Een wekelijkse vergadering hier, een extra goedkeuringsfase daar, een rapport dat elk jaar een paar pagina’s langer wordt, op een gegeven moment zijn de agenda en de takenlijst vol - en vaak weet lang niet iedereen precies wanneer en waarom dit is gebeurd.
Evelyn Wurster, teamontwikkelaar en consultant voor managers, adviseert in Handelsblatt een ‘lenteschoonmaak in het team’. Ze legt ze uit welke ‘rommel’ zich in het dagelijks werk ophoopt en hoe teams daar vanaf kunnen komen.
Regelmatige vergaderingen nooit meer herzien
Wurster: „Na verloop van tijd sluipen er veel gewoonten in die op een gegeven moment niet meer ter discussie worden gesteld. Periodieke afspraken of regelmatige vergaderingen zijn een klassiek voorbeeld. Ze zijn op een gegeven moment geïntroduceerd, maar nooit meer herzien. Toch blijft het hele team zich eraan houden, ook al zijn ze misschien niet meer logisch.’’
Sommigen zeggen reflexmatig ‘ja’ op alles - vooral als het verzoek van de baas komt
Evelyn Wurster teamontwikkelaar en consultant voor managers
Hetzelfde geldt voor processen of regels, meent Wurster. „Soms moeten beslissingen op meerdere niveaus worden goedgekeurd omdat er op een bepaald moment iets mis is gegaan en er als gevolg daarvan een extra regel is ingevoerd. Maar zelfs dit wordt later niet onderzocht.’’
Lees ook: Waarom ze wel knikken, maar niet doen: repareer de ‘wobble’ in je leiderschap
Ingesleten gedragingen
Een andere klassieker zijn rapporten. „Op een gegeven moment zegt iemand: ik wil nog een analyse en nog een evaluatie. De rapporten blijven groeien. Uiteindelijk worden ze regelmatig verstuurd, maar eigenlijk kijkt bijna niemand ernaar.’’
Naast dergelijke structuren zijn er ook gedragingen die ingesleten raken. Wurster: „Sommigen zeggen reflexmatig ‘ja’ op alles - vooral als het verzoek van de baas komt. Anderen blokkeren in eerste instantie alles. Of mensen besteden veel tijd aan het verfijnen van een idee omdat ze het willen perfectioneren voordat ze het delen. Dit kost allemaal tijd, energie en uiteindelijk productiviteit.’’
Zo start je de voorjaarsschoonmaak
Hoe kan een voorjaarsschoonmaak er dan concreet uitzien? Wurster: „Ik raad vier stappen aan. De eerste is erkennen dat er dingen zijn verzameld die misschien niet meer nuttig zijn. De tweede stap is een gestructureerde aanpak. Kijk bijvoorbeeld eens: welke vergaderingen, regels of rapporten bestaan er überhaupt - en welke kosten bijzonder veel tijd of energie?’’
„Dan komt de derde stap. Je bekijkt dan of je iets helemaal kunt afschaffen, of je het moet verminderen - bijvoorbeeld door maar één keer per maand een vergadering te houden - of dat je eerst moet verduidelijken welk voordeel iets nog heeft.
Dingen met een hoge inspanning en een laag voordeel kunnen meestal worden geschrapt
Evelyn Wurster teamontwikkelaar en consultant voor managers,
„Een eenvoudige matrix helpt hierbij: Hoe groot is de inspanning en hoe groot is het voordeel? Dingen met een hoge inspanning en een laag voordeel kunnen meestal worden geschrapt. Andere moeten misschien alleen een beetje worden aangepast’’, legt de Duitse uit.
„De vierde stap is om veranderingen eerst te testen. Als je zegt: ‘We gaan dit acht weken uitproberen’, vinden veel mensen het makkelijker om mee te doen. Tegelijkertijd kun je achteraf ook terugkomen als blijkt dat iets toch niet goed werkt.’’
De vier stappen:
1: Erken de opgebouwde ‘rommel’. Accepteer dat er in de loop der tijd gewoonten, overleggen en regels in het team zijn geslopen die geen nut meer hebben.
2: Kies een gestructureerde aanpak. Breng in kaart welke vergaderingen, regels en rapporten er allemaal zijn. Kijk kritisch welke hiervan de meeste tijd en energie kosten.
3: Pas een van de drie stappen toe. Maak een afweging tussen inspanning en voordeel. Levert iets veel werk op maar weinig opbrengst? Schaf het af (stoppen), verminder de frequentie (schrappen) of maak het oorspronkelijke doel weer helder (verduidelijken).
4: Test de veranderingen tijdelijk. Voer wijzigingen niet direct definitief in, maar spreek af om het bijvoorbeeld acht weken te proberen. Dit verlaagt de weerstand bij collega’s en geeft je de ruimte om bij te sturen als het toch niet werkt.
Lees ook: Boss phubbing: deze term zou je níet moeten kennen (hoe je telefoon je autoriteit saboteert)
Probeer de vergadering eens anders te structureren
Dergelijke veranderingen veroorzaken soms conflicten binnen het team. Wurster: „Een veel voorkomend probleem is dat mensen verschillende behoeften hebben. Tijdens teamvergaderingen zijn er bijvoorbeeld collega’s die genieten van de dialoog en het contact op prijs stellen. Voor anderen is dit vaak verloren werktijd omdat ze in deze tijd liever verder werken aan hun taken. In dit geval kun je proberen de vergadering anders te structureren. Bijvoorbeeld eerst een kort feitelijk deel met de belangrijkste informatie - en dan een informele uitwisseling. Iedereen die dat wil, kan dan vertrekken.’’
Mensen hebben vaak zelf goede ideeën, er wordt alleen zelden naar gevraagd
Evelyn Wurster teamontwikkelaar en consultant voor managers,
Een ander probleem ontstaat wanneer taken worden geannuleerd. „Als iemand lange tijd verantwoordelijk is geweest voor een bepaald rapport en het plotseling niet meer nodig is, kan dat voelen als een verlies van belang. Daarom is waardering belangrijk. Je moet duidelijk maken dat deze taak in het verleden nuttig en nuttig was.’’
„Tegelijkertijd is het de moeite waard om de betrokkenen erbij te betrekken en samen na te denken over waar hun vaardigheden in de toekomst goed van pas kunnen komen. Mensen hebben vaak zelf goede ideeën, er wordt alleen zelden naar gevraagd’’, besluit Wurster.
Bron: dpa/Handelsblatt
Ontvang elke week - op maandag - het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in en maak kans op een Apple Watch!
