Conclusion-directeur Thijs Otto van Es waarschuwt: ‘doomscrollen op het werk’ verlamt de besluitvorming

Van Es is bevlogen en heeft een uitgesproken visie. Hij verdiende zijn strepen als bestuurder in het bedrijfsleven en bij topsportorganisaties als Kampong en FC Utrecht. Nu staat hij bijna een jaar aan het hoofd van Conclusion Strategies, onderdeel van Conclusion, van oorsprong IT-dienstverlener en nu partner in businesstransformatie. Hoe houden bestuurders koers nu technologie en AI steeds sneller veranderen?

Een van de trends die Van Es ziet, is hoe de overvloed aan informatie het management kan verlammen. „Bestuurders beschikken over steeds meer informatie, maar dat helpt hen lang niet altijd om knopen door te hakken. We weten steeds minder hoe we informatie moeten wegen. We zijn op zoek naar de perfecte keuze met als gevolg dat er geen besluit wordt genomen.”

Van Es noemt het ‘doomscrollen op het werk’, ofwel paniekvoetbal. „Zoals we ’s avonds op onze telefoon blijven scrollen, pakken we overdag voortdurend onderwerpen op die we snel proberen te fixen. Daardoor zijn we niet meer bezig met de grote lijnen.”

Twijfel in de bestuurskamer over impact van nieuwe technologie

De grote vraag is: hoe bereid je je als organisatie voor op de veranderingen die technologie en AI veroorzaken? Uit onderzoek van Conclusion onder 663 deelnemers uit het top- en middenmanagement blijkt dat veel bestuurders daar eerlijk over zijn: ze betwijfelen of hun bestuur de juiste competenties heeft om de organisatie daarop voor te bereiden.

Volgens Van Es is die erkenning waardevol. Het besef is er dat meer nodig is dan een plan voor AI en andere nieuwe technologieën. De veranderingen raken immers de hele organisatie, van bestuurders tot medewerkers. „Maar de realiteit is dat het dagelijkse werk gewoon doorgaat. Mij valt op dat heel veel organisaties blijven hangen in de day-to-day business.”

Dat wringt steeds meer, merkt hij ook bij klanten van Conclusion. Medewerkers moeten aan de slag met bijvoorbeeld kunstmatige intelligentie, maar krijgen onvoldoende ondersteuning van bovenaf. „Bestuurders maken niet duidelijk welke koers ze kiezen en wat dat betekent: plan, doelen, stappen. We stimuleren, bekrachtigen, belonen te weinig om op die nieuwe manier te gaan werken.”

Meer denktijd zorgt voor snellere besluitvorming

De komst van kunstmatige intelligentie maakt de omslag naar een nieuwe manier van werken urgenter. „Als iedereen dezelfde technologie heeft, maakt technologie geen verschil meer. Het verschil zit in je keuzes, en hoe snel je ze maakt. Het hele speelveld gaat versnellen”, zegt Van Es. „Maar ik denk dat degene die gaat winnen juist in staat is om snel besluiten te nemen.”

Dat vraagt om bestuurders die durven kiezen en accepteren dat een besluit soms verkeerd uitpakt. Van Es: „Je moet soms vol op je bek durven gaan en daar leer je van.”

Zijn advies: maak tijd om na te denken en uit te zoomen. Wie van overleg naar overleg rent, komt nauwelijks toe aan de vraag welke kant de organisatie op moet.
„Ik heb nu een afspraak van een half uur. Ik moet de volgende afspraak in en weer een afspraak in. Hoe ga je dan in hemelsnaam die beschouwende afstand nemen?”

Reserveer daarom wekelijks tijd, alleen of met een betrokken team, om het plan erbij te pakken. „Wat was nou ook alweer ons plan? Wat willen we bereiken? Wat zijn de stappen die we daarvoor gaan nemen?”

Het is geen pleidooi voor uitstel. Juist door afstand te nemen, wordt het makkelijker om de knoop door te hakken. Van Es probeert dat zelf ook te doen. „Move slow to go fast. Soms neem ik bewust een paar dagen voordat ik een besluit neem. En ik laat me daar niet onder druk zetten door wat de omgeving nu wil.”

Daarna moet het wel gebeuren. „Het is beschouwen, keuzes maken, maar daar ook de consequenties van doorvoeren.”

Succesvolle implementatie van AI begint bij de bedrijfsstrategie

Die afstand is ook nodig wanneer een organisatie met AI aan de slag wil. Conclusion Strategies krijgt steeds vaker de vraag om te helpen met een AI-strategie en de invoering daarvan. Inmiddels komen die verzoeken vanuit het hoogste directieniveau. Samen met de directie bepaalt het team de koers. Daarna voert het die uit met de expertbedrijven van Conclusion, van organisatie en leiderschap tot data en AI.

Voordat je begint, is het volgens Van Es verstandig een stap terug te doen. Welke klantvraag wil het bedrijf beantwoorden? En hoe moet de organisatie daarvoor worden ingericht? „AI is een integraal onderdeel van je strategie”, zegt hij. „Het is een groot strategisch vraagstuk.”

Juist doordat veranderingen elkaar zo snel opvolgen, wordt richting kiezen belangrijker. „Zeker als je harder gaat rijden door AI, moet je weten: waar rij ik naartoe? Want anders rijd je een kant op en voor je het weet ben je de afslag voorbij. Dan moet je terugrijden.”

Een strategie is geen document voor in de la. Je volgt het plan en stuurt voortdurend bij. „Wat je moet leren accepteren, is dat je heel frequent aanpassingen doet op die strategie.”

Om te bepalen of bijsturen nodig is, hebben organisaties informatie nodig. Wachten tot alle gegevens perfect zijn, is een valkuil. Bedrijven beschikken vaak al over interne data en externe rapporten waarmee ze aan het werk kunnen.

„Dan zegt een bestuurder: ‘Ja, maar deze data kloppen niet’. Oké, laten we dan eens stellen dat 80 procent er wel van klopt. Welke keuzes zou je dan maken? Start met het gebruiken van data die er al liggen. Liever data die een zes is, maar waar je wel mee aan de gang gaat, dan data die een acht is die je nog niet durft te gebruiken.”

Impact van AI: maak duidelijk wat er voor medewerkers verandert

Hij vervolgt: „Komt het écht binnen wat de top vertelt? Is het concreet genoeg? Kennen medewerkers de koers en de stappen? En kunnen ze, ook met AI, daarmee aan de slag?”

Medewerkers hebben nog een zorg: dat AI hen vervangt, of tot een reorganisatie leidt. Volgens Van Es zijn die zorgen logisch, maar zijn er ook direct kansen om AI in te zetten. „Ik zie kansen om de werkdruk te verlichten met AI. Ik zie bestuurders die zoveel papieren moeten doornemen voor een vergadering dat ze onvoorbereid binnenkomen, met AI kunnen ze in kortere tijd meer informatie tot zich nemen.”

AI kan achterstanden helpen wegwerken, maar verandert ook de rollen op de werkvloer. Medewerkers gaan vaker processen aansturen, resultaten beoordelen en kwaliteit bewaken. Van Es: „Dat het niet alleen maar produceren achter je computer is, maar dus iets meer regisseren van je werk wordt.”

Dat vraagt begeleiding, zeker voor mensen die hun werkdag afmeten aan wat ze hebben geproduceerd. „Mensen moeten niet onrustig worden als ze aan het nadenken zijn, in plaats van dat ze aan het produceren zijn.”

Besluitvorming onder druk: de lessen van FC Utrecht

Hoe belangrijk het is om onder druk keuzes te maken en eraan vast te houden, leerde Van Es in de sport. Hij was zeven jaar algemeen directeur van FC Utrecht en werkte er met ondernemers die snel knopen doorhakten. Clubeigenaar Frans van Seumeren is oud-directeur van bergingsbedrijf Mammoet, dat medeverantwoordelijk was voor de ingewikkelde berging van de Russische onderzeeër Koersk. Van Es: „Ik merkte aan hen dat dit rasondernemers zijn die afgewogen maar snel zaken besluiten.”

Ook de samenwerking met technisch directeur Jordy Zuidam bleef hem bij. In het voetbal heeft iedereen een mening en kunnen een paar slechte wedstrijden de druk flink opvoeren. Juist dan moet je weten wat je aan het opbouwen bent.

„Je luistert zeker naar wat supporters of stakeholders vinden, maar je concentreren op wat je wil creëren met Utrecht en dan vervolgens daaraan vasthouden en je niet laten afleiden.”

Een lastige seizoensstart is niet meteen een reden om de koers om te gooien. Die les neemt hij mee naar het bedrijfsleven: houd het doel voor ogen, maak keuzes en leer van wat er gebeurt.

„Het is volharden, vasthouden, je niet afleiden en je concentreren op je doel, je strategie in feite. En je concentreren op besluiten nemen, actie nemen en daarvan leren en weer bijsturen. Dat is echt wat ik uit die omgeving enorm heb geleerd.”

Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier in: