Een persbericht schrijven na een crisis om uit te leggen wat er is gebeurd, klinkt in veel gevallen logisch. Toch is voorzichtigheid geboden, want persberichten zijn statisch en kunnen snel ingehaald worden door de tijd. Wat vandaag waar is, kan morgen al niet meer kloppen. Denk aan de chaos van een ransomware-aanval of de plotselinge meldingen van grensoverschrijdend gedrag. In zulke situaties is snelheid van essentieel belang. Een persbericht kost tijd om te creëren en te verifiëren, terwijl er binnen enkele minuten een nieuwe ontwikkeling kan plaatsvinden. Tom Compaijen vertelt hoe je een betere persberichtenschrijver bij een crisis wordt.
Dynamische communicatiestrategie
In plaats van te vertrouwen op traditionele persberichten, is het cruciaal om een dynamische en flexibele communicatiestrategie te hanteren. Een openingsbericht of hold statement kan een effectieve eerste stap zijn. Dit is een kort en krachtig bericht dat aangeeft dat er iets aan de hand is, dat men zich bewust is van de situatie en dat men werkt aan een oplossing. Het doel is om transparantie te bieden zonder in details te treden, zodat er ruimte blijft voor updates naarmate er meer informatie beschikbaar komt.
In plaats van te vertrouwen op traditionele persberichten, is het cruciaal om een dynamische en flexibele communicatiestrategie te hanteren
Een belangrijke les in crisiscommunicatie is het vermogen om de dialoog aan te gaan. Een liveblog kan helpen om de voortgang van de situatie te volgen en relevante informatie in real-time te delen. Dit creëert niet alleen een gevoel van betrokkenheid, maar stelt de organisatie ook in staat om effectief te reageren op vragen en zorgen van het publiek. Mensen zijn van nature gefascineerd door verhalen. Door de ontwikkelingen te kaderen binnen een narratief, kan het begrip van de situatie vergroot worden. Dit betekent niet dat alle details gedeeld moeten worden, maar een kijkje in de keuken kan helpen om de complexiteit van de situatie te verduidelijken.
Lees ook: Hoe word ik een betere cybercrisiscommunicator?
Het is ook belangrijk om de interne besluitvorming niet te verbergen. Wanneer een crisisteam een weloverwogen beslissing neemt, kan het delen van de overwegingen en dilemma's achter die beslissing het draagvlak vergroten. Dit kan inhouden dat men uitlegt welke opties overwogen zijn, wat de voor- en nadelen waren, en waarom een bepaalde keuze is gemaakt. Zo ontstaat er meer begrip, zelfs als niet iedereen het eens is met de uiteindelijke beslissing.
Persberichtenschrijver in een crisis is niet altijd de oplossing
Bij een crisis is het onvermijdelijk dat er geruchten ontstaan. Hoe ga je hiermee om? Snelheid is cruciaal; binnen vijftien tot zestig minuten moet er gereageerd worden op nieuwe informatie of geruchten. Dit kan gedaan worden door het gerucht te benoemen, aan te geven dat men het gezien heeft en vervolgens een standpunt in te nemen. Dit proces kan worden samengevat met de afkorting BAM: Benoemen, Aansluiten en Meenemen. Het is niet genoeg om simpelweg geruchten te ontkrachten; het is belangrijk om mensen mee te nemen in het verhaal en hen te laten begrijpen wat er aan de hand is.
Een goede crisiscommunicatiestrategie omvat ook het monitoren van sociale media. Het is essentieel om te weten wat er speelt in de buitenwereld. Dit kan gedaan worden door iemand aan te wijzen die zich specifiek richt op het omgevingsbeeld. Deze persoon houdt de sociale media in de gaten voor trending topics, geruchten en emoties, en verzamelt informatie om te delen met het crisisteam. Dit biedt niet alleen inzicht in de publieke opinie, maar helpt ook om effectief te reageren op vragen en zorgen.
In de kern draait crisiscommunicatie om het creëren van vertrouwen, transparantie en begrip. Het gaat erom de juiste toon te vinden en een authentiek verhaal te vertellen, zelfs in de meest uitdagende tijden. Door de lessen uit de praktijk toe te passen en de communicatie continu te evalueren, kan men niet alleen beter voorbereid zijn, maar ook de impact van de crisis op de organisatie aanzienlijk verminderen. Het doel is niet alleen om een crisis te overleven, maar om sterker terug te komen.
Luister ook de andere afleveringen met Tom Compaijen
Hoe word ik een betere crisiscommunicator?
Hoe word ik een betere crisisherkenner?
Hoe word ik een betere cybercrisiscommunicator?
MEER LUISTEREN? Hier vind je alle afleveringen:
