In het eerste deel van deze reeks liet ik zien dat de wereld van organisaties steeds meer lijkt op een shared space: een plek zonder duidelijke regels, waar onverwachte bewegingen uit alle richtingen komen. In zo'n onplanbare wereld loopt tachtig procent van de plannen niet volgens plan. Dat klinkt als een probleem, maar juist daarin schuilt de kans. Want wanneer dingen anders lopen dan verwacht, ontstaat ruimte voor iets beters dan je vooraf had kunnen bedenken. Dat noem ik 'Beter dan Bedacht'.
Sydney Brouwer schrijft over organisaties waar het gaaf is om bij te werken en leuk is om van te kopen. En hij is een van de sprekers van het Sprekershuys.
18.000 wachtenden
IKEA is hier een prachtig voorbeeld van. Toen het Zweedse bedrijf in 1965 vlak buiten Stockholm zijn allereerste flagshipstore opende, was alles tot in de puntjes voorbereid. De marketingafdeling had maandenlang campagne gevoerd om van de opening een groot succes te maken. Dat lukte… zelfs veel té goed.
Op de eerste dag stroomden duizenden klanten toe. De looppaden bleken te smal, er waren te weinig kassa's en het personeel kon de drukte niet aan. Op het hoogtepunt stonden 18.000 mensen te wachten op hun Billy.
Om de crisis te bezweren kwam iemand met het idee om dan het magazijn maar open te gooien zodat klanten zelf hun spullen kunnen pakken. Dat idee werd één van de fundamenten voor het succes van IKEA. Dat succes was niet gepland. Het was improvisatie.
Lees ook: Wil je dingen echt veranderen? 'Stop met de tijd geven'
Als 80 procent van je plannen anders uitpakt dan verwacht, moet je kunnen meebewegen. In plaats van vasthouden aan een plan dat niet meer past
Sydney Brouwer Spreker op het gebied van klantgerichtheid en innovatie
De kracht van improviseren
Improvisatievermogen is misschien wel de belangrijkste vaardigheid om succesvol te zijn in een onplanbare wereld. Als 80 procent van je plannen anders uitpakt dan verwacht, moet je kunnen meebewegen. Dan heb je flexibiliteit nodig om te reageren op wat er gebeurt, in plaats van vast te houden aan het plan dat niet meer past.
Toch stoppen organisaties nog altijd gigantisch veel tijd, geld en energie in het maken van plannen. Bij de uitvoering komen ze er dan binnen no-time achter dat het toch anders loopt dan verwacht. Misschien is het tijd om een deel van die planningsenergie te investeren in het versterken van ons improvisatievermogen.
Improviseren betekent niet dat je zomaar wat doet. Het betekent dat je leert omgaan met verandering: dat je alert bent, nieuwsgierig blijft en inspeelt op wat er op je pad komt. De meest waardevolle ideeën kun je immers niet vooraf bedenken. Die ontdek je door te verkennen.
Lees ook: PostNL experimenteert met robotisering: 'Veel meer bedrijven gaan komende jaren volgen'
Een krant die durfde te experimenteren
Dat ontdekte ook de Italiaanse krant Il Foglio. De redactie zag dat AI de journalistiek ingrijpend zou veranderen. Alleen niemand wist hoe precies. Ze wisten echter ook dat ze niet de luxe hadden om niets te doen. Ze besloten dan ook op verkenningstocht te gaan.
Een maand lang publiceerde Il Foglio dagelijks enkele artikelen die door AI waren geschreven. De lezers kregen er een wedstrijd bij: wie de AI-teksten wist te herkennen, won een jaarabonnement en een fles champagne.
De redactie leerde veel van dit kleine experiment:
De ironische schrijfstijl van Il Foglio bleek door AI verrassend goed te worden nagebootst;
De meeste AI-artikelen waren middelmatig; de echte pareltjes kwamen nog steeds van mensen.
Maar de redactie was nog niet klaar. De volgende stap was een volledige bijlage die elke dag door AI werd geschreven. En opnieuw leverde dat onverwachte inzichten op.
De AI-teksten waren soms brutaler en scherper dan redacteuren zelf zouden durven schrijven. De samenwerking tussen mens en machine werd gaandeweg beter: de prompts werden korter, de resultaten beter. En natuurlijk ging het ook af en toe mis. Zo bleef de AI hardnekkig ontkennen dat Donald Trump in 2024 opnieuw tot president was gekozen. Maar het leverde iets op dat niemand had voorzien: de verkoop van de krant steeg in die maand met 70 procent.
Wat begon als een klein experiment groeide uit tot iets groters. De redactie merkte dat ze inmiddels meer ervaring had met AI-journalistiek dan welke krant ook. Dus startten ze een nieuwe activiteit: een eigen consultancy-tak die andere mediabedrijven helpt om AI in te zetten.
Een compleet nieuw businessmodel, geboren uit nieuwsgierigheid. Niet bedacht, maar ontdekt door te improviseren.
Lees ook: Waarom de directie niet meer zonder AI-vaardigheid kan
Improviseren om te overleven of om te groeien?
Zowel IKEA als Il Foglio laten zien dat improvisatie kan leiden tot resultaten die beter zijn dan bedacht. Er zit echter ook een groot verschil in hun aanpak. Bij IKEA ging men pas improviseren toen het crisis was. De opening liep volledig uit de hand, de plannen stortten in, en toen pas kwam iemand op het idee om het magazijn open te gooien. Het was improvisatie uit nood. Bij Il Foglio gebeurde precies het tegenovergestelde. Daar was geen crisis, geen urgent probleem. Alleen nieuwsgierigheid. Ze vroegen zich simpelweg af: wat zou er gebeuren als we dit eens proberen?
Het verschil tussen beide aanpakken is cruciaal. Improviseren tijdens een crisis is overleven. Improviseren vanuit nieuwsgierigheid is groeien. Wachten tot het misgaat, is wachten tot de druk zo groot wordt dat je wel móét veranderen. Maar wie eerder begint, wie zijn improvisatievermogen traint terwijl het nog goed gaat, ontdekt kansen die anderen pas zien als het te laat is.
Want de wereld blijft onplanbaar. De vraag is niet of je moet improviseren, maar wanneer. Doe je het als het kan of als je gedwongen wordt? Zoals Il Foglio bewees: de meest waardevolle ontdekkingen doe je niet uit noodzaak, maar uit nieuwsgierigheid naar niewe mogelijkheden.
Lees ook: 80 procent van de plannen loopt niet volgens plan - en juist dat is een kans
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
