Bijna één op de vijf werknemers wordt digitaal gemonitord: hoe ver mag bossware gaan?

Is een werknemer die acht uur lang achter zijn laptop zit productiever dan iemand die tussendoor de was ophangt? Sinds thuiswerken een blijvend onderdeel van het werkende leven is geworden, worstelen managers met zulke vragen. De medewerker is uit het zicht verdwenen, de behoefte om te weten wat die gedurende een werkdag doet niet.

Handen in het haar

Technologie laat werkgevers inloggegevens en activiteit registreren. Er bestaat software waarmee zelfs muisbewegingen en toetsaanslagen kunnen worden gevolgd. Zulke digitale controlemiddelen worden ook wel aangeduid als bossware.

Volgens een CNV-enquête over monitoring wordt bij bijna één op de vijf werknemers met digitale software gemonitord of ze wel aan het werk zijn. Bij 17 procent wordt ook de manier waarop zij hun werk uitvoeren gemonitord. 27 procent zegt dat de digitale monitoring de afgelopen jaren is toegenomen.

Marjan Bleeker, HR Content Specialist bij Brightmine, ziet achter de belangstelling voor deze vormen van monitoring vooral een managementprobleem. „Sinds corona zitten veel werkgevers met de handen in het haar omdat ze werknemers terug naar kantoor willen hebben, wat maar moeilijk lukt.”

Het onderliggende probleem verdwijnt bovendien niet door mensen weer achter een bureau op kantoor te zetten, voegt ze toe. „De kern van het probleem is wantrouwen: managers vragen zich af of werknemers wel acht uur per dag werken, of dat ze tussendoor de was staan te doen. Dat wantrouwen moet opgelost worden, en dat begint op een heel andere plek dan eisen dat iedereen terug naar kantoor komt.”

Leidinggeven op afstand en de krapte op de arbeidsmarkt

Het probleem ontstond volgens Bleeker deels doordat thuiswerken tijdens corona van de ene op de andere dag werd ingevoerd. Organisaties investeerden wel in laptops, Teams en thuiswerkplekken, maar veel minder in een nieuwe manier van leidinggeven.

„Managers zijn nooit begeleid in die overstap of hoe ze vertrouwen konden houden in een werknemer die ze niet zien. Die begeleiding in de kanteling van ‘ik zie je’ naar ‘ik weet wat je doet’ heeft nooit plaatsgevonden.”

Daar ligt volgens haar een belangrijke verklaring voor de huidige discussie over verplichte kantoordagen. „Natuurlijk kan een werkgever afspraken maken over aanwezigheid op kantoor. Als zulke afspraken onderdeel zijn van de arbeidsovereenkomst, moeten werknemers zich daaraan houden. Maar werkgevers opereren ook op een krappe arbeidsmarkt. Wie drie verplichte kantoordagen eist terwijl concurrenten meer vrijheid bieden, kan zichzelf op achterstand zetten in de strijd om personeel.”

Lees ook: Booking.com sleept eigen OR voor de rechter om thuiswerken: dit is waarom 2 dagen kantoor niet werkt

Juridische grenzen en de privacywetgeving bij controle

Digitale controle lijkt een aantrekkelijke tussenoplossing: de medewerker blijft thuis, terwijl de manager toch zicht krijgt op diens activiteit. Juridisch is dat echter ingewikkeld. „Het registreren van inloggegevens en uren kan toegestaan zijn, bijvoorbeeld om te controleren of de Arbeidstijdenwet wordt nageleefd en de salarisadministratie klopt, maar ook daarvoor gelden de eisen van de privacywetgeving.”

„Die gegevens mogen niet zomaar gebruikt worden om werknemers te controleren. Het monitoren van toetsaanslagen kan een zeer ingrijpende inbreuk op de privacy vormen. Er zit een groot gat tussen gegevens verzamelen en die gegevens ook mogen inzetten als controlemiddel.”

Tekst gaat verder onder de foto.

Alleen twijfelen aan iemands productiviteit is onvoldoende reden om vergaande monitoring in te zetten. „Een werkgever moet eerst het gesprek aangaan en eventuele problemen benoemen en vastleggen”, aldus Bleeker.

„Ook moet worden bekeken of de controle juridisch is toegestaan, welke rol de ondernemingsraad daarbij heeft en of een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moet worden uitgevoerd. Vervolgens moet het controlemiddel proportioneel zijn: een zware verdenking kan meer onderzoek rechtvaardigen dan een vaag gevoel dat iemand thuis misschien niet hard genoeg werkt.”

Arbeidsrechtelijke zaken bij het controleren van personeel

Bleeker wijst op een recente rechtszaak waarin een thuiswerker voor zijn zieke vrouw zorgde. De werkgever ontsloeg hem omdat hij volgens de beschikbare gegevens te weinig ingelogd was. De rechter ging daar niet in mee. „Het aantal ingelogde uren of muisbewegingen zegt in veel beroepen niets over de werkelijke productiviteit.”

Daar zit ook een merkwaardige tegenstelling in de kijk op kantoor- en thuiswerk, vindt ze. „Op kantoor wordt praten bij de koffieautomaat of met de benen op tafel zitten gezien als samenwerking en creativiteit, terwijl hetzelfde gedrag thuis vaak met wantrouwen wordt bekeken.”

Lees ook: ‘Camera’s bij de koffiehoek en toiletten’: waar ligt de grens met het bespieden van personeel?

Undercoverdetectives naar natuurpark

Dat betekent niet dat een werkgever nooit digitaal onderzoek mag doen. Bleeker noemt een zaak waarin een werknemer uiteindelijk werd betrapt doordat urenregistratie werd gekoppeld aan de blackbox van zijn bestelbus. „Daaruit bleek dat hij bij een woonboulevard stond terwijl hij bij een klant hoorde te zijn. De werkgever kreeg gelijk, mede omdat de controlemiddelen keurig stapsgewijs waren ingezet.”

Het tegenovergestelde gebeurde bij een zieke werknemer die ervan werd verdacht in zijn vrije tijd als gids in een natuurpark te werken. Zijn werkgever stuurde undercoverdetectives op hem af. De rechter vond dat te ver gaan: minder ingrijpende stappen, zoals een gesprek of het inschakelen van de Arbodienst, waren overgeslagen.

„Wantrouwen leidt snel tot boosheid omdat een werkgever het gevoel heeft dat zijn geld gestolen wordt”, zegt Bleeker. „Maar je mag je niet door die boosheid laten leiden.”

Prestatiemanagement en vertrouwen op de werkvloer

Voor managers ligt de oplossing daarom eerder bij prestatiemanagement dan bij monitoring. Grote KPI's kunnen worden vertaald naar concrete week- of maanddoelen. Een korte dagelijkse stand-up of wekelijkse één-op-één geeft bovendien zicht op voortgang zonder werknemers digitaal over de schouder te kijken.

Dat vraagt wel iets wat voor sommige leidinggevenden lastig is: controle loslaten. „Soms zijn er ‘rotte appels’ die de kantjes ervan af lopen, maar als een manager daarop reageert door het hele team te gaan controleren, is dat niet de juiste aanpak. Op kantoor gebeurde het ontduiken van werk immers ook al.”

Bossware kan uiteindelijk precies het tegenovergestelde bereiken van wat de werkgever ermee beoogt. „Buitensporige controle beperkt de autonomie, kan werkstress veroorzaken en werknemers van de organisatie vervreemden.”

Een meta-analyse laat zien dat werknemersmonitoring consequent samenhangt met iets meer stress en iets minder werktevredenheid. De effecten zijn klein, maar worden wel in veel verschillende onderzoeken teruggevonden. Ander onderzoek laat een samenhang zien van meer autonomie met meer werkplezier en minder stress.

De fundamentele managementvraag bij hybride werken is volgens Bleeker daarom niet hoe je op afstand kunt controleren of iemand werkt, maar hoe je weet dat het werk wordt gedaan. „Dat vereist duidelijke doelen, regelmatig contact en ingrijpen wanneer daar concrete aanleiding toe bestaat.”

Lees ook: Bedrijf bespioneert én ontslaat thuiswerkende manager met zieke vrouw, rechter grijpt in

Tips voor leidinggevenden: organiseer vertrouwen, niet wantrouwen

• Stuur op output in plaats van schermtijd. Inloguren en muisbewegingen zijn lang niet altijd een goede maatstaf voor productiviteit.

• Maak van een individueel probleem geen teamprobleem. Eén werknemer die afspraken niet nakomt, rechtvaardigt niet automatisch controle van iedereen.

• Begin bij het gesprek. Digitale monitoring is juridisch geen eerste middel bij twijfel over prestaties.

• Organiseer vertrouwen. Concrete week- en maanddoelen, stand-ups en één-op-ééncontact geven managers zicht op prestaties zonder permanente surveillance.

• Zie controle als leiderschapsvraagstuk. Wie hybride werken mogelijk maakt, moet managers ook leren leidinggeven aan medewerkers die ze niet voortdurend kunnen zien.

Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in: