Dit artikel is geschreven op basis van een aflevering van de podcastserie Mastering the Method met presentator/expert Dion Kotteman. Hij bespreekt met een ervaringsdeskundige een telkens andere projectmethode.
Wat is agile?
Agile is een programma waarbij een flexibele aanpak voor projectmanagement centraal staat, zodat je als organisatie snel kunt inspelen op veranderingen. Agile werken begint in de bestuurskamer en heeft effect op de hele organisatie. Het Agile Manifest focust op korte sprints, het centraal stellen van gebruikers en het prioriteren van softwareontwikkeling boven documentatie. Na elke sprint wordt geëvalueerd wat goed gaat en wat beter kan, zodat het plan direct kan worden aangepast. Dit proces vraagt om actieve deelname van alle medewerkers en je klanten, want in plaats van alles van A tot Z uit te plannen, ligt de focus bij Agile op teamwork, directe feedback van klanten en het stap voor stap opleveren van het project. Dit betekent dat je regelmatig kleine werkende onderdelen laat zien, feedback verzamelt en pas daarna beslist over de volgende stappen. Het wordt gezien als een praktische methode voor projecten in een snel veranderende omgeving, omdat je gemakkelijk kunt bijsturen.
Het is van essentieel belang dat als je voor een Agile manier van werken kiest, je dit in de hele organisatie laat doorklinken
Hoe werkt Agile werken?
,,Het principe van Agile werken kennen we van het Agile Manifest en de daarop gebaseerde werkmethoden," vertelt ervaringsdeskundige en expert Jaron Cohen. Hij is zelfstandig Lead Product Manager, eerder werkzaam bij Booking.com en TripAdvisor, founder van Traveldeal.nl, dat hij in 2019 verkocht. ,,Hoe je het inpast in je organisatie hangt heel erg af van de manier waarop je bedrijfsvoering is ingericht. In een wat klassiekere projectgedreven organisatie begin je meestal klein. Dan laat je bijvoorbeeld één, twee of drie teams gezamenlijk Agile werken in een Agile werkvorm, zoals Scrum. Vervolgens ga je kijken waar het goed loopt tussen de teams en de rest van de organisatie, en waar het minder goed gaat. Hier pas je je werkmethode op aan, net zolang tot je de hele organisatie mee hebt in een snellere manier van werken die ook nog eens een stuk efficiënter is. Want daar draait Agile uiteindelijk om: efficiëntie."
Agile werken: snel schakelen en bijsturen waar nodig
Een van de belangrijkste waarden van Agile werken is dat je snel kunt schakelen en bijsturen waar nodig. Met de Scrum-methode doe je dit als team in zogenoemde sprints. Je gaat ergens vol voor en om de zoveel tijd volgt een evaluatie waarbij je kijkt wat goed gaat en wat beter kan. Het betekent ook dat je, vooral in het begin, wellicht een koers vaart zonder echt te weten wat het resultaat is of waar het je brengt. Maar doordat je snel kunt scheiden wat werkt van wat niet werkt, kom je uiteindelijk altijd op het pad terecht dat het beste werkt voor jouw organisatie. Zo is de theorie.
Agile draait bovenal om flexibiliteit, zodat je snel kunt reageren op nieuwe situaties
,,Het is van essentieel belang dat als je voor een Agile manier van werken kiest, je dit in de hele organisatie laat doorklinken," aldus Cohen. ,,Dus dat je zelfs in de bestuurskamer het principe hoort. Wij zouden als organisatie Agile moeten werken. Kun je daar iets over zeggen? Booking.com is voor mij een schoolvoorbeeld van hoe Agile werken in de praktijk gaat. Het werkt op basis van vertrouwen en bij Booking zag je dat er vooral in de lagere rangen veel vrijheid was om nieuwe dingen uit te testen. Bij Booking.com was iedere medewerker eigenlijk een eigen ondernemer en op die manier namen ze beslissingen. Dat werd echt gestimuleerd, zodat snel gekeken kon worden naar wat wel en wat niet werkt. Hierbij is data overigens essentieel, omdat je je vervolgstappen ergens op moet kunnen baseren. Als het niet ondersteund kan worden door data van je website of andere data die je hebt ontvangen, kun je weinig met de informatie. Agile draait bovenal om flexibiliteit, zodat je snel kunt reageren op nieuwe situaties."
5 grote voordelen van Agile werken
Agile werken heeft vijf grote voordelen. Allereerst is er de door Cohen genoemde flexibiliteit. Door de korte sprints kunnen teams snel reageren op veranderingen en kun je dus snel afscheid nemen van wat niet werkt en breed omarmen wat wel werkt. Daarnaast zorgt de werkmethode voor een hogere klanttevredenheid, omdat Agile zorgt voor een snellere oplevering van resultaten en je dus eerder kunt voldoen aan de wensen van de klant. Het stimuleert bovendien een betere samenwerking en teamdynamiek, omdat onderlinge afstemming in het proces centraal staat en iedereen dus op elk moment weet waar ze aan toe zijn. Het helpt je bedrijfsvoering ook in het risicobeheer, omdat problemen snel worden ontdekt en in een vroeg stadium kunnen worden aangepakt. En tenslotte is er de sterkere focus op de eindgebruiker, wat leidt tot betere producten of diensten.
'Binnen Scrum geldt dat het team gelijk is, je samen test, het samen oppakt'
,,Als je Agile werken goed uitvoert, zul je zien dat je alle genoemde voordelen ook echt ervaart. Voor mij is het moeilijkere onderdeel de teamdynamiek, omdat mensen van nature toch gedreven worden door verantwoordelijkheden. Als lid van een team heb je een bepaalde verantwoordelijkheid en die draag je. Er bestaat altijd het gevaar dat hier binnen teams op teruggevallen wordt, dat men toch weer kijkt naar patronen of verantwoordelijkheden. Binnen Scrum geldt dat het team gelijk is, dat je dingen samen test en samen oppakt. Als teams dat gezamenlijk werkbaar krijgen, is het een hele fijne methode. Het vergt alleen soms wat meer ondersteuning in het begin."
Uitdagingen van Agile werken
Agile werken kent natuurlijk niet alleen maar voordelen. Er zijn immers ook de nodige gevaren, of wellicht beter, uitdagingen. Allereerst is er de rapportagezucht. Door continu alles te moeten rapporteren, loop je het risico dat sommige processen vertraging oplopen. Agile is bovendien ook een werkmethode die je niet van de ene op de andere dag invoert, maar die een leercurve vergt, omdat het een aanzienlijke inspanning en verandering van de mindset van de teamleden vereist. Het draait bovendien enorm om de volledige toewijding of commitment van het hele team. Dagelijks contact en intensieve afstemming tussen teams en teamleden blijven dan ook cruciaal. Voor sommige medewerkers vormen de onduidelijke rollen een obstakel. Doordat ieder teamlid gelijk is, kan Agile werken immers traditionele rollen en verhoudingen op scherp zetten. En als laatste vereist het een bedrijfscultuur die écht openstaat voor verandering.
'Scrum en Agile gaan over openheid, over snel willen leren'
,,Agile werken is boven alles een proces," aldus Cohen. ,,Je moet het echt meemaken en ervaren om te zien wat echt Agile werken is. Het vereist dat je als organisatie er vrede mee hebt dat je steeds kleine stukjes oplevert en vanuit daar verder bouwt. Dat is voor kleinere organisaties vaak makkelijker dan voor grotere corporates, omdat daar in de regel veel meer werk achter elk onderdeel zit. Het duurt ook even voordat iedereen weet wat hij of zij moet doen en vooral ook hoe het het beste gedaan kan worden. Hier moet begrip voor zijn. Scrum en Agile gaan over openheid, over snel willen leren. In grotere organisaties, waar toch meer politiek speelt, is dat in de praktijk soms nog wel eens lastig."
In de podcastserie Mastering the Method duikt presentator Dion Kotteman iedere aflevering samen met een ervaringsdeskundige in een andere projectmethode. Een prikkelende column van auteur, ondernemer en expert Marco Derksen sluit de aflevering steeds af. Via deze link kun je alles beluisteren en hieronder de aflevering over Agile.
Meer BusinessWise? Onze Weekly!
In onze wekelijkse nieuwsbrief vind je het beste van BusinessWise die week. Abonneer je gratis en blijf altijd op de hoogte.
