Volgens Adi van Koningsveld komen fraude- en diefstalzaken vaker voor dan veel werkgevers vermoeden. ,,Er zijn natuurlijk de fraudezaken en diefstalzaken waarbij werknemers misschien niet eens bewust daarmee bezig zijn. En dan wordt het gesignaleerd en is het nog best schimmig. Is dat nu wel of niet arbeidsrechtelijke zin laakbaar? En je hebt de hele duidelijke zaak van de zonnepanelenplaatser die ook een paar zonnepanelen thuis plaatst. Het gebeurt nogal meer dan je denkt.''
Het stereotype dat in bepaalde branches meer fraude voorkomt klopt volgens Van Koningsveld niet. „Het gaat door alles en iedereen heen en duikt op in verschillende bedrijfsculturen. Dus ook bij werkgevers die heel royaal zijn, kan er worden gefraudeerd.''
Het Ikea-geval: ontslag op staande voet teruggedraaid
Martijn van den Breul deelt een praktijkvoorbeeld dat laat zien hoe belangrijk heldere afspraken zijn. Een manager deed een grote aankoop bij Ikea met de zakelijke betaalpas. „Op zich niet raar, want voor dat bedrijf werden soms kantoormeubelen gekocht bij de Ikea. Alleen de bon was wel heel hoog en de items kwamen niet helemaal overeen met kantoorinrichting.''
Zorg dat je afspraken goed vastlegt en dat ze bekend zijn bij de medewerker voor het aangaan van een arbeidscontract
Martijn van den Breul
De werkgever wilde de medewerker op staande voet ontslaan, maar dat hield geen stand. ,,In de protocollen stond niet dat je die pas niet mocht gebruiken voor privéuitgaven. Dus het was niet helemaal netjes, maar er was geen terugbetaalverplichting en ook geen ontslag op staande voet.''
De les? Volgens Van den Breul: „Nog beter zorgen dat je afspraken goed vastlegt en dat die bekend zijn bij de medewerker, voor het aangaan van een arbeidscontract.''
Lees ook: Werknemer wil middag vrij, komt niet en eist 15.000 euro na ontslag op staande voet. Terecht?
Wat valt onder fraude en wat onder diefstal?
Volgens Van Koningsveld ligt het onderscheid in de definitie. ,,Fraude is eigenlijk als je op papier iets anders voorspiegelt dan de werkelijkheid om zelf daar voordeel uit te halen. Diefstal is echt het toe-eigenen van een goed dat niet van jezelf is.''
Toch is arbeidsrecht vrijwel altijd afhankelijk van de context. Zaken als bedrijfscultuur, gemaakte afspraken en bestaande gewoontes spelen een rol bij de vraag of ontslag op staande voet standhoudt.
Lees ook: Tijdfraude op de werkvloer? Hierop moet je als leidinggevende letten
Van printen tot tankpassen: waar ligt de grens?
Werkgevers moeten duidelijke spelregels hanteren. Van Koningsveld: „Het begint al bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst. Dan moeten de spelregels duidelijk zijn. Als er een vermoeden van fraude of diefstal is, moet er een gesprek komen. Leg dat goed vast in een gespreksverslag, want die ga je later nodig hebben.'' Van den Breul vult aan: „Definieer wat mag en wat niet mag. Dan kan het nog steeds gebeuren, maar dan kan iemand zich niet meer verschuilen achter 'Ik wist dat niet'."
Ook 'kleine' overtredingen, zoals privéprintjes maken, zijn strikt genomen diefstal, maar de bedrijfscultuur en beleid bepalen of daar consequenties aan worden verbonden. Een zaak waarin een medewerker een tankpas bleef gebruiken tijdens ziekte, leidde niet tot een rechtmatig ontslag. De reden: er was onvoldoende vastgelegd dat privégebruik niet was toegestaan, en in coronatijd was het ook gedoogd.
Lees ook: Een financieel fitte werkvloer? Met deze adviezen versterk je het vertrouwen binnen je team
Preventie: beleid én cultuur
Beide experts benadrukken dat preventie verder gaat dan regels op papier. Regelmatig praten over wat normaal is, helpt om collega's scherp te houden. „Zorg dat het geregeld terugkomt in overleg, zodat je ook de ethische discussie over kan voeren,'' zegt Van den Breul. „En bespreek ook wat daarachter ligt, zoals financiële problemen. Die mogen onderdeel zijn van de zorgtaak van de werkgever.''
Van Koningsveld is het daar mee eens „Als je een goede band hebt op de werkvloer, creëer je een klimaat waarin mensen denken: dat vind ik niet netjes en ik zou me schamen als het uitkwam.''
Dit artikel komt uit onze podcastserie In Goed Overleg.
In deze aflevering een fenomeen waarvan 95 procent van de Nederlandse bedrijven zegt 'ons gebeurt dat niet' terwijl de meerderheid daar wel mee te maken krijgt. Fraude en diefstal, geen zeldzaamheden – ook niet bij goed georganiseerde bedrijven. Alleen met duidelijke regels, heldere communicatie en een gezonde bedrijfscultuur kun je problemen voorkomen of op tijd in goed overleg oplossen.
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
