat over het willen verbeteren van samenwerking, communicatie of performance. Niet omdat iets 'fout' is, maar omdat het beter kan. De vraag is niet: 'Durf ik het te zeggen?' of 'Mag ik dit vinden?' De vraag zou moeten zijn: 'Draagt het bij aan verbetering?' Het gaat om het scherp kijken naar gedrag, het effect daarvan op anderen en het bijsturen als dat effect niet klopt met wat je wil bereiken. Feedback helpt je om bewuster te handelen en scherper te kiezen in hoe je samenwerkt, afstemt en je rol en taken professioneler in te vullen.
Toch gaat het in de praktijk vaak mis. Stel: iemand vraagt na een presentatie 'Wat vond je ervan?' Dan volgt er al snel een oordeel: goed, niet goed, saai, leuk. Maar feedback gaat over gedrag en het effect daarvan. Dus in plaats van te zeggen dat je het onderwerp niet interessant vond, kijk je naar dingen als: wat was het doel van de presentatie? Is dat doel bereikt? Wat werkte daarin goed, en wat kon sterker?
Lees ook: 'Zorg voor échte aandacht en duidelijke rollen': samenwerkingstips van Anne-Maartje Oud
Bijvoorbeeld: had de spreker goed contact met het publiek? Werd de kernboodschap duidelijk overgebracht? Werd je meegenomen in het verhaal? Dát zijn de dingen waar je iets zinnigs over kunt zeggen.
Constructieve feedback
Constructieve feedback kan dan zo eruit zien: „Doordat je aan het begin een persoonlijk voorbeeld vertelde en daarbij het publiek goed aankeek, had je meteen de aandacht, dat werkte sterk. Het slot daarentegen
kwam wat abrupt, je stopte ineens waardoor je boodschap minder bleef hangen. Je zou het kunnen versterken door nog één keer de kernboodschap te herhalen, bijvoorbeeld met een zin als: 'We zien het allemaal: de cijfers blijven achter, maar de vraag is: wat doen we ermee? Dus beste mensen, als je deze cijfers zo ziet dan is wat mij betreft de vraag wat ga jij morgen dan anders doen om bij te dragen aan verbetering?'"
Feedback is eerlijk, maar ook zorgvuldig en daarmee gericht op groei
Deze vorm van feedback is geen vaag oordeel, maar een beschrijving van gedrag en het effect ervan. Niet zacht en wollig, maar ook niet keihard zonder richting. Feedback is eerlijk, maar ook zorgvuldig en daarmee gericht op groei.
De 5 stappen voor effectieve feedback
1. Benoem concreet gedrag
Wat zag je de ander doen of zeggen? Houd het feitelijk en specifiek, het liefst zonder interpretatie.
2. Beschrijf het effect
Wat gebeurde er door dat gedrag? Hoe kwam het over op jou of op de collega's Benoem het effect op de situatie, samenwerking of sfeer.
3. Verbind het aan het doel
Wat was het beoogde doel van het gedrag, de taak of situatie? Denk aan doelen binnen een presentatie, samenwerking, project of beoordelingsgesprek. Vertel hoe het gedrag hier wel of niet aan bijdraagt.
4. Doe een ontwikkelgerichte suggestie
Wat zou een logische volgende stap kunnen zijn? Wat zou helpend zijn om verder te verbeteren of t versterken? Formuleer dit als een uitnodiging, niet als een instructie.
5. Bied ondersteuning aan
Vraag of je ergens bij kunt helpen. Bijvoorbeeld: 'Zou je het fijn vinden als ik je eraan herinner?' of 'Wil je dat ik eens meekijk?'
Als voorbeeld: „In het overleg vanochtend viel me op dat je jouw voorstel vertelde terwijl iemand anders nog aan het praten was. Daardoor viel het gesprek stil en kreeg ik het idee dat anderen zich daarna inhielden om ook hun idee te delen. Volgens mij was dat niet je bedoeling om mensen af te kappen, maar het effect was wel dat de input van anderen minder ruimte kreeg. Misschien kun je de volgende keer eerst even checken of iedereen z'n punt heeft kunnen maken. Wellicht heb je zelf een idee wat voor jou zou helpen maar als je het prettig vindt, kan ik het bijvoorbeeld ook aangeven als ik het zie gebeuren."
Dat klinkt toch een stuk beter dan: 'Je laat niemand uitpraten, doe dat anders!'
Kortom: feedback is geen mening, maar een bijdrage aan verbetering. Wil je iemand écht verder helpen? Wees helder, eerlijk en constructief, geef concrete voorbeelden en blijf respectvol en vriendelijk in toon en intentie.
Anne-Maartje Oud schreef ook een blog over hoe je feedback kunt ontvangen zonder defensief te worden. Ze deelt vijf praktische tips.
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
