Appjes tussen werkgever en werknemer buiten werktijd? 'Alleen als het echt dringend is'

Het blijft voor veel werkgevers en managers een belangrijke vraag waarop het antwoord niet altijd even eenvoudig is. 'In hoeverre kan en mag ik mijn personeel na werktijd lastigvallen met werkgerichte appjes en telefoontjes?'

Noodgevallen daargelaten, de scheidingslijn tussen 'dit bericht in de avonduren of het weekend is echt nodig' en 'ik laat mijn team nu even met rust, morgen is er een nieuwe dag', is vaak dun. En draai het om: in hoeverre zit jij als leidinggevende te wachten op regelmatige appjes en andere berichten van jouw team, ver na werktijd?

Kwart stuurt buiten werkuren privébericht naar leidinggevende

De vragen zijn de kern van een nieuw onderzoek, uitgevoerd door het online retailplatform FolderFeest.nl onder 1.072 werkende Nederlanders van 18 jaar en ouder. Daaruit blijkt dat kwart van de werknemers weleens buiten de reguliere werktijden een privébericht via WhatsApp naar hun leidinggevende stuurt. Vooral jongere werknemers vinden het steeds normaler om buiten kantooruren nog even contact te leggen met de leidinggevende.

Het contact met leidinggevenden buiten kantooruren lijkt voor jongeren vanzelfsprekender te zijn dan voor ouderen. Mannen onder de 30 jaar sturen het vaakst privéberichten naar hun baas (38 procent), gevolgd door vrouwen in dezelfde leeftijdscategorie (29 procent). Dit verschilt duidelijk van werknemers boven de 60 jaar: daar heeft slechts 9 procent van de mannen en 7 procent van de vrouwen ooit buiten werktijd contact opgenomen met hun leidinggevende.

Appen: jongere werknemer flexibeler dan oudere werknemer

Een derde van alle werknemers beschouwt het sturen van werkgerelateerde WhatsApp-berichten buiten werktijd inmiddels als normaal. Vooral jongere werknemers staan hier positief tegenover: van de mannen onder de 30 vindt zelfs 54 procent het volledig normaal, bij vrouwen in dezelfde leeftijdscategorie is dat 48 procent. Oudere werknemers zijn aanzienlijk terughoudender: slechts 18 procent van de mannen en 15 procent van de vrouwen boven de 60 jaar deelt deze mening.

Volgens Ivar van der Wal, eigenaar van het platform, is het begrijpelijk dat werknemers WhatsApp gebruiken voor praktische zaken. ,,WhatsApp is handig, snel en informeel. Even een berichtje sturen naar je baas omdat je ziek bent of iets urgents moet melden, is logisch en praktisch. Tegelijkertijd moeten we oppassen dat deze gewoonte niet leidt tot constante bereikbaarheid. Maak daarom duidelijke afspraken tussen werkgever en werknemer over bereikbaarheid na werktijd."

Lees ook: Zo bewaak je je werk-privébalans

Baaldag en juiste werk-privébalans bij Cube

Een bedrijf dat de werk-privébalans van het team zeer hoog in het vaandel heeft staan, is het technologiebedrijf Cube uit Oldenzaal. Zo hoog zelfs, dat medewerkers tweemaal per jaar een zogenoemde baaldag kunnen opnemen. „De generatie, de jonge mensen die nu op zoek zijn naar een baan, kijken heel anders naar het leven", aldus Rosan van Oers, Manager People & Organization van het bedrijf, in een eerder interview.

„Ze vinden een goede werk- en privébalans heel belangrijk. Ze kijken naar hun eigen behoefte. En daar komt bij dat de keuze in bedrijven reuze is. In die zin zitten ze in een luxe positie. Dan kun je als bedrijf je hakken in het zand zetten, maar je hebt ze wel nodig. Daarom kiezen we ervoor om ook een beetje mee te bewegen."

Richtlijnen en processen prima ingericht

Hoe zit het wat betreft app- en telefooncontact buiten de werktijden bij Cube? Jarno Rutjes, Business Director: „We werken hier sowieso met flexibele werktijden. Mensen kunnen bij Cube tussen half acht en negen uur beginnen. Je dag eindigen doe je in principe dan tussen vier uur of half zes. Daar wordt rekening mee gehouden wanneer er afspraken met klanten, maar ook intern, worden ingepland. Lukt dat niet, dan gaan we altijd in overleg met de werknemer voor een ander moment.''

Mocht er buiten de werktijden een dringend probleem zijn, Cube ontwerpt en ontwikkelt IT-oplossingen die bedrijfsprocessen optimaliseren, dan gelden er natuurlijk andere regels, benadrukt Rutjes. „Stel, er gaat een applicatie down en er moet direct gehandeld worden, dan moet er wel altijd iemand bereikbaar zijn. Dan kan het voorkomen dat je in de avonduren plotseling aan de slag moet. Daar zijn eveneens afspraken over. We hebben alles qua richtlijnen en processen prima ingericht. Uiteraard staat er een vergoeding tegenover wanneer iemand buiten de afgesproken werktijden om wordt opgeroepen. Kan hij of zij niet, dan is kennis goed gedeeld binnen de organisatie en kunnen we vaak een alternatieve oplossing vinden. Op zo'n moment is er altijd een collega die de ander kan vervangen.''

Los van de noodgevallen, de werk-privébalans staat altijd voorop bij Cube. Rutjes: „Wanneer medewerkers tijdens werkuren te maken krijgen met dringende privésituaties, dan zijn we zeer flexibel. Dan kan het werk even blijven liggen of worden verschoven, want we begrijpen dat er situaties zijn die even meer prioriteit hebben. Andersom, wanneer er een keer iets met de opdrachtgever aan de hand is, verwachten wij van ons team ook een stukje flexibiliteit.''

100 procent met rust laten: 'Vakantie is vakantie'

In hoeverre moet je volgens Boudewijn Dekker, oprichter van het recruitmentplatform JobQ, als werkgever je personeel buiten werktijd om met rust laten? „De standaard zou moeten zijn: 100 procent met rust laten. Vakantie is vakantie. Andersom, als werkgever voor je mensen, zou ik wel af en toe bereikbaar zijn. Kleine dingen worden als je er geen aandacht aan besteedt, te snel te groot'', aldus Dekker.

,,Natuurlijk draag je taken en verantwoordelijkheid over als leidinggevende, maar je kunt vaak zelf feilloos aanvoelen wat toch even korte aandacht nodig heeft. Hoe je hiermee omgaat, ligt er vooral aan wat voor jezelf prettig werkt. De ene persoon schakelt moeiteloos na 5 minuten 'werk' naar vakantiemodus, terwijl de andere daar veel meer vermoeidheid van ondervindt. Dit weet je van jezelf en is een verantwoordelijkheid die je als leidinggevende zou moeten nemen. De standaard is dan ook voor werkgevers: 'nee, tenzij'.

Lees ook: Waarom juist hybride werken volgens Boudewijn Dekker gestimuleerd moet worden

Maak goede afspraken met je team

Dekker brengt een verschil aan tussen bellen of appen na werktijd. ,,Bellen niet, maar appen op het werknummer zou altijd moeten kunnen. Immers, dat kun je uitzetten na werktijden. Je hoeft dan ook geen reactie te verwachten. Hoewel een app geen mail is, kun je het wel zo behandelen, daar mag je niet op aangekeken worden. Privénummers zou ik niet bellen of appen buiten werktijd. Of het verstandig is om als werknemer je baas te appen in zijn of haar vrije tijd? Alleen als het echt dringend is. Dat zou bijvoorbeeld driemaal per jaar kunnen voorkomen. Als je dat aanhoudt, zou je ook wel een reactie kunnen verwachten.''

Een laatste advies van de oprichter van JobQ? ,,Wees duidelijk hoe je communiceert naar je mensen, dan weet men dat. Sommige werkgevers willen juist graag altijd op de hoogte gehouden worden, werktijd of geen werktijd. Ik ben zo iemand. Andere mensen willen respect voor hun privétijd, maar reageren snel als ze wel werken. Als het maar duidelijk is, dan werkt het goed. En spreek goed af welke kanalen - denk aan WhatsApp en Slack - waarvoor bedoeld zijn.''

Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in: