Feedback, daar moet je natuurlijk wel zin in hebben. Soms krijg je zomaar iets naar je hoofd geslingerd waar je geen behoefte aan hebt of het komt op een moment dat het simpelweg niet uitkomt. Je hebt net een intens klantgesprek gehad, je weet zelf ook dat het beter had gekund en dan komt iemand ook nog even vertellen wat er allemaal niet goed ging. Daar zit je niet per se op te wachten.
Lees ook: Zo geef je feedback zonder iemand te kwetsen: vijf constructieve stappen
Je hoeft niet alles te omarmen of dankbaar te zijn voor elk woord. Want niet alles is bruikbaar of relevant. Maar vaak zit er in de terugkoppeling van die ander iets dat wel degelijk interessant kan zijn: een observatie die je zelf gemist hebt of een perspectief dat je verder kan helpen.
Het draait niet om beleefdheid of meegaandheid, maar om effectiviteit. Hoe beter jij feedback kunt ontvangen, hoe sneller je je kunt ontwikkelen.
Vijf uitgangspunten die helpen om feedback professioneel te ontvangen:
1. Luister goed naar wat er écht gezegd wordt
De eerste stap is echt luisteren. Niet meteen invullen of interpreteren, maar registreren wat er letterlijk gezegd wordt. Let op de formulering en de specifieke woorden die iemand gebruikt. We zijn vaak geneigd vooral de kritische toon of negatieve woorden op te pikken, terwijl er regelmatig ook waardering of een constructieve intentie in zit.
Een voorbeeld:
'Dat was een heldere presentatie met een mooie PowerPoint! Wel een tip: voeg voortaan ook de percentages toe aan de PowerPoint-slides, anders is het lastig die te onthouden.'
Je zou dat kunnen horen als kritiek ('de slides waren niet goed'), maar het begint met een compliment. Probeer dus objectief te luisteren en het hele plaatje te blijven zien. Het helpt om de inhoud los te koppelen van de toon of je eerste emotionele reactie.
2. Vraag door als het vaag is
Feedback als 'dat ging goed' of 'je hebt wel eens betere klantgesprekken gevoerd' is niet concreet. Vraag daarom door: Kun je me vertellen wat er precies goed ging volgens jou. Of je stelt verduidelijkingsvragen. „Wat bedoel je met 'betere klantgesprekken', wat had ik hier anders kunnen doen?"
Zowel bij positieve als negatieve feedback is het nuttig om helder te krijgen wat de boodschap is. Alleen met concrete feedback kun je er daadwerkelijk iets mee doen in een volgende situatie.
Een korte pauze voorkomt dat je meteen in de verdediging schiet
3. Blijf uit de verdediging
Je ziet vaak dat mensen zich willen verdedigen en uitleg willen geven voor hun gedrag. De automatische reactie is vaak defensief: 'Ja, maar ik deed dat omdat...'
Dat is helemaal niet nodig. Je hoeft jezelf niet te verklaren. Een korte pauze voorkomt dat je meteen in de verdediging schiet. Het maakt ruimte voor reflectie én het zorgt ervoor dat het gesprek gelijkwaardiger blijft.
Als je op een later moment iets wilt toelichten, kan dat altijd nog. Maar laat eerst zien dat je openstaat voor wat er gezegd wordt en wees nieuwsgierig. Jouw redenen voor bepaald gedrag kunnen een ander effect hebben gehad dan je zelf wilde en daar kun je alleen achter komen door de ander de ruimte te geven in het geven van de feedback.
4. Reageer niet te snel, maar benoem het als de aanpak niet helpt
Niets zeggen komt afstandelijk of ongeïnteresseerd over. Laat in elk geval merken dat je het gehoord hebt. Het helpt om daar ook de non-verbale communicatie voor te gebruiken. Je kunt knikken, een glimlach geven of je wenkbrauwen omhoog trekken vanwege verbazing.
Als je er echt niets mee kan of je vindt de vorm van de feedback niet prettig dan kun je altijd feedback over de feedback geven. Soms is de toon niet constructief, of wordt alleen benoemd wat er níet goed was. In dat geval kun je iets teruggeven, bijvoorbeeld:
'Ik hoor vooral wat niet werkte. Heb je ook iets gezien dat juist goed ging?'
'Dank voor je input, maar door de manier waarop je het zo bozig brengt, merk ik dat ik het moeilijk vind om goed te luisteren.'
5. Vertaal feedback naar actie
Feedback is pas echt nuttig als je er iets mee doet. Je hoeft niet op álles te reageren of direct iets te veranderen. Maar als de feedback relevant is omdat het raakt aan je werk, je rol of je leerdoelen doe er dan bewust iets mee.
Formuleer voor jezelf concrete stappen naar aanleiding van de feedback. Wat ga ik voortaan anders doen? Wat wil ik verder onderzoeken of oefenen? Of vraag de ander je te helpen als je het lastig vindt om hetzelfstandig toe te passen. Bijvoorbeeld: 'Als je ziet dat ik dit opnieuw doe, wil je me er dan op wijzen?'
Feedback ontvangen is niet makkelijk
Feedback ontvangen is niet altijd makkelijk en kost soms wat moeite. Je hoeft het niet overal mee eens te zijn, maar openstaan voor wat iemand zegt en daar op een professionele en onderzoekende manier op reageren maakt samenwerking en ontwikkeling een stuk effectiever.
Anne-Maartje Oud schreef ook een blog over hoe je feedback kunt geven zonder iemand te kwetsen. Ze deelt vijf constructieve stappen.
Lees ook: 'Zorg voor échte aandacht en duidelijke rollen': samenwerkingstips van Anne-Maartje Oud
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
