In communicatie richten we ons vaak op wat we willen vertellen, maar staan we te weinig stil bij hoe en wanneer die boodschap daadwerkelijk wordt ontvangen. Goede timing kost niets extra’s, maar krijgt in communicatie en organisatiebeslissingen opvallend weinig strategische aandacht. We investeren veel in wat we zeggen, de vorm, de visuals en de middelen, maar veel minder in wanneer we het zeggen.
Timing kan doorslaggevend zijn voor hoe een boodschap wordt ontvangen. Het heeft effect op de geloofwaardigheid en dus het vertrouwen. Reden genoeg om er meer aandacht aan te geven.
Waarom we timing in business wél serieus nemen maar in communicatie niet
In veel sectoren wordt timing al serieuzer genomen. Denk aan annuleringsvoorwaarden in de dienstverlening: als je korter dan 24 uur van tevoren afzegt, betaal je vaak alsnog. Dat is geen formaliteit, maar een erkenning dat timing directe financiële impact heeft.
Ondernemers kunnen hun business niet goed managen als afspraken op het laatste moment wegvallen. Daar wordt timing dus expliciet onderdeel van het systeem.
In communicatie gebeurt dat veel minder.
Lees ook: Strategische noodzaak: ‘Missiebewaker is een interne én externe collega tegelijk’
Hoe één verkeerd gekozen moment je geloofwaardigheid kan verwoesten
Reputatieschade kan snel ontstaan. Een recent voorbeeld is de kritiek op Kim Kötter, die tijdens haar reis naar Oeganda als ambassadeur van het Aidsfonds promotie maakte voor haar webshop. De context maakte de boodschap ongemakkelijk en misplaatst: het moment en de omgeving stonden haaks op de commerciële uiting.
Dit laat zien hoe snel geloofwaardigheid onder druk komt te staan wanneer er geen rekening wordt gehouden met timing. Zeker bij content die vooraf wordt ingepland, kunnen context en actualiteit botsen. En precies daar ontstaat verlies van geloofwaardigheid.
De pijnlijke les van het Koningshuis: als context en gedrag botsen
Ook het Koningshuis kreeg terecht kritiek op hun reis naar Griekenland in 2020. In Nederland golden strenge coronamaatregelen, waaronder het advies om niet te reizen. Na een dag keerden ze terug en boden excuses aan, maar de schade was al aangericht. De geloofwaardigheid van het Koningshuis daalde enorm, maar ook de relevantie van de coronamaatregelen werd steeds minder duidelijk. Hoe serieus moet je die (strenge) maatregelen nemen als het Koningshuis en het Kabinet dat zelf niet doen?
De fatale fout: je eigen medewerkers als laatste inlichten
Op de werkvloer zie je hetzelfde gebeuren, maar dan met directe impact op mensen en processen. Persoonlijke gesprekken die verschoven worden, vanwege ‘andere prioriteiten’. Mededelingen die gedaan worden op momenten dat er andere uitdagingen spelen op de werkvloer. En het feit dat er vaak vergeten wordt om eerst intern te communiceren voordat de boodschap extern mooi in de etalage wordt gezet, zijn veelvoorkomende oorzaken van onbegrip en verlies aan geloofwaardigheid en kracht van de organisatie.
Lees ook: Fenna de Man: waarom de sterkste leiders wegblijven van kantoorpolitiek (en simpelweg zichzelf zijn)
Interne communicatie wordt vaak als vanzelfsprekend gezien: ‘Ze weten toch dat we hiermee bezig zijn’. Maar zo vanzelfsprekend is het niet. Medewerkers zijn de reden van je bestaan: zij moeten op de hoogte zijn en minstens zoveel weten als wat je aan een externe communiceert. De medewerkers bepalen of wat je communiceert ook waargemaakt wordt in de praktijk, ze zijn dus bepalend voor succes.
Als je verhaal intern niet bekend is, verlies je geloofwaardigheid, zelfs als je inhoud juist is.
Timing laat zien of je je werkelijk kunt verplaatsen in de ontvanger én waar je prioriteiten liggen
Fenna de Man
Het cruciale verschil tussen blind zenden en échte verbinding
Of het nu gaat om interne of externe communicatie: timing laat zien of je je werkelijk kunt verplaatsen in de ontvanger én waar je prioriteiten liggen.
‘Dinsdag is iedereen aanwezig’ of ‘we zijn al laat dus we moeten nu communiceren’ zijn geen bepalende argumenten. Ze zeggen niets over hoe de boodschap wordt ontvangen en of mensen klaar zijn om dit te ontvangen. Kunnen zij er op dat moment iets mee, draagt het bij aan de doelstellingen op de korte, maar vooral lange termijn?
En precies daar zit het verschil tussen zenden en echt in verbinding zijn met elkaar en met wat je als organisatie samen wilt bereiken.
Waarom de perfecte kandidaat op het verkeerde moment toch een mismatch is
Ook in recruitment speelt timing een grotere rol dan vaak wordt erkend. Het moment waarop je een vacature publiceert kan invloed hebben op hoe die wordt geïnterpreteerd en op de kwaliteit van de reacties.
In de aanloop naar de verkiezingen werd er een vacature voor persvoorlichter van de nieuwe minister-president uitgezet. Natuurlijk moet die functie vervuld worden, maar het is wel belangrijk om te weten wie in dat torentje komt te zitten. Een Wilders stemmer is wellicht niet de beste adviseur voor Jetten. ‘Ja, maar we moeten het communiceren, want mensen hebben een opzegtermijn’, geldt in dit geval niet als sterk argument.
Het gaat om de context en dus om het moment dat je kiest. Liever dat iemand een maand later begint, dan dat de gekozen sollicitant geen affiniteit heeft met de standpunten van de gekozen volksvertegenwoordiger.
Maak van timing je krachtigste strategische wapen
Timing is geen detail, het is een strategische factor in communicatie, leiderschap en besluitvorming. Uiteindelijk bepaalt timing niet alleen of je boodschap wordt gezien, maar vooral of het recht doet aan wie je bent en wat je met je communicatie wilt bereiken.
Lees ook: Waarom de ‘kritische collega’ vaak gelijk heeft en wat jij daar als leider van kunt leren
Direct toepassen: 5 tips voor perfecte timing
Intern:
Probeer in te schatten hoe het bericht bij de verschillende afdelingen ontvangen zal worden en bepaal wat het beste moment is qua begrip en ruimte om het bericht eventueel op te volgen.
Stel iemand aan die volledig op de hoogte is en tijd heeft om vragen te beantwoorden.
Extern:
Informeer eerst intern (altijd!).
Kijk naar context (actualiteit, de branche waarin je je begeeft, workload etc.).
Spiegel je boodschap en context aan je kernwaarden.
Vraag je af of deze boodschap een bijdrage levert aan je missie en doelstellingen.
Check? Go!
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
