Expertblogs

Slecht nieuws goed brengen: 'Hoe sneller, korter en concreter je bent, hoe beter het voor iedereen werkt'

Slecht nieuws brengen kun je leren. Foto: Dusan Petkovic/Shutterstock Slecht nieuws brengen. Foto: Dusan Petkovic/Shutterstock.
Slecht nieuws brengen. Foto: Dusan Petkovic/Shutterstock.
Leestijd 5 minuten
Over de Expert:
nadia van der vlies
Nadia van der Vlies
Directeur van NONONS

Bijna iedereen ziet ertegenop: slecht nieuws brengen. Ook ik heb altijd buikpijn als ik een gesprek moet voeren waarin ik slecht nieuws moet geven. Er zijn legio situaties waarin dat toch echt moet. Een medewerker krijgt geen promotie of salarisverhoging. Een project stopt. Een samenwerking met een leverancier wordt beëindigd. Iemand functioneert niet goed genoeg. In al die gevallen moet je een slechtnieuwsgesprek voeren.

Het goede nieuws: je kunt slecht nieuws op een goede manier brengen. Dan ben je eerlijk, duidelijk en geef je de ander ruimte om het nieuws te verwerken. Maar makkelijk is het niet. Door de spanning en emoties liggen valkuilen op de loer. De bekendste: eromheen draaien. Je wilt de klap verzachten, maar meestal maak je het erger.

Ik zie dit vaak bij leidinggevenden in onze trainingen: er is slecht nieuws, maar het gesprek wordt uitgesteld. Of er wordt vaag over gedaan, in de hoop dat de ander het vanzelf wel ziet. Of het gesprek wordt zo wollig gevoerd dat de boodschap niet landt.

Lees ook: Functioneringsgesprekken: zo moet het wél

De valkuilen (en waarom ze zo verleidelijk zijn)

1. Uitstellen

„Volgende week is beter." Maar dat is nooit zo. Hoe langer je wacht, hoe groter de spanning bij jou én de ander. Ondertussen groeit de olifant in de kamer.

2. Vage taal gebruiken

„Misschien moeten we eens kijken hoe we de samenwerking kunnen optimaliseren." Je bedoelt dat iemand niet goed functioneert, maar je durft het niet te zeggen. Voor je het weet denkt de ander dat je hem een compliment hebt gegeven.

3. Moeilijke woorden kiezen

Alsof moeilijke taal de boodschap zachter maakt. „Na zorgvuldige overweging van de strategische positionering van onze kerncompetenties..." Vertaling: je project wordt stopgezet.

4. Er te veel bijhalen

Je brengt het slechte nieuws, maar draait het daarna zo plat dat je boodschap verwatert: „Je krijgt de functie niet, maar je bent echt héél belangrijk hoor, we waarderen je enorm." Gevolg: de ander loopt verward weg en denkt: heb ik het nou wel of niet gekregen?

5. Alles meteen willen oplossen

Slecht nieuws brengen is al lastig genoeg. Je hoeft niet in hetzelfde gesprek álle problemen op te lossen. Soms is het genoeg om helder te zijn en de ander ruimte te geven.

Vaak stel je een moeilijk gesprek uit omdat je aardig gevonden wilt worden of opziet tegen de reactie van de ander. Maar uitstellen is verre van aardig. Ik sprak deze week nog een directeur die zei: „Ik dacht dat ik duidelijk was. Ik zei: 'We moeten kijken hoe we dit traject in de toekomst anders kunnen vormgeven.'" Zijn medewerker verliet het gesprek met het idee dat ze gewoon doorgingen. Twee weken later was de teleurstelling groot.

Helderheid is vriendelijkheid. Hoe sneller, korter en concreter je bent, hoe beter het voor iedereen werkt.

Lees ook: 'Coachen is toch gewoon een beetje praten?' Met de GROW-structuur word jij wél een coachend leider

Leiderschap: drie stappen bij het geven van slecht nieuws

1. Deel de klap uit

Begin niet met: hoe gaat het met je? Of met een verhaal over de strategie, de context of hoe zwaar het voor jou is. Zeg het gewoon. Hoe korter de aanloop, hoe beter het nieuws landt. Geef een duidelijke reden, maar geen lappen tekst. Blijf bij de feiten.

Begin geen verhaal over hoe zwaar jij het hebt

2. Klap opvangen

Laat ruimte voor reactie. Dit is vaak het moeilijkste. Je wilt gaten vullen, rechtpraten, troosten. Niet doen. Laat stiltes vallen. Luister. Vraag: „Wat doet dit met je?" Je hoeft niets te repareren; je hoeft alleen aanwezig te zijn.

Zeg niet: „Je vindt zo weer een nieuwe baan." Begin geen verhaal over hoe zwaar jij het hebt. Toon empathie. Zeg dingen als: „Dat lijkt me moeilijk voor je." „Ik begrijp dat je teleurgesteld bent." „Ik kan me voorstellen dat je het jammer vindt." En daar laat je het bij. Kijk de ander rustig aan en geef tijd om te verwerken. Dit kan minuten duren, en dat voelt lang, maar die minuten gaan echt voorbij.

3. Kijk samen vooruit

Soms kun je direct praten over vervolgstappen. Soms is het genoeg om af te sluiten met: „Neem even de tijd om dit te laten landen, dan praten we morgen verder." Belangrijkste tip: Bereid het gesprek goed voor. Formuleer een paar zinnen die exact zeggen wat je wilt zeggen. Geen jargon, geen verhalen, geen excuses. Schrijf ze desnoods op en oefen even voor de spiegel of met iemand die je vertrouwt.

Vorig jaar gaf NONONS bij een bedrijf slechtnieuwstraining aan alle HR-mensen, om ze te helpen bij een grote reorganisatie. Een van de deelnemers vertelde me later dat ze zelfs complimenten had gekregen van collega's die te horen hadden gekregen dat ze niet mochten blijven. Dat lukt natuurlijk niet altijd, maar als je het zorgvuldig, stevig en empathisch doet, merkt de ander dat. Dan doet het nieuws nog steeds pijn, maar wordt het wel dragelijker.

En als je leidinggevende bent, is het belangrijk om het goede voorbeeld te geven. Je team leert dat lastige gesprekken erbij horen. Je creëert een omgeving waarin mensen met elkaar praten in plaats van over elkaar. De volgende keer dat je met slecht nieuws zit te worstelen: adem in, adem uit en zeg het gewoon. Geen omwegen, geen wollige taal, geen gedraai. Helderheid is altijd beter dan vaagheid.

Lees ook: 'Ik heb het even zwaar thuis': waarom openheid voor leiders geen zwakte is maar kracht

Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in: