Taco Oosterkamp, coach en auteur van het nieuwe boek Cruisecontrol, deelt zijn verrassende inzichten over delegeren. Met praktische tips, een beetje AI, en een frisse kijk op wat goed leiderschap betekent, leer je hoe je deze cruciale vaardigheid ontwikkelt.
Wat betekent delegeren écht?
Oosterkamp maakt duidelijk dat delegeren niet alleen draait om het 'uitbesteden' van taken. Het is een strategische vaardigheid waarbij je zowel het werk als de verantwoordelijkheden zorgvuldig overbrengt naar anderen. Dit vraagt om goed nadenken: waar ben ik het meest waardevol, en welke taken kan ik beter overlaten aan mijn team?
De grootste valkuilen bij het delegeren
Volgens Oosterkamp liggen de grootste fouten bij delegeren vaak al in de voorbereiding:
Geen helder doel: Zonder duidelijkheid over wat je verwacht, kan een taak verkeerd of inefficiënt worden uitgevoerd. Dit leidt tot frustratie en verspilling van tijd.
Alles zelf willen doen: Veel leidinggevenden zijn geneigd om zelf taken op te pakken, omdat „het sneller en beter gaat". Dit houdt echter in dat zij geen tijd hebben voor strategische of essentiële werkzaamheden.
Te weinig achtergrondinformatie geven: Een succesvolle overdracht vraagt om duidelijke communicatie. Als je geen context biedt, kan een taak niet goed worden uitgevoerd.
Hoe begin je met delegeren?
Oosterkamp raadt aan om delegeren stap voor stap aan te pakken. Hij deelt enkele praktische adviezen:
Start met een zelfevaluatie
Vraag jezelf eerst af: wie ben ik als leidinggevende en waar liggen mijn sterke en zwakke punten? „Veel mensen hebben een klik met medewerkers die op hen lijken, maar dit kan leiden tot onvoldoende aanvulling in je team. Zoek juist mensen die jou aanvullen."
Ontwerp je droomteam
Hoe moet je team eruitzien zodat het optimaal presteert? Denk na over de verantwoordelijkheidsgebieden die je wilt verdelen en wie welk type werk het beste kan uitvoeren. Dit is een cruciaal onderdeel van delegeren op lange termijn.
Stel duidelijke verwachtingen
Een goed gedelegeerde taak begint met een duidelijke beschrijving:
Wat moet er gebeuren?
Wat is het gewenste resultaat?
Wat zijn de deadlines?
Gebruik een duidelijke structuur en geef duidelijke verantwoordelijkheden.
Maak gebruik van hulpmiddelen zoals AI
Oosterkamp wijst op een unieke troef die leidinggevenden kunnen inzetten: AI, zoals ChatGPT. Hij stelt dat je een AI kunt gebruiken als een slimme stagiair die met jouw informatie helpt bij het structureren van werk.
Voorbeeldprompt: „Ik wil beginnen met delegeren. Dit is mijn werk, mijn profiel, en mijn sterktes en zwaktes. Wat adviseer je als eerste stappen?"
Gebruik AI om na te denken over verantwoordelijkheidsverdeling en zelfs om duidelijke taakomschrijvingen te formuleren.
De kracht van het kleurkaart-systeem
Oosterkamp introduceert een visueel hulpmiddel om overzicht te krijgen en delegeren effectief te maken: het kleurkaart-systeem.
Maak een overzicht: Schrijf alle verantwoordelijkheden in je team op een whiteboard of poster.
Verdeel kleuren: Geef elk teamlid een kleur en wijs taken toe. Jouw kleur als leidinggevende is altijd rood, omdat dit zichtbaar en opvallend is.
Doel: Zorg ervoor dat jouw rode taken zoveel mogelijk van het bord verdwijnen. Dit betekent dat je tijd en energie hebt voor strategie, problemen oplossen en visie ontwikkelen.
Waarom delegeren jouw werk makkelijker maakt
Door verantwoordelijkheden los te laten en toe te vertrouwen aan je team, krijg je als leidinggevende ruimte om je te richten op je kernwerk:
Strategieontwikkeling: In een snel veranderende wereld zoals vandaag heb je tijd nodig om vooruit te kijken en plannen te maken.
Problemen oplossen: Door drukke taken uit handen te geven, heb je ruimte om je team écht te ondersteunen.
Creativiteit en innovatie: Delegeren geeft je mentale rust en ruimte om nieuwe ideeën te ontwikkelen.
De toekomst: AI en delegeren
Oosterkamp kijkt vooruit naar de mogelijkheden van AI binnen delegeren. Hij stelt dat AI een steeds grotere rol kan spelen in het vereenvoudigen van werkprocessen en het overnemen van repetitieve taken. „Het kan organisaties helpen om efficiënter te werken en tijd vrij te maken voor creatieve en strategische taken." Maar hij waarschuwt ook: „AI alleen is niet genoeg. Het blijft belangrijk om samen te werken met je menselijke medewerkers en hen te begeleiden."
MEER LUISTEREN? Hier vind je alle afleveringen:
