Een kapper moet om de zoveel tijd zijn föhn laten keuren. Maar de komst van zo’n keurmeester kost zoveel geld dat het in de praktijk vaak goedkoper is de haardroger weg te gooien en te vervangen door een nieuwe.
Met dat voorbeeld startte Vincent Karremans, toentertijd minister van Economische Zaken, vorig jaar een operatie die ervoor moet zorgen dat de overheid elk jaar vijfhonderd zinloze regels schrapt. De eerste deadline verliep voor de zomer.
Karremans iets te ambitieus
Helaas bleek die doelstelling iets te ambitieus gesteld. Door slechts 94 regels werd streep getrokken, aan het verwijderen van 309 bepalingen wordt nog gewerkt. Zo blijkt het makkelijker gezegd dan gedaan om aan de kassa van de kiosk op het station geen onderscheid meer te maken of je het gekochte bekertje koffie ter plekke leegdrinkt, of pas in de trein. En dat een dierenpension bij het uitzwaaien van een hond ook afscheid mag nemen van het vaccinatiebewijs, in plaats dat ze dit jaren moet bewaren, blijkt nog best lastig te regelen.
“Voor het weghalen van voorschriften blijken er soms nieuwe bij te moeten komen”
Desondanks gaat de opschoonoperatie vrolijk door, ook nu Karremans richting het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is gereden. Zo kondigde staatssecretaris Eric van der Burg vorige week een nieuwe wet aan waarin het periodiek schrappen van regels wordt geregeld. Want ja, voor het weghalen van voorschriften blijken er soms nieuwe bij te moeten komen.
Lees ook: Paul van Riessen: ‘Juist met zijn witte gympen kleedt de nieuwe CEO van Heineken zich als een baas’
Slaat het initiatief over op het bedrijfsleven?
Ik hoop dat het initiatief overslaat op het bedrijfsleven. Want onzinnige bepalingen zijn beslist niet voorbehouden aan de overheid. Ik denk dat iedere werknemer bij zijn werkgever wel een regel kan noemen die eigenlijk nergens op slaat.
De malste voorbeelden komen uiteraard uit het buitenland. In China droeg een bedrijf zijn ongehuwde medewerkers op om binnen zeven maanden alsnog te trouwen. De marsorder gold, op straffe van ontslag, ook voor werknemers die überhaupt nog geen relatie hadden. En in Japan moeten medewerkers van een supermarktconcern niet alleen hetzelfde pekske aan, zij dienen ook op een uniforme wijze te lachen. Om dat te controleren, moeten ze hun glimlach voor de start van hun dienst aan een camera tonen, en het apparaat te begroeten alsof ze een klant te woord staan. Vervolgens worden de beelden door AI op 450 kenmerken getoetst.
Veel winst door opschonen regels
Een Nederlands voorbeeld vond ik in NRC, waar beschreven werd hoe werknemers met een groen of rood kaartje dienden aan te geven of ze openstonden voor een sociaal collegiaal praatje. En wie kent niet de richtlijn dat je verplicht bent je bureau als een flexplek te beschouwen, en dus aan het eind van de dag leeg achter te laten, ook al zit er in de praktijk nooit iemand anders achter?
“Toen het protocol de prullenbak in ging, bleek de tijdsbesparing aanzienlijk”
Organisaties die al een begin hebben gemaakt met het opschonen van regels, ervaren veel winst. Zo kwam Savant Zorg erachter dat hun medewerkers veel tijd kwijt waren omdat ze bij cliënten langs moesten rijden voor het laten tekenen van documenten, terwijl die krabbels door niemand werden verlangd. Waarom ze daar destijds dan toch mee begonnen waren, wist niemand meer. Maar op zeker moment dacht iedereen dat het zo hoorde. Toen het protocol de prullenbak in ging, bleek de tijdsbesparing aanzienlijk. En dus nam direct ook de kwaliteit van de zorg toe.
Lees ook: ENGIE-CEO had 25 procent van zijn mensen moeten ontslaan: ‘Daar had ik echt slapeloze nachten van’
Onderzoek De Nederlandsche Bank
Het voorbeeld sluit aan bij een onderzoek dat De Nederlandsche Bank dit voorjaar publiceerde. Het leert dat de gemiddelde werknemer in ons land twintig procent van zijn tijd kwijt is aan werkzaamheden die hij niet tot zijn kerntaken rekent. Dat is dus grofweg een dag per week. Vooral overleg en administratie vergen veel tijd. Nu zullen we het daar niet altijd over het verzamelen van zinloze handtekeningen hebben, maar het beeld dat uit het onderzoek rijst is duidelijk: het kan allemaal gerust een onsje minder.
Die organisatorische ballast ontstaat vaak doordat regels zich in de loop der tijd opstapelen, laag voor laag. Veel managers denken namelijk dat hun raison d’être bestaat uit het vangen van de werkelijkheid in protocollen, voorschriften en formulieren. En de gemiddelde manager voegt graag dingen toe.
“Uw medewerkers zullen u dankbaar zijn, want neem van mij aan: die hebben er schoon genoeg van”
Afschaffen van regels kent nauwelijks een beloning
Het verwijderen van zaken zien ze dan weer veel minder snel als hun taak. Dat komt ook omdat het een zeker risico met zich meedraagt. Een regel is misschien ooit bedacht omdat er iets misging. Als er daarna niets meer misgaat, kun je zeggen dat de nieuwe procedure werkt. Het afschaffen van regels kent daarentegen nauwelijks een beloning. En gaat het vervolgens een keer mis, dan ben jij de sjaak. Je moet maar durven.
Ik sprak ooit over de wildgroei aan regels met Bas van der Veldt, CEO van softwarebedrijf AFAS. Als gast van mijn programma At the Top vertelde hij dat hij ooit de beterbonus bedacht. Wie een jaar lang niet ziek was, kreeg 1.000 euro. Wie een dag miste vijfhonderd euro, enzovoort. En het werkte, het verzuim daalde. Toch schafte Van der Veldt de regel weer af, gewoon omdat hij allergisch voor regels is. En hij vond het middel dus erger dan de kwaal. Niet in principe maar uit principe. Dus: ‘met hetzelfde enthousiasme waarmee we de regeling hadden ingevoerd hebben we er weer een kruis doorheen gezet.’
Elk voorjaar een snijweek
In bijna alle gesprekken die ik wekelijks met CEO’s voer, hoor ik ze vertellen dat ze hun medewerkers behandelen als mensen die je vol vertrouwen verantwoordelijkheden moet gunnen. En ik hoor eigenlijk nooit dat dit vertrouwen ongegrond blijkt. Dus waarom zou je in dikke personeelshandboeken dan beschrijven wanneer je wat mag declareren, en hoeveel dagen je vrij mag nemen? Kun je je, zoals Netflix dat doet, niet beter beperken tot: ‘Take vacation’ en ‘act in Netflix’s best interests’?
Mijn antwoord laat zich raden. Dus laten we de missie van de overheid overnemen en voortaan elk voorjaar een snijweek inlassen, om alle regels die eigenlijk geen doel dienen op te ruimen. Uw medewerkers zullen u dankbaar zijn, want neem van mij aan: die hebben er schoon genoeg van.
Beluister At the Top met Paul van Riessen
Wat leiderschap op het hoogste niveau écht inhoudt, Paul van Riessen presenteert At the Top. Over visie, besluitvorming en de echte prijs van succes, ook buiten de boardroom. Scherpe en onbevooroordeelde gesprekken met C-level bestuurders en strategie-experts. Elke maandag om 17.00 uur op New Business Radio. Uitzending gemist? Luister dinsdag om 12.00 uur nog eens terug of beluister als podcast.
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
