Het geheim van pro-activiteit is vooruitdenken, zegt Björn Deusings, directeur van Tijdwinst.com. Hij legt uit dat grote taken vaak worden uitgesteld omdat ze intimiderend lijken. Door ze op te delen in kleinere stappen en acties, worden ze wél behapbaar.
,,Iedereen herkent het wel: een grote klus ligt te wachten, zoals een scriptie of een groot project op het werk. Vaak wordt het uitgesteld tot het laatste moment, met de gedachte dat presteren onder druk wel lukt", aldus Deusings in Hoe word ik. ,,Maar dat is precies waar het misgaat. Kleine, ad-hoc taken lijken altijd voorrang te krijgen, terwijl de grote, belangrijke taken aan de zijlijn blijven liggen. Dit kan frustrerend zijn, vooral wanneer de deadline nadert en de stress toeneemt."
LEES OOK: Hoe word ik veerkrachtiger?
,,Voordenken is essentieel bij het aanpakken van grote projecten. Het begint met het erkennen dat deze taken intimiderend kunnen zijn. Het idee dat men een nieuw plan moet opstellen of een financieel jaarverslag moet schrijven, kan overweldigend zijn. De gedachte om te beginnen met schrijven kan al snel omslaan in een wirwar van vragen: Wat moet er allemaal in? Wat zijn de verwachtingen? Wat zijn de deadlines? Dit leidt vaak tot een gevoel van chaos, omdat de taak veel complexer blijkt dan aanvankelijk gedacht."
Breng verschillende onderdelen in kaart
Deusings: ,,Het is cruciaal om te beseffen dat deze grote taken vaak zijn opgebouwd uit vele kleinere sub-taken. In plaats van meteen aan de slag te gaan, is het waardevol om eerst even stil te staan en na te denken over wat er precies moet gebeuren. Wat zijn de eerste concrete stappen? En welke informatie is nodig? Door deze vragen te beantwoorden, kunnen de verschillende onderdelen van de taak helder in kaart worden gebracht. Dit leidt tot een overzichtelijke actielijst en vermindert de druk die zich ophoopt naarmate de deadline dichterbij komt.
Sta eerst even stil te staan en denk na over wat er precies moet gebeuren in plaats van meteen aan de slag te gaan. Wat zijn de eerste concrete stappen?
,,Neem bijvoorbeeld een project dat pas over twee maanden ingeleverd hoeft te worden. In plaats van te wachten tot de laatste weken, kan er al op een rustige vrijdagmiddag nagedacht worden over wat het eindresultaat moet zijn. Wat betekent het om dit project 'af' te hebben? Is het klaar als het ingeleverd is, of pas wanneer het goedgekeurd is? Het is belangrijk om te begrijpen wat 'klaar' betekent, zodat de juiste stappen kunnen worden gezet."
LEES OOK: Hoe word ik productiever?
Door deze reflectie kan men ontdekken welke acties nu al ondernomen kunnen worden. ,,Misschien zijn er zaken die in de komende week opgepakt kunnen worden, of misschien is het duidelijk dat er hulp van anderen nodig is. Het tijdig delegeren van taken of het aanvragen van informatie kan de druk aanzienlijk verlichten. Het is een actieve manier om de controle over het project te houden en ervoor te zorgen dat alles op schema blijft."
Kleine, behapbare stappen
Het proces van voordenken zorgt ervoor dat de grote klus niet meer als een onoverkomelijke berg aanvoelt. Door het in kleinere, behapbare stappen op te splitsen, wordt het overzichtelijker en minder stressvol. Dit voorkomt dat men in een situatie belandt waarin alles tegelijk moet gebeuren en de kwaliteit van het werk in gevaar komt.
Pro-activiteit als routine
Een tip is om regelmatig momenten in te plannen om na te denken over lopende projecten. ,,Dit kan wekelijks of maandelijks zijn, afhankelijk van de aard van het werk. Door deze discipline aan te nemen, wordt pro-activiteit niet alleen een doel, maar een routine."
LEES OOK: Hoe word ik beter in getallen onthouden?
Proactiviteit is dus niet alleen een kwestie van handelen, maar vooral van denken. ,,Door tijd te nemen om te reflecteren, plannen te maken en acties te definiëren, kan men de controle over projecten en taken versterken. De volgende keer dat er een grote klus op de horizon verschijnt, kan het nuttig zijn om even stil te staan, te voordenken en een plan van aanpak op te stellen. Zo wordt de kans op succes vergroot en gaat je stressniveau omlaag."
Luister ook de andere afleveringen met Björn Deusings
Hoe word ik productiever?
Hoe word ik minder snel afgeleid?
Hoe word ik in control?
Hoe word ik beter in bepalen wat belangrijk voor me is?
Hoe word ik efficiënter?
MEER LUISTEREN? Hier vind je alle afleveringen:
