In een wereld waarin complexiteit vaak de standaard lijkt te zijn, is het een kunst om dingen simpel te maken én simpel te houden. In deze aflevering deelt Wiko Mocking, expert in organisatievereenvoudiging, zijn inzichten en praktische tips om eenvoud centraal te stellen in je werk en leven.
Laat iedereen doen waar hij of zij goed in is
Volgens Mocking is een van de belangrijkste stappen om dingen simpel te houden, het optimaal benutten van de talenten van mensen. „Heel vaak vragen we mensen om taken te doen waar ze eigenlijk niet goed in zijn. Dat leidt tot middelmatige oplossingen en extra complexiteit."
Stel 'domme vragen'
Als je dingen simpel wilt houden, moeten je nieuwsgierigheid en doorzettingsvermogen centraal staan. Mocking stelt dat we moeten leren van peuters: „Peuters stellen continu 'waarom'-vragen totdat ze echt snappen hoe iets zit." Dat werkt ook uitstekend in organisaties:
Stel vragen als 'Waarom doen we dit?'
Vraag dit herhaaldelijk om door te dringen tot de kern. Vaak worden processen uitgevoerd omdat 'we het altijd zo doen'. Met kritische vragen kun je inefficiënties blootleggen.
Een praktijkvoorbeeld: Bij een industriële broodbakkerij werd ontdekt dat dagelijks reinigen van broodblikken met een dure machine onnodig was; een simpele stofzuiger bleek voldoende. „Door één domme vraag te stellen werden miljoenen bespaard."
Is dit echt nodig? Beoordeel nieuwe toevoegingen kritisch
Eenvoud bewaren wordt lastig als er constant nieuwe taken, vragen en eisen bijkomen. Mocking raadt aan om bij alles wat er wordt toegevoegd te vragen: „Is dit echt nodig?"
Gebruik 'waarom' om de noodzaak te toetsen: Is deze toevoeging tijdelijk? Kan het efficiënter? Is de interpretatie van regels correct?
Houd het proces overzichtelijk: Als iets echt moet gebeuren, vraag jezelf af of je deze taak meteen kunt gebruiken om andere onderdelen van het proces te vereenvoudigen. Gebruik nieuwe eisen als katalysator om bredere optimalisaties te vinden.
Keer terug naar simpel: blijf alert
Alles wat ooit begon als eenvoudig groeit vaak onbewust uit naar iets complex. Mocking noemt dit het 'terug naar simpel'-principe: „Alles is ooit eenvoudig begonnen. Je moet continu alert blijven op complexiteit en het terugbrengen naar eenvoud." Hij adviseert om niet alleen nieuwe taken kritisch te bekijken, maar ook regelmatig processen en projecten door te lichten.
Lees ook: De beste AI-tools: tips en tricks van experts
Bekijk complexiteit als een kans
In plaats van frustratie over extra eisen en taken, kun je nieuwe complexiteit aanpakken als een kans om processen te verbeteren. Mocking: „Gebruik nieuwe vragen of eisen als breekijzer voor bredere verbeteringen. Bijvoorbeeld, als je een extra administratieve verplichting krijgt, kijk dan of je die kunt koppelen aan automatisering om andere taken ook eenvoudiger te maken."
Waarom eenvoud belangrijk is
Volgens Mocking hangt eenvoud direct samen met werkplezier, efficiëntie en succes. „Als processen helder en overzichtelijk zijn, werken mensen met meer plezier en raken ze minder snel gefrustreerd." Hij stelt dat hij een aangeboren neiging heeft om dingen simpeler te maken en dat dit voor hem leidt tot meer voldoening: „Ik word vrolijk van overzicht en werkplezier. Eenvoud maakt dat mogelijk."
Zoals Mocking concludeert: „Het is niet vanzelfsprekend dat dingen eenvoudig blijven. Je moet actief zorgen dat complexiteit niet de overhand krijgt."
Luister ook de andere aflevering met Wiko Mocking
Hoe word ik iemand die dingen simpeler maakt?
MEER LUISTEREN? Hier vind je alle afleveringen:
