Hoe word ik beter in communicatie? Neurowetenschapper Ayça Szapora: 'Het bewuste brein heeft heel beperkte capaciteit'

In onze BusinessWise-podcast Hoe word ik beter in communiceren legt ze uit waarom ons brein niet is gemaakt voor ellenlange gesprekken of PowerPoint-slides vol tekst. „Ons bewuste brein kan maar heel weinig tegelijkertijd verwerken. Juist daarom gaat communicatie zo vaak mis."

Expert Szapora onderzoekt al jaren hoe mensen denken, leren en overtuigen. Haar conclusie is even confronterend als bevrijdend. Goed communiceren heeft minder te maken met slim zijn, maar meer met begrijpen hoe onze hersenen luisteren en informatie verwerken. ,,Als je weet hoe het brein reageert op informatie, begrijp je dat less = more."

Wat gebeurt er in het brein bij communicatie?

Communicatie is een hersenproces, geen taaloefening. Terwijl jij praat probeert het brein van de ander razendsnel betekenis te filteren uit woorden, toon, gezichtsuitdrukking en context. „Ons brein ontvangt elke seconde miljoenen prikkels," legt Szapora uit. „Maar we kunnen er maar een fractie bewust van verwerken. De rest gaat onbewust. Dat onbewuste gedeelte bepaalt uiteindelijk wat we voelen en onthouden."

Het betekent ook dat de meeste informatie die we geven simpelweg niet aankomt. Uit haar onderzoek blijkt dat ons bewuste brein tot 60 bits per seconde kan verwerken, tegenover 11,2 miljoen bits onbewust.

Vergelijking van de verwerkingscapaciteit van het brein

Onbewust brein: Verwerkingscapaciteit: ±11,2 miljoen bits/sec - Voorbeelden: Ruimte, geluid, emoties en lichaamstaal

Bewust brein: Verwerkingscapaciteit: ±60 bits/sec - Voorbeelden: De woorden die iemand hoort en actief verwerkt

Volgens Szapora overschatten we daardoor voortdurend hoeveel aandacht anderen hebben. ,,Iemand die luistert, verwerkt maximaal één zin tegelijk. Dus hoe complexer jij het maakt, hoe kleiner de kans dat het blijft hangen."

Eenvoud is volgens de expert daarom geen gebrek aan diepgang, maar een vorm van respect voor de cognitieve grenzen van je publiek. ,,Ons brein houdt van eenvoud en structuur. Dat voelt veilig. Alles daarbuiten kost energie. En die hebben we maar heel beperkt."

Less = more in communicatie

Als mensen te veel informatie tegelijk ontvangen raakt het brein overbelast. Szapora noemt dat geen zwakte, maar een overlevingsstrategie. ,,Wanneer het te veel wordt, klapt je aandacht gewoon dicht. Dat doet het brein om energie te sparen."

Ze verwijst naar onderzoeken uit de consumentenpsychologie die hetzelfde patroon laten zien: mensen haken af als ze te veel opties of uitleg krijgen. ,,Het brein houdt van drie-eenheden. Drie opties, drie argumenten of drie bullets. Dat is wat het kan onthouden."

De drie principes van eenvoudige communicatie

• Beperk je tot drie kernboodschappen: meer dan dat wordt niet onthouden.

• Kom direct to the point: het brein beslist in seconden of iets relevant is.

• Herhaal wat écht belangrijk is: herhaling zorgt voor verankering in het geheugen.

,,Communicatie is een focusoefening, geen kennisdump," zegt Szapora. Wie beter wil leren communiceren moet vooral leren schrappen, is haar boodschap. Niet om simpeler te klinken, maar om echt begrepen te worden. ,,De kunst is om niet alles te zeggen wat je weet, maar te zeggen wat moet blijven hangen."

Lees ook: Hoe word ik beter in omgaan met druk? Oud-topschaatser en vitaliteitsexpert Martin Hersman legt uit

Waarom werkt direct zijn zo goed in communicatie?

Veel mensen denken dat ze hun boodschap zorgvuldig moeten opbouwen. Eerst de context, dan de uitleg en daarna de conclusie. Volgens neurowetenschapper Ayça Szapora werkt dat juist averechts. ,,Het brein wil eerst weten: waar gaat dit over? Pas daarna is er ruimte voor nuance."

Wie er lang over doet om een punt te maken verliest de aandacht van het brein dat luistert. Het bewuste deel van onze hersenen is ongeduldig, zoekt naar antwoorden. ,,Zodra mensen niet weten waar het heen gaat dwalen ze af. Dat is letterlijk meetbaar in hersenactiviteit," legt ze uit.

Traditionele versus breinvriendelijke communicatiestijl

Traditioneel: Opbouw: Intro, context en dan conclusie - Effect op luisteraar: Aandacht zakt halverwege

Breinvriendelijk: Opbouw: Conclusie, uitleg en daarna onderbouwing - Effect op luisteraar: Duidelijkheid en rust, meer focus

„Begin dus met de kern," adviseert ze. „Zeg eerst wat iemand moet weten, daarna waarom dat belangrijk is. Dat is geen botheid, maar inspelen op de efficiëntie van het brein."

Die structuur werkt volgens haar in gesprekken én in e-mails, presentaties en rapportages. ,,Als je je conclusie pas op slide twaalf zet, ben je te laat," zegt ze lachend. ,,Mensen onthouden het eerste en het laatste wat ze horen. Dus gebruik dat in je voordeel."

Hoe maak je meer impact met communicatie?

Als neurowetenschapper is ze expert in alle vormen van communicatie, dus meer dan gesproken taal alleen. Volgens haar zijn woorden maar een klein deel van wat er overbrengen. ,,We overschatten taal enorm," zegt ze. "Wat je zegt is belangrijk. Maar hóe je iets zegt, dat is waar het brein echt op reageert."

Ze verwijst naar klassieke onderzoeken van Albert Mehrabian, die laten zien dat slechts een klein percentage van communicatie uit woorden bestaat. ,,De rest zit in toon, lichaamstaal en context. En dat klopt nog steeds: ons brein vertrouwt non-verbale signalen meer dan verbale."

Vier manieren om meer impact te maken met communicatie

• Lichaamstaal: open houding, rustig bewegen en bijpassende gebaren.

• Stemgebruik: tempo, volume en intonatie die passen bij de boodschap.

• Context: licht, kleur, gezichtsuitdrukking en fysieke afstand beïnvloeden interpretatie.

• Emotionele congruentie: voelen wat je zegt. En zeggen wat je voelt.

Overtuigende communicatie draait volgens de expert dus niet om perfecte zinnen, maar om coherentie. Dat wat je zegt, denkt en voelt moet met elkaar kloppen. ,,Als dat op één lijn ligt zal het brein van de ander je vertrouwen. Dan gaat overtuigen haast vanzelf."

Lees ook: Hoe word ik beter in timemanagement? Expert Michelle Wiesman: 'Creëer rust in je hoofd'

Wat geeft het brein vertrouwen?

Vertrouwen is volgens Szapora geen gevoel dat we bewust kiezen, maar een reactie die diep in het brein ontstaat. ,,Je brein beslist in milliseconden of iemand te vertrouwen is," zegt ze. "Dat gebeurt via de amygdala. Dat is het alarmsysteem dat continu checkt of woorden, toon en lichaam bij elkaar passen."

Dus zegt iemand 'het gaat goed', maar oogt diegene zichtbaar gespannen? Dan registreert het brein die mismatch onmiddellijk. ,,Dat voelt onveilig. Niet omdat je het letterlijk hoort, maar omdat je zenuwstelsel het verschil voelt."

Authenticiteit zorgt voor neurologische consistentie, legt ze uit. ,,Als je woorden, toon en lichaam op één lijn zitten, ontspant het brein van de ander. Dat opent de deur naar vertrouwen." Bovendien werkt die consistentie twee kanten op. Ook jouw brein reageert rustiger als je authentiek spreekt. ,,Als je iets zegt dat niet klopt met wat je voelt kost dat energie. Je brein moet twee signalen tegelijk managen: wat je denkt en wat je zegt. Dat leidt tot cognitieve dissonantie. Tot spanning in je hoofd."

Veelgemaakte fouten bij communicatie

De meeste misverstanden ontstaan niet door slechte bedoelingen, maar door een verkeerd idee van hoe ons brein luistert. ,,We denken dat als we het uitleggen, de ander het ook begrijpt," zegt Szapora. ,,Maar communicatie is geen kopieerfunctie. Het is interpretatie."

Ze noemt drie klassieke valkuilen, de veelgemaakte fouten:

• Te veel informatie in één keer: "Mensen dumpen hun volledige gedachtegang, maar vergeten dat de ander maar één zin tegelijk verwerkt."

• Te weinig afstemming op de ander: "We praten vanuit ons eigen perspectief. Maar het brein van de ander werkt anders. Met andere referenties en in een andere context."

• Mismatch tussen woorden en gedrag: "Je zegt iets met je mond, maar je gezicht vertelt een ander verhaal. Het brein gelooft de mimiek."