Samen met Dion Kotteman, auteur van De Projectsaboteur, bespreekt Oswin Alberts wat PRINCE2 als methode te bieden heeft en hoe je die in de praktijk gebruikt. „PRINCE2 helpt om complexe opdrachten hanteerbaar te maken," vertelt Alberts. „Het biedt structuur, zowel voor de projectmanager als voor iedereen eromheen." Het is een populaire methode bij projectmanagers, die vaak ook werken met Agile en Lean Six Sigma.
PRINCE2 is een methode voor projectmanagement. De aanpak verdeelt projecten in logische fasen, elk met eigen doelen, rollen en beslismomenten. Het is een afkorting, die staat voor Projects in Controlled Environments.
De kernprincipes van PRINCE2 zijn:
Duidelijke verantwoordelijkheden en rollen.
Doorlopende risicobeheersing en kwaliteitsbewaking.
Actieve betrokkenheid van stakeholders.
Fasering met meetbare resultaten.
PRINCE2-expert Alberts legt uit: ,,Je begint met een mandaat: wat is het idee? Daarna werk je stap voor stap toe naar planning, uitvoering en oplevering. Dankzij die structuur weet iedereen steeds precies waar het project staat."
Tip: PRINCE2 spreek je uit op z'n Engels, dus letterlijk als 'prince two'. De '2' verwijst naar de tweede versie van de methode, dus de herziene en gestandaardiseerde variant uit de jaren '90.
Hoe biedt PRINCE2 houvast?
De methode creëert rust in turbulente omgevingen. ,,Je knipt een opdracht op in behapbare stukken," vertelt Alberts. ,,Elke fase sluit je af met een besluit: gaan we door of niet? Dat voorkomt dat een project doordendert zonder mandaat."
De faseovergangen zijn natuurlijke momenten van reflectie. Het biedt bestuurders de gelegenheid om verantwoordelijkheid te nemen en bij te sturen als dat nodig is. „Dus bestuurders hoeven eigenlijk geen PRINCE2-training te volgen," lacht Alberts. "Ik vertaal het naar hun taal: plannen, besluiten en risico's. Zo blijft iedereen aangehaakt."
Lees ook: Agile werken: wat is het en hoe haal je er het meeste uit?
PRINCE2 toepassen bij risico- en kwaliteitsmanagement
Risico's zijn vaak onvermijdelijk. PRINCE2 helpt die risico's beheersbaar te maken. ,,De methode dwingt je continu te kijken: welke risico's lopen we, wat moeten we mitigeren en wanneer?"
Een belangrijk hulpmiddel daarbij is het duivelskwadrant. Je zoekt balans tussen:
Tijd
Geld
Scope
Kwaliteit
Alberts legt uit hoe de vier altijd onder spanning staan. ,,Minder budget? Dan moet je iets doen met je scope of kwaliteit. PRINCE2 maakt die afweging zichtbaar en bespreekbaar."
Ook kwaliteitsmanagement is op die manier geïntegreerd. Ieder product krijgt vooraf kwaliteitscriteria, reviewers en toetsmomenten. Zo blijft voor iedereen steeds helder wat 'goed genoeg' betekent.
Voorbeeld duivelskwadrant
Element Tijd
Betekenis Hoe lang het project duurt
Voorbeeld van spanning Deadlines naar voren halen betekent vaak meer kosten of minder scope.
Element Geld
Betekenis Beschikbaar budget
Voorbeeld van spanning Minder budget kan leiden tot kwaliteitsverlies of langere doorlooptijd.
Element Scope
Betekenis Wat er wordt opgeleverd
Voorbeeld van spanning Meer functies of deliverables betekent meer tijd en geld nodig.
Element Kwaliteit
Betekenis Hoe goed het resultaat is
Voorbeeld van spanning Hogere kwaliteit vraagt vaak om meer tijd of budget.
PRINCE2 in de praktijk bij de Belastingdienst
Alberts leidt projecten bij de Belastingdienst. Hij beschrijft een recent project, waarbij precisie en afstemming belangrijk waren. ,,We moesten 40.000 laptops omruilen," vertelt hij. ,,Dan heb je te maken met logistiek, beveiliging, planning, leveranciers en gebruikers. Dat lukt alleen met een methode die orde schept in de chaos."
De elementen tijd, scope, geld en kwaliteit zien er dan als volgt uit:
Tijd: de migratie moet binnen zes maanden klaar zijn.
Scope: alle afdelingen, inclusief beveiligde netwerken.
Geld: beperkt budget door overheidskaders.
Kwaliteit: systemen moeten volledig getest en beveiligd zijn.
Als de deadline niet verschuifbaar is, moet er of extra geld komen, of de scope moet kleiner (minder afdelingen tegelijk), anders lijdt de kwaliteit.
Een bijkomend voordeel van PRINCE2 is dat het de aanpak overdraagbaar maakt. Als hij als projectmanager uitvalt kan een ander zonder grote problemen instappen. Projectmanagers spreken dankzij deze aanpak dezelfde taal.
Lees ook: Hoe de Watervalmethode vooral efficiënt kan zijn bij terugkerende projecten
5 voordelen van PRINCE2
Structuur en duidelijkheid - Iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is.
Focus op stakeholders - Goede communicatie voorkomt misverstanden.
Flexibiliteit - Je kunt de methode aanpassen aan de organisatie.
Controle en monitoring - Met fasering en rapportages stuur je tijdig bij.
Kwaliteitsborging - Doorlopende toetsing houdt het eindresultaat zuiver.
Alberts waardeert daarnaast dat PRINCE2 zorgt voor overzicht. „Zelfs als projecten ingewikkeld zijn, kun je door de structuur het gesprek over voortgang en risico's eenvoudig voeren."
Hoe combineer je structuur met flexibiliteit?
Andersom is er ook kritiek op de methode. Een van de nadelen zou een gebrek aan flexibiliteit zijn, omdat PRINCE2 volgens sommigen te star is. Alberts herkent dat niet en vertelt: ,,Het is juist flexibel. Elke fase bevat reflectiemomenten. Dat maakt het mogelijk om stap voor stap te leren en bij te sturen."
Hij legt uit hoe zijn team soms begint met een verkennende fase en daarna een pilot uitvoert. Pas daarna wordt het grootschalig uitgerold. ,,Zo kun je onzekerheden reduceren zonder de controle te verliezen."
Volgens hem gaat het vooral om tailoring: het afstemmen van de methode op de context. ,,Kijk goed hoeveel PRINCE2 je nodig hebt. Je hoeft niet altijd de hele gereedschapskist open te trekken."
Houvast bij onvoorziene omstandigheden
Projecten verlopen zelden precies zoals gepland. Daarom biedt PRINCE2 de structuur, met de flexibiliteit om aan te passen wanneer dat nodig is. ,,We bouwen fasen in als momenten van bezinning," vertelt Alberts. ,,Binnen een fase voer je uit wat helder is; de volgende fase gebruik je om te onderzoeken wat nog onzeker is."
Soms lopen de formele en natuurlijke momenten helaas niet synchroon, bijvoorbeeld tijdens een begrotingsronde. „Dan pas je de fasering aan. Zolang je uitlegt waarom, is er begrip. Het is geen dogma, maar een hulpmiddel."
Wat zijn de uitdagingen bij PRINCE2?
Net als elke methode kent ook PRINCE2 wel een aantal nadelen en uitdagingen:
Te strikt vasthouden aan regels: dan word je de PRINCE2-politie.
Overmatige documentatie: houd het praktisch.
Onvolledige analyses: sla geen fasen over.
Onvoldoende betrokkenheid: betrek mensen actief.
Te weinig training of afstemming: zorg dat iedereen weet wat je doet.
De kunst is om balans te vinden, legt Alberts uit. ,,Zolang je kunt uitleggen waarom je iets doet volgt het begrip vanzelf." Al verdient ook de communicatie met bestuurders volgens hem aandacht. Hij geeft aan dat zij de termen niet altijd kennen. Zeg dus niet 'PID', maar noem het een 'plan van aanpak'. Dan blijft het tijdens een gesprek helder waar het over gaat.
Wanneer kies je voor PRINCE2?
Gebruik PRINCE2 als:
Een project risicovol of complex is
Er meerdere stakeholders zijn
Het bestuur of team transparantie vraagt
Met de methode bewaak je tijd, geld, kwaliteit en de scope nauwkeurig. Kleinere projecten kun je eventueel oppakken met losse elementen, zoals alleen de fasering of het risicomanagement.
Marco Derksen: het is 'de Rolls-Royce' onder de methodieken
Marco Derksen deelt in iedere aflevering van Mastering the Method zijn ongefilterde mening. Over PRINCE2 is hij zeer te spreken: ,,Projectleiders die PRINCE2 beheersen, verdienen een lintje," zegt hij lachend. ,,Alleen al het behalen van de certificering is een project op zich."
De methode vindt hij volledig en betrouwbaar, maar niet voor iedere weg geschikt. ,,Er kan weinig misgaan als je het goed toepast. Maar pak je een Rolls-Royce om boodschappen te doen? Voor kleine projecten is het simpelweg te zwaar."
Naar zijn mening is PRINCE2 vooral geschikt voor grote en complexe projecten. Bij onvoorspelbare en veranderende trajecten past bijvoorbeeld Agile, terwijl kleine en overzichtelijke opdrachten om nog weer andere methoden vragen.
,,Gebruik PRINCE2 als de rit lang en kostbaar is," zegt Derksen. ,,Maar let op: met een onervaren chauffeur kan zelfs een Rolls van de weg raken."
Luister de podcast
Beluister de volledige aflevering Mastering the Method PRINCE2. Ontdek hoe structuur, flexibiliteit en menselijkheid samen leiden tot succesvolle projecten.
Zie ook de overzichtspagina van Mastering the Method.
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
