Als je je aan het einde van een werkdag in een open kantoortuin vermoeid voelt, ligt dat waarschijnlijk niet aan je inzet, maar aan de fysieke ruimte waarin je werkt.
Denk aan die collega die twee meter verderop luidruchtig belt, het videoconsult dat zonder koptelefoon wordt gevoerd of de constante stroom van passerende mensen achter je stoel. Je beeldscherm voelt soms als een winkeletalage, terwijl je simpelweg probeert een e-mail af te ronden zonder het gevoel te hebben dat je als een panda in de dierentuin wordt geobserveerd.
De onzichtbare prijs van constante afleiding
Een neurowetenschappelijke studie van de Polytechnische Universiteit van Valencia (Universitat Politècnica de València) onderzocht de hersenactiviteit van 26 professionals via elektro-encefalografie (EEG), weet Newsweek.
Terwijl zij alledaagse cognitieve kantoortaken uitvoerden – zoals lezen, schrijven en luisteren – werd hun brein nauwkeurig gemonitord. Geen extreme stresstests of laboratoriumopstellingen met mysterieuze knoppen en witte jassen, maar puur het dagelijkse beeldschermwerk dat miljoenen professionals dag in, dag uit verrichten.
Open space en work pod
Het cruciale verschil zat in de werkomgeving. Dezelfde deelnemers voerden identieke taken uit in twee totaal verschillende omgevingen: een klassieke open kantoortuin (open space) en een afgesloten werkcabine (work pod).
Deze laatste is een compacte, vrijstaande, geluidsdichte en visueel geïsoleerde unit – een cocon binnen het kantoor, speciaal ontworpen om omgevingsgeluid en visuele prikkels te elimineren. Hierdoor kon een directe vergelijking worden gemaakt: hetzelfde brein, dezelfde taken, maar een compleet andere dynamiek.
Hersenactiviteit onder de loep: de open kantoortuin versus de 'work pod'
De resultaten bevestigen wat veel werknemers al vermoedden op basis van eigen ervaring: in de open kantoortuin nam de hersenactiviteit gedurende de sessie progressief toe. Het brein moest telkens meer cognitieve capaciteit aanspreken om de focus vast te houden. Het lijkt er dus op dat elke minuut in een rumoerige omgeving een extra mentale belasting vormt.
In de werkcabine daarentegen nam de activatie van de hersenschors na verloop van tijd juist af. Dezelfde taken werden volbracht met een rustiger, minder gestrest neurologisch profiel. De inhoud van het werk bleef exact gelijk, maar de onzichtbare cognitieve prijs die het brein moest betalen om het resultaat te leveren, was aanzienlijk lager.
Dit is een interessant detail, aangezien de open kantoortuin vaak wordt gepresenteerd als een dynamische, moderne ruimte die samenwerking stimuleert. Dat klopt ook – althans, wanneer het gaat om brainstormen, informeel overleg of het snel afstemmen van operationele zaken.
Het probleem ontstaat wanneer we van datzelfde brein in diezelfde ruimte diepe concentratie, kritische analyse of nauwkeurig schrijven verlangen. Een telefoongesprek verderop dringt dan ongevraagd de aandachtspanne binnen. Een zijdelingse beweging trekt automatisch de blik. Het lichaam registreert deze prikkels al ver voordat je ze bewust als irritatie bestempelt.
Lees ook - 1 op de 5 werknemers gebruikt AI al als psycholoog: waarom je als CEO nu écht ‘all-in’ moet gaan
Aanpassen aan chaos is een illusie
Het onderzoek bracht onder meer grote individuele verschillen aan het licht in hoe hersenen reageren op een open kantoortuin. Sommige mensen lijken beter bestand tegen chaos, terwijl anderen er sneller door worden ontregeld. Dit ontkracht het idee van de ‘standaardwerknemer’ – de hardnekkige corporate-aanname dat iedereen optimaal moet kunnen presteren in elke omgeving, mits er voldoende motivatie en een degelijke ergonomische bureaustoel aanwezig is.
De belangrijkste praktische conclusie is helder: concentratie bevindt zich niet alleen tussen onze oren, maar wordt direct gevormd door de fysieke ruimte.
De onderzoekers manen overigens wel tot nuance. De steekproefomvang was relatief compact en het onderzoek richtte zich specifiek op de contrasten tussen twee duidelijke ruimteconfiguraties. Het is dan ook te kort door de bocht om de open kantoortuin volledig af te schrijven. Wat wel glashelder is: het ontwerpen van kantoren die uitsluitend open, transparant en dynamisch zijn, eist een hoge cognitieve tol.
Balans op de werkvloer: de terugkeer van de deur
De oplossing ligt niet in het rigoureus afschaffen van gedeelde bureaus of het herintroduceren van de troosteloze, grijze kantoorhokjes (cubicles) uit de vroege jaren ‘90. Waar het om gaat is een volwassen balans.
Een intelligent ontworpen kantoor biedt een hybride structuur: open zones voor ontmoeting en cocreatie, afgesloten ruimtes voor diepe focus, aparte belcellen en hoeken waar overleg mogelijk is zonder het brein van collega’s te belasten. Het moet schrijven, analyseren, redigeren of het maken van een strategische presentatie faciliteren zonder afleiding. Al is het maar voor een uur. Al is het maar om een taak af te ronden zonder tien keer opnieuw te hoeven opstarten.
In die zin zijn work pods en stilteruimtes geen luxe kantoorgadgets, maar noodzakelijke ergonomische instrumenten om de cognitieve belasting van medewerkers te verlagen. De populariteit van het hybride werken heeft dit bovendien al aangetoond: velen presteren thuis beter omdat zij daar de regie over hun eigen omgeving hebben.
Móet je horen! Gerben van Driel en Marieke Dam praten in Rethinking Work met Maaike Boné van vastgoedadviseur CBRE over hybride werken en een zo aantrekkelijk mogelijk kantoor voor elke medewerker en team. Beluister de podcast hieronder.
Ontvang elke week het beste van BusinessWise in je mailbox. Schrijf je hier nu gratis in:
