Ghosten op de werkvloer: wat kun je ertegen doen?

Steeds vaker hoor ik dat mensen geen reactie krijgen op e-mails, telefoontjes of tekstberichten. Het kan echt frustrerend zijn als je geen reactie krijgt op je communicatie.

Soms is het probleem te overzien en kun je verder zonder antwoord, maar op andere momenten maakt de stilte het moeilijk om door te gaan. Misschien wil je een afspraak inplannen en heb je geen toegang tot iemands agenda, zit je te wachten op een appje met een beslissing van je projectmanager of heb je een belangrijk voorstel gestuurd waar niet op gereageerd wordt. Toch zijn er verschillende manieren om effectief met deze situatie om te gaan. Hier zijn vijf tips die je kunnen helpen.

1. Check je eerdere berichten en je spamfolder

Klinkt simpel, maar je zou verbaasd zijn hoeveel mensen dit overslaan. Voordat je in paniek raakt en in de actiestand schiet, check even je eerdere berichten. Heb je het wel naar het juiste e-mailadres gestuurd? En heb je ook je spamfolder gecontroleerd? Kijk ook even of je bericht nog in je outbox staat, misschien is het nooit verzonden. Of stond er een foutmelding die je hebt gemist? Als je alles goed naloopt en checkt, dan kan dat heel wat tijd en frustratie besparen.

Het is misschien niet de favoriete manier van communiceren voor Gen Z, maar een telefoongesprek zorgt ervoor dat je direct antwoord krijgt

2. Gebruik een ander communicatiemiddel

Hoewel e-mail tegenwoordig vaak het standaardcommunicatiemiddel is, kan een telefoontje soms veel effectiever zijn. Zeker als je het gevoel hebt dat je vastzit in een eindeloze wachttijd. Het is misschien niet de favoriete manier van communiceren voor Generatie Z, maar een telefoongesprek zorgt ervoor dat je direct antwoord krijgt. Bovendien is het een stuk persoonlijker en kun je je boodschap meteen duidelijk maken, zonder dat iemand door een lange e-mail hoeft te ploegen. Zo bereik je sneller wat je nodig hebt, en het laat zien dat je bereid bent om de extra stap te zetten. Heb je juist meerdere keren iemand gebeld en neemt die niet op? Gebruik e-mail of een tekstbericht. Vermeld daarin dat je geprobeerd hebt te bellen en kort waarom, zodat de ander weet waar het over gaat.

Bovendien is het een stuk persoonlijker en kun je je boodschap meteen duidelijk maken, zonder dat iemand door een lange e-mail hoeft te ploegen. Zo bereik je sneller wat je nodig hebt, en het laat zien dat je bereid bent om de extra stap te zetten. Heb je juist meerdere keren iemand gebeld en neemt die niet op? Gebruik e-mail of een tekstbericht. Vermeld daarin dat je geprobeerd hebt te bellen en vermeld kort waarom, zodat de ander weet waar het over gaat.

3. Herhaal je bericht op een tactvolle manier

Iedereen is druk en het kan voorkomen dat je bericht over het hoofd wordt gezien. Het hoeft niet per se onwil te zijn als iemand niet reageert. Soms raakt een bericht verloren in de stroom van communicatie die we dagelijks ontvangen. In zo'n geval kun je je bericht op een tactvolle manier opnieuw sturen.
Het is daarbij belangrijk om de toon vriendelijk en luchtig te houden. Door opnieuw te vragen of je bericht ontvangen is, geef je aan dat je op een antwoord wacht, zonder dat je te veel druk uitoefent.
Voorbeeld: 'Hoi, ik wilde even checken of je mijn vorige bericht hebt ontvangen. Laat het me aub weten wanneer je tijd hebt om hiernaar te kijken. Alvast bedankt!'
Zo kun je aangeven dat je graag een reactie wilt, maar tegelijk laat je zien dat je begrijpt dat de ander het druk heeft.

Geduld is cruciaal. Niet iedereen heeft de mogelijkheid om direct te reageren, dus geef mensen de tijd om te antwoorden

4. Raak niet gefrustreerd door ghosten

Het is makkelijk om gefrustreerd te raken als je geen antwoord krijgt, maar het helpt je niet verder. Blijf professioneel en rustig, en houd in gedachten dat er vaak veel redenen kunnen zijn waarom iemand niet snel reageert. Ik ken iemand die verwacht dat iedere instantie binnen 24 uur antwoordt, omdat hij dit in zijn eigen bedrijf zo heeft ingericht. Maar niet ieders waarden zijn hetzelfde. Het kan soms misschien als afwijzing of negeren voelen, maar door het niet persoonlijk te maken en wat luchtiger op te pakken help je jezelf. Blijf rustig en professioneel, hoe lastig dat misschien ook is. Take a deep breath en zoek een andere tactiek.

5. Geef niet op!

Geduld is cruciaal. Niet iedereen heeft de mogelijkheid om direct te reageren, dus geef mensen de tijd om te antwoorden. Het is belangrijk om zelf niet snel op te geven, omdat dit laat zien dat je de kwestie serieus neemt. Als je het belangrijk vindt, kun je dit zelfs in je bericht vermelden, zodat de ander weet dat het om een dringende zaak gaat. Dit geeft een professionele toon aan je communicatie.
Voorbeeld: 'Ik begrijp dat je het druk hebt, en ik waardeer je tijd enorm. Deze kwestie is voor mij belangrijk, dus ik zou het fijn vinden als je kunt aangeven wanneer het je uitkomt om hierop te reageren. Alvast bedankt voor je aandacht en tijd.'

En stel dat je na drie pogingen nog steeds niets hebt gehoord? Dan kun je altijd overwegen om op een later moment feedback te geven over de samenwerking. Hoe je dat constructief aanpakt, lees je in een volgend artikel.

Met deze vijf tips kun je rustig en professioneel blijven, terwijl je toch zorgt voor een effectieve follow-up. Het belangrijkste? Geef niet op! Geduld is vaak de sleutel tot succes, ook als dat betekent dat je wat langer moet wachten op dat ene antwoord. Soms moet ik mezelf gewoon herinneren aan een bekende uitdrukking: 'Patience is a virtue'.

Als je na drie pogingen nog steeds niets hebt gehoord, kun je altijd overwegen om op een later moment feedback te geven over de samenwerking. Hoe je dat constructief aanpakt, lees je in mijn volgende artikel.

Meer BusinessWise? Abonneer je op onze nieuwsbrief!

Ontvang elke donderdag het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier gratis in: