De mailbox op het werk vormt voor veel mensen dé belangrijkste plek om overleg te voeren, vragen te stellen of beslissingen te nemen. Maar het is vaak ook een onoverzichtelijke bende. Hoe organiseer je het zo dat je je inbox voor jou laat werken, en niet andersom? Michelle Wiesman geeft tips in Hoe word ik.
,,Je inbox vormt het digitale equivalent van een postkamer vol stapels papieren. Een plek die ooit zo overzichtelijk was, maar nu lijkt te verzuipen in een zee van e-mails. Een chaotische mengelmoes van belangrijke berichten, reclame, en de welbekende 'even voor de zekerheid'-mails. Hoe kan die eindeloze stroom aan berichten beter beheerd worden, zodat de inbox geen bron van stress meer is, maar een effectief hulpmiddel?"
LEES OOK: Hoe word ik een betere e-mailer?
De eerste stap in dit proces is bewustwording. Neem even de tijd om na te denken over de e-mails die binnenkomen. Wat moet er eigenlijk mee gebeuren?
In zes stappen je mailbox organiseren:
Drie-minuten-acties: Korte antwoorden die snel afgehandeld kunnen worden. Deze mails zijn perfect voor directe reacties. Behandel ze meteen en je bent weer een stap dichter bij een lege inbox.
Delegeren: Soms zijn er e-mails die niet voor de eigen verantwoordelijkheid zijn. Schroom niet om deze door te sturen naar iemand die er beter mee uit de voeten kan. Dat bevrijdt niet alleen de eigen inbox, maar helpt ook anderen.
Plannen: Voor mails die meer tijd en aandacht vereisen, is het cruciaal om een moment in de agenda te reserveren. Dit voorkomt dat belangrijke zaken vergeten worden en zorgt voor een gestructureerde aanpak.
Afspraak inplannen: E-mails die leiden tot afspraken kunnen direct in de agenda geplaatst worden. Zo verdwijnen ze uit de inbox en wordt de agenda overzichtelijker.
Archiveren: Veel mensen hebben de neiging om informatie die ze misschien ooit nodig hebben in hun inbox te bewaren. Dit is vaak niet efficiënt. Maak gebruik van archiveringssystemen, zoals OneNote, om belangrijke informatie gestructureerd op te slaan en gemakkelijk terug te vinden.
Verwijderen: Sommige e-mails zijn simpelweg niet meer nodig. Wees niet bang om deze berichten weg te gooien. Een regelmatige opruiming voorkomt dat de inbox onnodig vol raakt.
Het is essentieel om momenten te prikken voor e-mailbeheer. Door niet de hele dag met de inbox bezig te zijn, kun je gerichter en met meer focus werken
Tevens is het handig om gebruik te maken van functies zoals het samenvoegen van e-mailgesprekken. Dit houdt alles overzichtelijk en zorgt ervoor dat bij het beantwoorden van een mail, alle relevante informatie in één oogopslag zichtbaar is. Dit voorkomt verwarring en bespaart tijd.
LEES OOK: Hoe word ik beter in mijn non-verbale communicatie?
Vlaggetjes kunnen ook een waardevolle toevoeging zijn. Door e-mails te categoriseren met kleuren, kan er snel een overzicht worden gecreëerd van taken die bij elkaar horen, zoals facturen die betaald moeten worden. Dit maakt het mogelijk om op een vast moment, bijvoorbeeld een vrijdagmiddag, alles in één keer af te handelen.
Het is essentieel om momenten te prikken voor e-mailbeheer. Door niet de hele dag met de inbox bezig te zijn, kun je gerichter en met meer focus werken. Het afsluiten van de e-mailapplicatie kan ook helpen om ongestoord te kunnen werken aan andere taken.
Een georganiseerde mailbox
Het resultaat? Een georganiseerde inbox die niet langer de baas is over de tijd en energie. Een plek waar slechts de noodzakelijke e-mails zichtbaar zijn, en waar alles wat afgehandeld, gearchiveerd of verwijderd is, niet langer afleidt. Met deze strategieën kan de inbox weer een bron van productiviteit worden in plaats van een bron van chaos. Dus, hoe ziet de inbox er morgen uit? Het is aan jou om de controle terug te nemen.
Luister ook de andere afleveringen met Michelle Wiesman
Hoe word ik een betere time manager?
Hoe word ik blijer in mijn werk?
Hoe word ik de maandag de baas?
Hoe word ik een betere dagafronder?
MEER LUISTEREN? Hier vind je alle afleveringen:
