Wiko Mocking, expert in organisatievereenvoudiging, vertelt over praktische manieren om complexiteit te verminderen en eenvoud centraal te stellen in je werk en organisatie. Het mooie? Vereenvoudigen hoeft niet moeilijk te zijn—je moet alleen weten waar je moet beginnen.
De belangrijkste les: Doe het niet zelf
Volgens Mocking is de grootste fout die managers maken dat ze proberen processen zelf te vereenvoudigen. „Als je leidinggevende bent, moet je simpelweg de vereenvoudiging overlaten aan de professionals. Zij kennen hun eigen werk het beste en weten vaak al wat er slimmer, sneller en eenvoudiger kan."
Waarom werkt dit?
Expertise van medewerkers: Professionals weten door hun dagelijkse ervaring precies wat inefficiënt is in hun werk.
Betrokkenheid: Mensen willen zelf invloed hebben op de manier waarop ze werken. Door hen te laten meedenken en oplossingen te formuleren, voelen ze eigenaarschap.
Waarom wordt werk zo vaak ingewikkeld?
Mocking legt uit dat complexiteit vaak ontstaat doordat er steeds weer nieuwe regels, processen en verantwoordelijkheden worden toegevoegd. „Eerst lijkt het geen probleem: een lijstje invullen, een vergadering erbij, en toestemming vragen voor kleine zaken. Maar uiteindelijk stapelen deze dingen zich op totdat het werk omslachtig en inefficiënt wordt."
Lees ook: Wil jij dingen simpeler maken? Dit zijn de tips van vereenvoudigsexpert Wiko Mocking
Hoe maak je dingen eenvoudiger?
1. Vraag aan je team wat ingewikkeld is
De eerste stap in vereenvoudiging is erkenning. Als manager stel je simpelweg de vraag: „Vinden jullie dit ook te ingewikkeld?" Volgens Mocking is het antwoord bijna altijd „ja". Vraag vervolgens: „Hoe denken jullie dat dit beter kan?" Laat je team een voorstel maken en stimuleer hen om zelf met ideeën te komen. Dit levert niet alleen betere oplossingen op; het zorgt ook voor draagvlak.
2. Werk in kleine stappen
Grote veranderingen kunnen overweldigend lijken, en vaak gaat hierdoor niets vooruit. Mocking raadt aan om te beginnen met kleine verbeteringen.
Prioriteer eenvoud: Zet de makkelijkste taak of oplossing als eerste op de agenda.
Voer één verandering tegelijk door: Als dat werkt, ga dan door naar de volgende.
3. Kleine teams werken beter
„Hoe kleiner het team, hoe eenvoudiger de samenwerking en communicatie," benadrukt Mocking. Grote teams creëren vaak nieuwe lagen van complexiteit door extra overleg, afstemming en miscommunicatie. Waar mogelijk, werk in kleinere groepen om problemen op te lossen en processen te vereenvoudigen.
4. Hou complexiteit buiten de deur
Bij nieuwe regels of externe eisen zou je altijd de vraag moeten stellen: „Is dit echt nodig?" Mocking raadt aan om elke nieuwe regel of proces kritisch te beoordelen op noodzaak. Als iets niet essentieel is, buig het dan zo dat het een voordeel wordt in plaats van een hindernis.
Praktische tips voor managers
Managers die hun organisaties willen vereenvoudigen, moeten processen slim aanpakken. Mocking deelt enkele praktische tips:
Focus op eenvoud: Voeg „eenvoud" toe aan de kernwaarden van je organisatie en maak het onderdeel van je bedrijfscultuur. Onder andere bedrijven zoals Action doen dit succesvol. Medewerkers worden gestimuleerd om oplossingen zo simpel mogelijk te houden.
Stel de juiste vragen: Vraag medewerkers wat ze als ingewikkeld ervaren en moedig hen aan om ideeën voor vereenvoudiging te formuleren.
Zet vereenvoudiging centraal: Geef teams tijd en ruimte om processen kritisch te bekijken en kleine verbeteringen door te voeren.
Verander de mindset: Maak duidelijk dat eenvoud niet betekent dat je minder presteert, maar juist beter en efficiënter werkt.
Kun je iets te veel vereenvoudigen?
Mocking gelooft dat dingen altijd eenvoudiger kunnen worden. „Alles kan beter en simpeler, van dagelijks werk tot tools en processen." Hij vergelijkt het met innovaties in sporten zoals schaatsen: „Elke stap in technologie—van Friese doorlopers tot klapschaatsen—heeft de sport simpeler en efficiënter gemaakt, terwijl de prestaties zijn verbeterd."
Hetzelfde principe geldt voor vereenvoudiging in organisaties: processen blijven zich ontwikkelen en vereenvoudigen door kritische evaluatie en innovatie.
Vereenvoudigen is een continu proces
Simplificeren is geen eenmalige taak; het is een mindset en een continue proces binnen organisaties. Door processen te vereenvoudigen met kleine, haalbare stappen en de expertise van medewerkers te benutten, worden werkzaamheden duidelijker, efficiënter en prettiger. Zoals Mocking zegt: „Eenvoud maakt het werk niet alleen beter, maar ook leuker voor iedereen."
Luister ook de andere afleveringen met Wiko Mocking
Hoe word ik iemand die dingen simpeler maakt?
Hoe word ik iemand die dingen simpel houdt?
MEER LUISTEREN? Hier vind je alle afleveringen:
