Complex en ingewikkeld. Twee woorden die we in de Nederlandse taal vaak als synoniemen voor elkaar gebruiken. Zo hoorde ik laatst een manager zeggen: „Onze branche is complex en dat maakt ons werk ingewikkeld." Aan het eind van dit artikel zal je snappen waarom dat een rare zin is. Het onderscheid tussen ingewikkelde en complexe uitdagen niet goed begrijpen, kan tot problemen leiden in organisaties. Want ze vragen beide namelijk om een totaal andere aanpak.
Het onderscheid tussen beide woorden komt uit het Cynefin Framework van complexiteitswetenschapper Dave Snowden. In het framework spreekt hij zelfs over vijf domeinen: simple, complicated, complex, chaotic en disorder. Interessant om zijn uitleg eens te bekijken op YouTube, Voor nu houden we het echter bij ingewikkeld en complex.
Sydney Brouwer schrijft over organisaties waar het gaaf is om bij te werken en leuk is om van te kopen. En hij is een van de sprekers van het Sprekershuys.
Wat betekent ingewikkeld?
Ingewikkeld werk vergelijk ik met een Rubik's Cube. Zo'n puzzel kan je in ongelooflijk veel combinaties draaien. 43.252.003.274.489. 856.000 combinaties om precies te zijn (43 quintiljoen en een beetje). Het maakt echter niet uit welke je hebt, ze zijn allemaal op te lossen via dezelfde stappen. Als je die stappen eenmaal weet, kan je oefenen. Dan word je steeds sneller en beter totdat je misschien wel het wereldrecord-Rubik's-Cube-oplossen verbetert. Dat staat op 3.1 seconden.
Er zijn echter maar weinig mensen die weten wat de stappen zijn. Dus als jij een gekleurde kubus opgelost wil hebben, zal je flink aan de bak moeten. Met een online cursus of een handleiding hard studeren hoe je tot de oplossing komt. Doe je dit vaak genoeg, dan word je een expert. Je kan natuurlijk ook een expert inhuren die de puzzel voor je maakt.
De juiste aanpak om ingewikkelde vraagstukken aan te pakken is: het probleem analyseren, dan een plan maken en vervolgens het plan uitvoeren
Dat is ingewikkeld werk. Het lijkt lastig, maar het is oplosbaar. Niet voor iedereen — je hebt expertise nodig — maar als je het eenmaal snapt, kan je heel voorspelbaar de gewenste uitkomst krijgen. Het bouwen van een brug of het landen van een Boeing 737 zijn andere voorbeelden van ingewikkeld werk.
De juiste aanpak om ingewikkelde vraagstukken aan te pakken is: het probleem analyseren, dan een plan maken en vervolgens het plan uitvoeren.
Het motto is: eerst denken, dan doen.
Lees ook: 80 procent van de plannen loopt niet volgens plan - en juist dat is een kans
Hoe zit het met complex?
Complex werk is totaal anders. Complex werk vergelijk ik met het opvoeden van kinderen. Ik ben erachter gekomen dat ik opvoeden vrij moeilijk vind. Je komt constant in situaties waarvan je geen idee hebt hoe je erop moet reageren, maar wel íets moet doen. Een plan maken voor 18 jaar opvoeden is onmogelijk. Te veel verrassingen, te veel onvoorziene situaties, te veel factoren achter de schermen waarvan je het bestaan niet eens weet. Wat je wel kan doen is terugkijken.
Bij complexe zaken is de uitkomst alleen achteraf te begrijpen
Als het kind eenmaal volwassen is, kan je eens samen gaan zitten en bespreken welke momenten in de jeugd van het kind echt vormend waren. Waar jij als ouder een grote impact hebt gehad. Terugkijkend zijn die momenten waarschijnlijk logisch, al wist je dat op het moment zelf misschien niet.
Bij complexe zaken is de uitkomst alleen achteraf te begrijpen. Daarnaast is de uitkomst ook nog eens totaal onvoorspelbaar. De meeste ouders met twee of meer kinderen proberen die kinderen volgens dezelfde normen en waarden op te voeden. Toch worden het totaal andere kinderen.
Complex werk zit overal waar mensen betrokken zijn. Klantbeleving. Innovatie. Leiderschap. Cultuurverandering. Ondernemerschap. Allemaal complexe vraagstukken. En toch proberen organisaties deze dingen vaak te managen met Excel, plannen, draaiboeken en budgetten.
Geen wonder dat het zo vaak vastloopt.
Complex werk vraagt om een andere aanpak. Er is geen vast stappenplan om je doelen te bereiken. Alles heeft op alles invloed en het systeem reageert daarom vaak onvoorspelbaar. Om vooruit te komen binnen complexe vraagstukken hebben we andere vaardigheden nodig. We moeten experimenteren, improviseren, leren en doorbouwen op wat je gevonden hebt. De weg vooruit moet je ontdekken door te verkennen.
Het motto voor complexe vraagstukken is: van doen leren we meer dan van denken.
Lees ook: Het magazijnmodel van IKEA werd uit nood geboren: waarom je moet improviseren én experimenteren
Verschillende oplossingen
Inmiddels kan je waarschijnlijk wel aanvoelen wat er gebeurt als je niet de juiste aanpak kiest bij de verschillende soorten werk. Een Rubik's Cube ga je niet oplossen door het gewoon te proberen. Als je een plan gaat maken voor de opvoeding van kinderen en gaat proberen elke situatie te voorzien, kost dat veel tijd en energie. Vervolgens kom je er op dag twee achter dat je toch iets over het hoofd hebt gezien.
Als je een complex vraagstuk benaderd als iets ingewikkelds, dan ga je plannen maken die geen enkel raakvlak hebben met de werkelijkheid. Je probeert controle te krijgen over iets dat zich niet laat controleren. Je verspilt tijd, energie en geld. Complex werk is onplanbaar.
En als je een ingewikkeld vraagstuk behandelt alsof het complex is? Dan ga je radeloos improviseren met iets waar de beste oplossing al voor gevonden is. Ook zonde.
Je kan ervan uitgaan dat de uitkomsten in complexe domeinen vrijwel altijd anders zijn dan je vooraf had gedacht. Door beter te worden in experimenteren en improviseren, kan je juist in deze domeinen de kans vergroten op resultaten die ik noem: Beter dan Bedacht. Resultaten die anders zijn dan verwacht, maar beter dan je vooraf had kunnen bedenken.
Daarom is deze vraag zó belangrijk: is jouw werk ingewikkeld of complex?
In het kort: Complex vs. Ingewikkeld
Ingewikkeld werk (de Rubik's Cube): Dit vraagt om expertise en analyse. Er is een vaste oplossing en de uitkomst is voorspelbaar. De aanpak is: analyseren, plannen, uitvoeren. Het motto: Eerst denken, dan doen.
Complex werk (Kinderen opvoeden): Dit is onvoorspelbaar en onplanbaar. Er is geen vast stappenplan; de uitkomst begrijp je pas achteraf. De aanpak is: experimenteren, improviseren en leren. Het motto: Van doen leren we meer dan van denken.
De grootste valkuil: Veel organisaties proberen complexe vraagstukken te managen met 'ingewikkelde' oplossingen (dichtgetimmerde plannen en budgetten). Dit leidt tot frustratie en verspilling.
Het advies: Bepaal eerst in welk domein je zit. Is het complex? Stop met plannen en begin met experimenteren voor resultaten die 'beter zijn dan bedacht'.
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
