Waarom goed vastleggen en persoonlijk kennismanagement goud waard is

In een wereld waarin informatie continu op ons afkomt, wordt het steeds belangrijker om slim en efficiënt met data om te gaan. Martijn Aslander, technologiefilosoof en schrijver van het boek Ons werk is stuk, deelt in deze aflevering zijn inzichten over persoonlijk kennismanagement (PKM) en hoe je je vastlegvaardigheden kunt verbeteren. Het vastleggen van informatie is niet alleen een manier om je geheugen te ondersteunen, maar ook om je productiviteit, creativiteit en toekomstmogelijkheden te vergroten.

Waarom informatie vastleggen essentieel is

Volgens Aslander is vastleggen als een vorm van persoonlijke investering: je documenteert niet alleen je heden, maar creëert ook waarde voor jezelf in de toekomst. „Ik leef in drie tijdzones: mijn verleden, waar ik uit put; mijn heden, waarin ik mijn werk doe; en mijn toekomst, waarin ik alles wat ik heb vastgelegd kan benutten," zegt hij. Vastleggen helpt je sneller ideeën uit te voeren, beter overzicht te krijgen, en op het juiste moment toegang te hebben tot cruciale gegevens.

Wat je vastlegt, kan variëren van ontmoetingen en ervaringen tot aankopen, bloeddrukmetingen en zelfs welke boeken je hebt gelezen. „Soms weet je nog niet precies waarom je iets vastlegt, maar later blijkt dat het goud waard is," benadrukt Aslander.

Persoonlijk kennismanagement: analoog en digitaal

Aslander combineert analoge en digitale vastlegmethodes, afhankelijk van wat het meest praktisch is. Voor hem gaat het niet alleen om het vastleggen zelf, maar vooral om de structuur en toegankelijkheid van de gegevens. „Als je informatie vastlegt, moet je altijd kunnen terugvinden wat je hebt opgeslagen. Effectieve vastleggers zetten informatie om in 'informatie liquiditeit'—data die je snel kunt raadplegen."

Lees ook: Martijn Aslander over Maand van de Digitale Fitheid en bedrijfsleven: 'Gebrek aan digitale hygiëne grote boosdoener'

Praktische tools en tactieken

Aslander deelt enkele tools en gewoonten die helpen om beter vast te leggen:

Gebruik sjablonen: Maak formats voor dagelijkse informatie zoals temperatuur, aankopen, of bloeddruk. Hierdoor wordt het vastleggen een eenvoudige invuloefening.

Start klein met tools zoals Braintoss: Deze handige Nederlandse app helpt je spraakberichten om te zetten in tekst en stuurt deze naar een e-mail of systeem waar je het later kunt ordenen. Ideaal voor snelle notities.

Denk vooruit: Stel jezelf de vraag: wat wil ik later kunnen terugvinden? Door hier nu over na te denken, kun je informatie slim organiseren.

Digitale systemen zoals Obsidian, Notion en Evernote: Dit zijn krachtige tools waarmee je data kunt structureren, indexeren en vóór jezelf kunt optimaliseren. Ze maken het eenvoudig om opgeslagen informatie later weer op te vragen.

De kunst van snel terugvinden

Slim vastleggen draait niet alleen om bewaren, maar vooral om terugvinden. „Wat heb je aan informatie die je niet kunt vinden?" stelt Aslander. Hij adviseert om tags, categorieën en structuur te gebruiken, zodat je later met één druk op de knop inzicht krijgt in data zoals aankopen, gezondheidsmetingen, of zelfs ideeën uit oude notities.

Een interessante toepassing is het voeden van AI-systemen zoals ChatGPT met je persoonlijke data. Aslander: „Ik heb ChatGPT mijn blogs en notities gevoed, zodat ik nu precies kan vragen: 'Heb ik al eens iets geschreven over onderwerp X?' Binnen enkele seconden heb ik het antwoord."

Waarom structuur essentieel is

Het vastleggen van informatie wordt nog effectiever met behulp van gestructureerde data. „Garbage in, garbage out," legt hij uit. „Als je AI gebruikt, leveren gestructureerde gegevens altijd betere resultaten dan ongestructureerde data." Het creëren van structuur in je eigen vastlegmethodes is dan ook de sleutel tot succes.

Analoog én digitaal: waarom beide belangrijk zijn

Hij benadrukt dat hij zowel analoge als digitale tools gebruikt om informatie vast te leggen. „Soms werk ik liever op papier, bijvoorbeeld in bed. Het fysieke gevoel van schrijven helpt mijn gedachten te ordenen. Maar uiteindelijk komt alles via digitale herkenning en AI toch weer in mijn systeem terecht."

Wat vastleggen je oplevert

Aslander geeft concrete voorbeelden van de waarde van vastleggen:

Gezondheidsgegevens: „Omdat ik bloeddrukmetingen al decennia vastleg, kan ik direct jarenlange data aan een arts laten zien."

Aankopen: Door systematisch vast te leggen wat hij koopt, kan hij bijvoorbeeld met één klik zien hoeveel hij heeft uitgegeven aan elektronica de afgelopen jaren.

Creatieve processen: Vastgelegde ideeën, ervaringen en ontmoetingen kunnen later nieuwe projecten of kansen opleveren.

De eerste stap: begin simpel

Voor beginners die van vastleggen een gewoonte willen maken, heeft Aslander een eenvoudige eerste tip: „Installeer de app Braintoss en begin met het vastleggen van simpele gedachten of gebeurtenissen. Het is een laagdrempelige manier om te starten met persoonlijk kennismanagement."

Vastleggen voor een rijker leven

Een betere vastlegger worden draait om meer dan alleen informatie bewaren. Het is een manier om je leven, werk en toekomst te structureren. Door slim vast te leggen, kun je sneller handelen, reflecteren, en leren. Of zoals Aslander zegt: „Wat je vastlegt, is een vorm van kapitaal. Als je dat goed organiseert, kun je dat goud effectief benutten."

Luister ook naar de andere afleveringen met Martijn Aslander

Hoe word ik een betere aanjager?
Hoe word ik een betere beller?
Hoe word ik een betere onthouder?
Hoe word ik een betere spreker?
Hoe word ik een betere pitcher?
Hoe word ik een betere organisator?
Hoe word ik een betere lezer?
Hoe word ik slagvaardiger?
Hoe word ik een betere denker?
Hoe word ik een betere kenniswerker?

MEER LUISTEREN? Hier vind je alle afleveringen: