Waarom raken we afgeleid eigenlijk? In Hoe word ik minder snel afgeleid? legt time-managementexpert Björn Deusings uit hoe het brein werkt en waarom het, evolutionair gezien, moeite heeft om prikkels te negeren, zelfs als ze niet dringend zijn. Deusings: „De twee oudere delen van ons brein zijn ingesteld op overleven. Je kent dat wel: fight-flight-freeze. Voor die delen was het duizenden jaren geleden heel belangrijk dat je meteen in actie kwam als er iets gebeurde. Dat hoeft niet meer, maar dat begrijpt ons brein nog niet."
Hij deelt meteen een paar tips:
-
Realiseer je dat de meeste zaken niet dringend zijn. Vaak voelen we de noodzaak om direct te reageren op e-mails, telefoons of collega's, terwijl deze zaken vaak prima uitgesteld kunnen worden. Het belangrijkste is je hiervan bewust te zijn en je brein te trainen om de illusie van urgentie te doorbreken.
-
Zet notificaties uit en blok specifiek tijd in voor het afhandelen van e-mails of andere prikkels.
-
Werk op een plek waar je niet gestoord wordt als je geconcentreerd moet werken, bijvoorbeeld thuis of achter een gesloten deur.
-
Noteer losse gedachten/opdrachten op één vaste plek en behandel ze in één keer, in plaats van telkens te switchen. Deusings: „In plaats van de ander tien keer te storen met één vraag, stoor ik hem één keer met tien vragen. Dat geeft voor jezelf een hoop rust, maar voor je omgeving ook."
Lees ook: Terug van vakantie en bomvolle inbox? Zo start je zonder stress en gemotiveerd op
Creëer een cirkel van aandacht
In Hoe word ik gefocuster? concentreert Martin Hersman zich op het creëren van een 'cirkel van aandacht', de zogenoemde 'cirkel 1', met je telefoon op vliegtuigmodus, in een prikkelarme omgeving. Hersman: „Dat is een les uit de topsport die inmiddels ook de politie en Defensie heeft bereikt." Zijn andere tips:
-
Werk in korte blokken. De meeste mensen kunnen zich slechts 20 tot 40 minuten echt goed concentreren. Werk dus in korte periodes van bijvoorbeeld 15 tot 30 minuten. Neem daarna 3 tot 5 minuten pauze om je hersenen te resetten. Dit kan door een korte wandeling te maken, naar buiten te staren, of een kop koffie te halen.
-
Experimenteren is key: Niet iedereen heeft dezelfde concentratieboog. Probeer verschillende tijdsblokken uit (bijv. 25 of 35 minuten) en ontdek wat voor jou werkt.
-
Als er afleidende gedachten binnenkomen: parkeer ze. Schrijf ze op een papier zodat je er later tijd voor neemt. Breng je focus terug op je kern taak. Bewust terugkeren naar wat je doet is een belangrijke mentale training om je aandacht te blijven richten.
-
Begin met de moeilijkste taken. In de ochtend is je energie vaak het hoogst. Gebruik je beste focusmomenten voor 'klote klusjes' of moeilijke taken. Hersman: „We onderschatten vaak wat we kunnen doen in een leven, maar we overschatten wat we kunnen doen op een dag."
-
Communiceer je focusmomenten. Maak 'Cirkel 1' duidelijk aan je omgeving. Zeg bijvoorbeeld: "Ik ga even Cirkel 1 in," zodat collega's weten dat je niet gestoord wilt worden.
-
Beperk je langdurige focus. Hersman: „Je kunt wel tegen jezelf zeggen: 'ik ga nu twee uur leren' of 'ik ga nu drie uur aan een powerpoint werken', maar we weten ook dat bijna niemand dat kan, zelfs de beste highperformers niet. Iedereen wordt afgeleid. Door je doelen op te delen in korte blokken, houd je focus en blijf je productief."
Lees ook: Echt even relaxen: 6 tips voor optimale ontspanning na werktijd
Korte en frequente pauzes werken het beste
In Hoe word ik beter in mezelf opladen? gaat Mark Tigchelaar verder op die pauzes in. Neem elk uur 5 minuten pauze, zegt hij. „Als je werkt, ontstaan er namelijk afvalstofjes in je hoofd, zogenaamde glutamaten. Die afvalstoffen maken je slomer, dus hoe meer je inspant, hoe meer afvalstoffen zich ophopen. Om op te laden, is het belangrijk die afvalstoffen daadwerkelijk weg te werken. Dat lukt niet als je doorgaat met werken. Het werkt beter als je je hoofd op vliegtuigstand zet." Eén lange pauze is minder effectief dan meerdere korte pauzes. Door regelmatig je hersenen te resetten, kun je langer geconcentreerd én productief blijven.
-
Neem pauzes zonder prikkels. Tijdens een pauze scrollen op sociale media werkt niet. Het voelt misschien als ontspanning, maar je hersenen blijven actief prikkels verwerken. Wat wel werkt: pauzes waarin je helemaal geen nieuwe prikkels binnenkrijgt—zoals stil zitten, uit het raam staren, of wandelen—helpen om je hersenen daadwerkelijk op te laden.
-
Wandelen is de beste pauze. Een wandeling, bij voorkeur buiten in de natuur, helpt je hersenen om afvalstoffen af te voeren en biedt fysieke én mentale ontspanning. Als natuur niet beschikbaar is, helpt een korte wandeling in het kantoor of zelfs koffie halen op een andere verdieping ook al. Tigchelaar: „Hardlopen kan ook heel goed werken om op te laden, maar als je tijdens het hardlopen een podcast luistert, ben je eigenlijk nog steeds aan het werk."
-
Accepteer 'mind-wandering'. Tijdens een pauze kunnen je gedachten afdwalen naar alledaagse zaken, zoals 'ik moet melk kopen', en dat is goed. Tigchelaar: „Als je gedachten afdwalen, activeer je een specifiek hersennetwerk, het zogenaamde 'default mode network', en dat is het tankstation van je hersenen. Het is dus juist goed als je gedachten even fladderen. Als je erin blijft hangen, is het goed om even te stoppen en het op te schrijven."
-
Installeer een timer. Stel een wekker in om jezelf eraan te herinneren pauze te nemen. Voor mensen die geneigd zijn door te werken is dit een simpele maar effectieve methode om regelmatige pauzes te plannen.
-
Denk aan de lange termijn. Het idee van 'ik slaap later wel bij' of 'ik heb binnenkort vakantie' om vermoeidheid te compenseren werkt niet. Langdurig werken in het 'rood' heeft negatieve effecten op je productiviteit én mentale gezondheid. Regelmatig en bewust opladen zorgt ervoor dat je duurzaam kunt blijven presteren.
Het 'piekerkwartiertje'
In Hoe word ik beter in focussen? legt Tigchelaar nog eens precies uit hoe het werkt: elke onderbreking, zoals een appje of vraag van een collega, versnippert je aandacht. Je hersenen blijven gedeeltelijk bezig met de oorspronkelijke taak terwijl je de nieuwe prikkel verwerkt. Dit kan je denkniveau tijdelijk verminderen, tot het niveau van een 11-jarige. Het gebeurt gemiddeld zo'n 600 keer per dag, vertelt hij, en het duurt gemiddeld 20 minuten voordat je volledig terugkeert naar je oorspronkelijke focus.
Nog een tip: focus begint bij een leeg hoofd. Een vol hoofd met veel interne prikkels (zoals emoties of gedachten) maakt je extra gevoelig voor externe afleiding. Een 'piekerkwartiertje', waarin je je emoties en piekerpunten opschrijft, kan helpen om ze te verlichten.
De 'Plus 5 regel'
Ook introduceert hij de 'Plus 5 regel'. Als je merkt dat je toe wilt geven aan een afleiding. Bijvoorbeeld door je telefoon te pakken, zeg dan je tegen jezelf: ,,Over 5 minuten mag ik kijken." Vaak verdwijnt de impuls om te wisselen na die 5 minuten helemaal, en kun je verder focussen. Dit helpt de grootste afleider—je eigen interne gedachten—te beheersen.
Liever luisteren? Alle tips komen aan bod in onze podcast Hoe word ik. Beluister de afleveringen met Deusings, Hersman en Tichelaar hieronder.
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
