Wiko Mocking, expert in organisatievereenvoudiging en schrijver van het boek Terug naar simpel, legt uit hoe je zaken vereenvoudigt zonder afbreuk te doen aan kwaliteit. Mocking deelt praktische handvatten waarmee je jouw werk, organisatie en zelfs je leven overzichtelijker en efficiënter kunt maken.
Start met benoemen wat ingewikkeld is
Het eerste wat je moet doen om zaken simpeler te maken, is helder krijgen wat er precies zo ingewikkeld is. ,,We weten vaak wel dat dingen stroperig en omslachtig zijn, maar we durven het niet concreet te benoemen," zegt Mocking. Door processen, systemen of werkwijzen expliciet 'moeilijk' te noemen, zet je de eerste stap richting verandering. Dat werkt niet alleen voor jezelf, maar activeert ook collega's die met je willen meedenken. "Als je uitspreekt wat er ingewikkeld is, kun je niet meer terug en ontstaat er automatisch ruimte om actie te ondernemen."
Denk vanuit een clean sheet
Mocking benadrukt dat je vrijheid en creativiteit in je denken moet toelaten. ,,Stel jezelf de vraag: hoe zou dit probleem eruit zien als ik helemaal opnieuw kon beginnen? Wat als er geen bestaande collega's, afdelingen, systemen of processen waren?" Door te denken vanuit een compleet nieuwe situatie geef je je brein de ruimte om originele oplossingen te bedenken. Schrijf je ideale aanpak op één A4-tje: wat zou je doen als je helemaal opnieuw mocht beginnen?
Beluister ook: Hoe word ik efficiënter?
Maak het praktisch: van utopie naar realiteit
Natuurlijk is het niet altijd mogelijk om alles opnieuw te doen. Mocking benadrukt dat je moet proberen om in zo min mogelijk stappen zo dicht mogelijk bij die ideale situatie te komen. ,,Het gaat er uiteindelijk om bestaande systemen en werkwijzen pragmatisch aan te passen, zodat ze eenvoudiger en effectiever worden." Door kleine aanpassingen kun je processen stap voor stap dichter bij je ideale oplossing brengen.
De kracht van vereenvoudiging: voorbeelden
Mocking haalt de rotonde aan als een metafoor voor eenvoud. ,,Ooit hadden we alleen kruispunten, en iemand besloot dat het beter kon. Het resultaat? Minder verkeersslachtoffers, snellere doorstroom en een lagere milieubelasting. Dat is wat vereenvoudiging doet: je merkt meteen het verschil." Ook in organisaties kunnen zulke oplossingen ontstaan. Een voorbeeld is een bierbrouwerij waar Mocking hielp het acquisitieproces te vereenvoudigen. Vanaf het eerste contact met een kroeg tot het moment dat bier uit de kraan stroomde duurde dit proces oorspronkelijk 26 weken. Door alleen essentiële informatie te vragen en overbodige stappen te elimineren, werd de doorlooptijd teruggebracht tot slechts 2 weken.
Beluister ook: Hoe word ik een betere schrapper?
Onnodige complexiteit bestrijden
Volgens Mocking is het belangrijk om onnodige complexiteit — het 'overbodige ingewikkelde' — uit je processen te halen. ,,Er is niets mis met echte complexiteit zoals het bouwen van raketten, maar je moet voorkomen dat dingen ingewikkelder worden dan nodig. Dit gebeurt vaak doordat mensen die verantwoordelijkheid dragen extra regels introduceren zodra er iets misgaat." Het aanpakken van overbodige bureaucratie is een belangrijke stap in het simpeler maken van processen.
Wat kun je onmiddellijk doen?
Mocking licht toe dat eenvoud begint met concrete acties op dagelijkse problemen:
Ga na of vergaderingen echt nodig zijn of korter kunnen.
Evalueer administratieve taken en identificeer wat je kunt schrappen.
Vraag jezelf af: zou ik dit ook doen als ik opnieuw mocht beginnen?
Een krachtig voorbeeld dat Mocking noemt, is het elimineren van overbodige informatie tijdens acquisitieprocessen. ,,Waarom vraag je een kroeg naar vier adressen als je alleen het bezoekadres nodig hebt om te starten?"
Simpel maken begint bij samenwerking
Mocking benadrukt dat vereenvoudiging niet iets is wat je alleen doet; het vraagt om samenwerking met collega's en stakeholders. Benoem wat ingewikkeld is, deel je idealen, en zoek samen naar manieren om de complexiteit te verminderen.
Dingen simpeler maken draait om het elimineren van onnodige complexiteit en een strategische aanpak om te komen tot efficiëntere processen. Door kritisch te benoemen wat stroperig is, vrij te denken en stap voor stap richting vereenvoudiging te werken, kan iedereen processen of situaties veel makkelijker maken.
,,Denk vanuit een clean sheet en werk pragmatisch toe naar jouw ideale oplossing," vat hij tot slot samen. ,,Begin simpelweg bij het benoemen van wat niet werkt."
Luister ook de andere afleveringen met Wiko Mocking
Hoe word ik iemand die dingen simpel houdt?
Hoe word ik beter in dingen vereenvoudigen?
MEER LUISTEREN? Hier vind je alle afleveringen:
