De gemiddelde werknemer maakt dagelijks gebruik van meerdere digitale platforms, communicatiekanalen en taakbeheersystemen. In een wereld van hybride en remote werken zijn deze tools essentieel om in contact te blijven met collega's en effectief samen te werken. Maar tools die bedoeld zijn om het werk eenvoudiger te maken, kunnen net zo goed bijdragen aan mentale uitputting en stress, beter bekend als 'pingmoeheid', aldus ITPro.
Het kan lijken alsof het bijhouden van meldingen een voltijdse baan op zich is
Sarah Stevens
Constante stroom van digitale meldingen
Door een constante stroom van digitale meldingen kunnen werknemers overweldigd raken en minder productief worden. Uit het Digital Noise Impact-rapport van Unily, gepubliceerd in juni 2024, blijkt dat bijna de helft van de 500 ondervraagde Britse werknemers minstens eens per half uur wordt gestoord door meldingen van online platforms. Ongeveer een derde wordt zelfs om de vijftien minuten onderbroken.
,,Technologie houdt ons 24/7 verbonden, maar deze continue stroom van meldingen kan ervoor zorgen dat werknemers zich uitgeput en constant 'aan' voelen. Het kan lijken alsof het bijhouden van meldingen een voltijdse baan op zich is," zegt Sarah Stevens, medeoprichter en directeur van HR-adviesbureau Hoomph.
Onderzoek van Gloria Mark, professor informatica aan de Universiteit van Californië in Irvine, suggereert dat het gemiddeld 23 minuten en 15 seconden duurt voordat iemand zich na een onderbreking weer volledig kan concentreren. Geen wonder dat sommige werknemers het gevoel hebben dat ze nooit echt aan werken toekomen.
Ping-moe? Focus op productiviteit
Dit productiviteitsprobleem zou een prioriteit moeten zijn voor leiders. Maar zoals Jenni Field, expert in interne communicatie en leiderschap, aangeeft, is het beheren van de 'continue vraag om aandacht' niet eenvoudig. Vooral omdat veel bedrijven nog steeds worstelen met hybride werken en de blijvende impact van de pandemie op de werkcultuur.
Werknemers moeten voorkomen dat de chaos van anderen hun eigen werk verstoort
Jenni Field
Onmiddellijk reageren op verzoeken managers en collega's?
Werknemers voelen vaak de druk om altijd 'aan' te staan en onmiddellijk te reageren op verzoeken van managers en collega's, ongeacht tijd of plaats. Hybride werken heeft deze verwachting verder versterkt. Werknemers moeten direct beschikbaar zijn voor vragen van collega's, zelfs als die zich in een andere stad of tijdzone bevinden.
Het simpelweg uitschakelen van meldingen is vaak geen optie. Wanneer werknemers hun meldingen later weer inschakelen, ontstaat er een overweldigende achterstand, wat de afleiding alleen maar groter maakt. In plaats daarvan kunnen ze 'no-ping'-blokken instellen, zoals Stevens suggereert: periodes van diep werk zonder onderbrekingen. Een methode hiervoor is de Pomodoro-techniek, waarbij werknemers 25 minuten geconcentreerd werken, gevolgd door een pauze van vijf minuten.
Lees ook: Steeds meer Nederlandse koppels kiezen voor deeltijdwerk
Prioriteer de meldingen
Niet alle meldingen zijn onnodige afleidingen. Sommige zijn urgent en vereisen directe actie. Daarom is het belangrijk om meldingen te prioriteren: welke vereisen onmiddellijke aandacht en welke kunnen wachten?
,,Werknemers moeten voorkomen dat de chaos van anderen hun eigen werk verstoort. We zijn vaak geneigd om valse urgentie te creëren. Het is cruciaal dat werknemers de regie houden over hun werk en hun notificaties bewust checken, zonder dat het hun dag bepaalt," zegt Field.
Er moet een cultuur ontstaan waarin directe antwoorden niet de norm zijn
Sarah Stevens
Ping-moe: duidelijke communicatieafspraken
Field en Stevens zijn het erover eens dat leiders met hun werknemers moeten bespreken hoe ze het liefst gecontacteerd worden. Sommigen geven de voorkeur aan een bericht via Microsoft Teams of Slack, anderen aan e-mails en weer anderen aan een telefoontje. Deze voorkeuren moeten binnen teams gecommuniceerd en gerespecteerd worden. ,,Je moet weten hoe mensen het liefst communiceren om als team goed samen te werken," zegt Field.
Ook responstijden moeten helder worden vastgesteld. Leiders kunnen bijvoorbeeld afspreken dat berichten via Google Chat of WhatsApp binnen twee uur worden beantwoord en e-mails binnen 24 uur, stelt Stevens voor.
Maar afspraken maken is één ding, ze naleven is iets anders. Field benadrukt dat ze zinloos zijn als werknemers hun statusupdates niet serieus nemen. ,,Als je status op 'niet storen' of 'offline' staat en je toch reageert, geef je collega's het signaal dat ze die status in de toekomst kunnen negeren," waarschuwt ze.
Stel een focusmodus in
Een nuttige strategie is het instellen van een 'focusmodus', zodat collega's weten wanneer iemand onbereikbaar is. Daarnaast kunnen onnodige berichten worden vervangen door gestructureerde check-ins, zoals wekelijkse stand-ups, om het aantal meldingen te verminderen.
Welke aanpak leiders ook kiezen, ze moeten onthouden dat werknemers in de eerste plaats mensen zijn. Hoewel van hen verwacht wordt dat ze binnen een bepaalde tijd reageren, hebben ze ook een leven buiten werktijd.
E-mails buiten werktijd moeten worden genegeerd
,,Als de werkdag voorbij is, zou dat ook echt zo moeten zijn," concludeert Stevens. ,,Alle meldingen moeten worden uitgeschakeld en e-mails buiten werktijd moeten worden genegeerd. Er moet een cultuur ontstaan waarin directe antwoorden niet de norm zijn." Hij voegt daaraan toe dat als leiders deze grenzen respecteren, werknemers dat ook zullen doen: ,,Deze kleine veranderingen stapelen zich op en maken werken minder een strijd tegen meldingen en meer een kans om echt iets gedaan te krijgen."
Bron: ITPro (Rich McEachran)
Ontvang elke donderdag het beste van BusinessWise in je mailbox
