1. Vakantieverzoeken afwijzen of intrekken (en wanneer)
Afwijzen mag. Je bent in beginsel vrij om een vakantieaanvraag te weigeren, mits je kunt motiveren dat er gewichtige redenen zijn – bijvoorbeeld bezettingstekorten of drukke operationele perioden, en er geen alternatieve oplossing is.
Intrekken of afbreken? Alleen in uitzonderlijke noodsituaties (zoals een ernstige calamiteit of acuut bedrijfseconomisch belang) kun je al goedgekeurde vakantie intrekken. Dan moet je aantonen dat dit echt onvermijdelijk is en dat er geen alternatief voorhanden is – én ben je mogelijk gehouden om schade voor de werknemer te vergoeden, zoals boekings- of omboekingskosten.
Lees ook: Elk jaar onder werktijd met al het personeel op vakantie: goed idee?
2. Ziekte tijdens vakantie
Een werknemer meldt zich ziek volgens het verzuimprotocol? Dan moet je de dagen als ziektedagen registreren in plaats van vakantiedagen, mits ziekte aantoonbaar is en medische controle mogelijk was (ook in het buitenland). Zorg daarom voor een helder en toegankelijk verzuimbeleid, ook met duidelijke instructies voor 'ziekmelding op vakantie'.
3. Conflict op het werk en geplande vakantie
Een lopend conflict of functioneringsprocedure geeft je geen vrijbrief om vakantie te weigeren als die al was goedgekeurd. Je kunt wél duidelijke afspraken maken over bereikbaarheid tijdens afwezigheid, en wat er gebeurt bij een conflictpositie. Vergeet niet: je hebt als werkgever twee weken de tijd om een vakantieaanvraag te accepteren of afwijzen. Doe je daar niets mee, dan geldt de toestemming stilzwijgend. En: werknemers hebben recht op minimaal twee aaneengesloten weken vakantie, tenzij de CAO iets anders voorschrijft.
4. Vakantie met (on)bewuste risico's
Reist een werknemer naar een risicogebied of doet die avontuurlijke activiteiten, en raakt vervolgens ziek door eigen roekeloosheid? Dan kun je ervoor kiezen om loondoorbetaling te beperken of te weigeren. Ook kan het meewegen bij erger verzuimbeleid.
5. Te laat terug = mogelijk ongeoorloofd verzuim
Onvoorzienlijke vertraging (zoals een geannuleerde vlucht buiten hun invloedssfeer) mag niet worden gezien als werkweigering, mits de werknemer stipt meldt en bewijs kan tonen (bijvoorbeeld van de luchtvaartmaatschappij).
Eigen nalatigheid (bijvoorbeeld bewust te laat boeken) kan je aanmerken als ongeoorloofd verzuim – en daarop kun je eventueel looninhouding of disciplinaire maatregel toepassen.
Als werkgever heb je de ruimte om verlof te weigeren of terug te draaien, maar alleen binnen de wettelijke kaders: de aanvraag moet tijdig én gemotiveerd behandeld worden, uitzonderingen moeten onderbouwd zijn en schadevergoeding kan aan de orde zijn. Duidelijkheid, goede communicatie en correcte procedures helpen om conflicten te vermijden – en laten zien dat je zorgvuldig en rechtvaardig handelt.
Tips voor werkgevers
Maak een helder vakantie- en verzuimbeleid: leg daarin vast hoe aanvragen werken, welke termijnen gelden én hoe ziekte op vakantie gemeld moet worden.
Communiceer tijdig: behandel aanvragen binnen twee weken. Wacht je, dan gaat vakantie stilzwijgend door.
Wees transparant bij weigering: motiveer duidelijk - 'belang van bedrijfscontinuïteit', ' te weinig vervanging' enzovoorts.
Werk noodscenario's uit: definieer wat een 'zwaarwegend bedrijfsbelang' is en hoe om te gaan met mogelijk te betalen kosten bij noodgedwongen intrekken.
Bespreek risico's vooraf: als een werknemer plannen maakt die risico's met zich meebrengen, leg dan vast wat dat betekent voor uren en verzuimbeleid.
Lees ook: Voor wie aan workation denkt zijn dit de beste Europese landen
Op veel werkplekken krijgen medewerkers met schoolgaande kinderen voorrang bij het opnemen van vakantie tijdens de schoolvakantie. Van teamleden zonder gezin wordt verwacht eromheen te plannen. Maar mag je als werkgever eigenlijk wel vragen om in een andere periode met vakantie te gaan dan je collega's? AD's arbeidsmarktverslaggever Sanne Wolters legt in dit artikel uit hoe het zit.
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
