Hoe word je productiever? Het antwoord ligt in de focus op de juiste dingen, zegt vertelt Björn Deusings, directeur van trainingsbureau Tijdwinst.com. ,,We horen vaak mensen zeggen dat ze 'druk' zijn. Maar wat betekent dat eigenlijk? Druk zijn is niet moeilijk; productief zijn is een ander verhaal, zeker wanneer de verantwoordelijkheden zich opstapelen."
Om productief te zijn, moet je goed onderscheid maken in wat je doet en, nog belangrijker, wat je niet doet. Dit begint allemaal met overzicht. Wanneer iemand zich overweldigd voelt door werk, is de eerste stap vaak om te kijken naar wat er precies op de plank ligt, zegt Deusings. ,,Het blijkt vaak dat mensen geen helder overzicht hebben van hun taken. Er zijn papieren lijstjes, digitale notities, e-mails en afspraken die allemaal door elkaar lopen. En voor je het weet, ben je het overzicht kwijt. Misschien heb je in een vergadering afspraken gemaakt, maar die zijn weer vergeten in de chaos van je hoofd."
Je druk voelen en druk zijn
Het is ook belangrijk om te beseffen dat er een wezenlijk verschil is tussen je druk voelen en daadwerkelijk te druk zijn. De oplossing? Organiseren! Begin met het stroomlijnen van je taken en zorg ervoor dat alles op één plek staat. Eén agenda waarin al je afspraken en taken zijn verzameld. Dit geeft je een helder beeld van wat je moet doen, zodat je brein kan vertrouwen op die informatie. Vergeet niet dat je brein niet goed omgaat met onduidelijkheid; als er iets ontbreekt, leidt dat tot stress en onzekerheid.
Entlistungsfreude
Stel, je hebt je lijstje eindelijk op orde. Hoe ga je dan productief aan de slag? Het kan verleidelijk zijn om eerst de kleine, snelle taken af te handelen. Die geven je namelijk een snel gevoel van voldoening. Deusings: ,,Als je iets afvinkt komt er een klein beetje dopamine vrij. Duitsers hebben daar zelfs een woord voor: Entlistungsfreude."
Maar de grote, belangrijke taken blijven vaak liggen. De reden? Je stelt ze uit omdat je eerst die kleine dingen wilt afhandelen. Dat is een valkuil waar velen in trappen. Voordat je het weet, schuif je die grote taken voor je uit en raken ze in de vergetelheid.
Overzicht
,,Om productief te zijn, moet je goed onderscheid maken in wat je doet en, nog belangrijker, wat je niet doet. Dit begint allemaal met overzicht."
Dus, wat kun je doen? Neem een paar minuten de tijd om die grote taken op te splitsen in kleinere, behapbare delen, zegt Deusings. Dat maakt ze minder intimiderend en makkelijker om mee aan de slag te gaan. Vaak is het de mentale ruimte die je mist om die grote klussen aan te pakken in de dagelijkse drukte. Productiviteit begint met overzicht en het maken van keuzes. Maar hoe begin je?
Het slikken van de kikker
Een populaire strategie is om de dag te starten met de belangrijkste of moeilijkste taak. Er zijn veel boeken geschreven over het 'slikken van de kikker', wat betekent dat je je grootste uitdaging als eerste aanpakt. Dit werkt goed omdat je in de ochtend meestal de meeste energie hebt. Maar het is cruciaal om ook de juiste omgeving te creëren. Je moet ervoor zorgen dat je in een rustige omgeving kunt werken; anders wordt het moeilijk om je te concentreren.
Prikkels
En dan zijn er natuurlijk de afleidingen: telefoontjes, nieuwe e-mails en opdrachten die binnenkomen. Al deze prikkels kunnen je focus verstoren. Hier ligt een belangrijke verantwoordelijkheid bij jou, zegt Deusings. Niet alles hoeft direct opgepakt te worden; veel zaken kunnen ook even wachten. Als kenniswerkers is onze productiviteit afhankelijk van ons vermogen om ons te concentreren. Laat je niet afleiden door alles wat er tussendoor komt; dat doet afbreuk aan je concentratie en daarmee aan je productiviteit.
De conclusie van deze Hoe word ik-aflevering? Maak keuzes, zorg voor overzicht en creëer de juiste omstandigheden voor jezelf. Het is jouw verantwoordelijkheid om de regie te nemen over je werk en je tijd.
Luister ook de andere afleveringen met Björn Deusings
Hoe word ik productiever?
Hoe word ik pro-actiever?
Hoe word ik minder snel afgeleid?
Hoe word ik in control?
Hoe word ik beter in bepalen wat belangrijk voor me is?
Hoe word ik efficiënter?
MEER LUISTEREN? Hier vind je alle afleveringen:
