Wat maakt een goede voorzitter? Hertoghs, expert in communicatie en gedragsverandering, begint met de kern: ,,De taak van een voorzitter is om alle geluiden op tafel te krijgen." Ze benadrukt dat een goede voorzitter niet door de groep mag worden geleid, maar juist regie moet voeren door de verschillende dynamieken tussen groepsleden te balanceren. ,,Er zijn mensen met een voorkeur voor extraversie die hardop denken, en mensen met een introverte voorkeur die juist tijd nodig hebben om na te denken. Als voorzitter is het jouw taak om beiden een plek te geven."
Veelvoorkomende uitdaging voor goed voorzitterschap
Een veelvoorkomend probleem is het overheersen van extraverte persoonlijkheden in een vergadering. Hertoghs stelt dat een voorzitter extraverten in toom kan houden door regelmatig samen te vatten wat ze zeggen. ,,Samenvatten is een krachtige tool om structuur aan te brengen, podiumtijd eerlijk te verdelen, en de vergadering helder te houden."
Hoe geef je introverte mensen ruimte?
Introverte deelnemers hebben vaak meer tijd nodig om hun gedachten te formuleren, wat voor de voorzitter een uitdaging kan zijn: "Maak dat veilig door vragen te stellen zoals: 'Wat zijn je eerste gedachten?'. Zo voelen introverte deelnemers zich niet gedwongen om een volledig antwoord te geven, maar kunnen ze hun ideeën delen zonder druk."
Belangrijk is ook om vooraf de structuur van de vergadering helder te maken. ,,Benoem duidelijk het doel van elk agendapunt," adviseert ze. Bijvoorbeeld: "Bij dit agendapunt gaan we 15 minuten lang meningen uitwisselen, zonder besluiten te nemen. Zo weet iedereen wat er van hen wordt verwacht."
Het belang van procesvoorstellen en samenvatten
Een cruciale vaardigheid voor een voorzitter is het regelmatig samenvatten. Hertoghs raadt aan om dit minstens acht keer per uur te doen: ,,Met samenvattingen sla je piketpaaltjes, waardoor iedereen helder heeft wat besproken is en wat de volgende stap is." Ook het maken van procesvoorstellen zonder argumenten kan een vergadering efficiënter maken, omdat deelnemers sneller instemmen met procesgerichte vragen zoals ,,Zullen we een korte pauze nemen?" of ,,Zullen we eerst alle meningen verzamelen voordat we beslissen?"
Het balanceren van regie en flexibiliteit
Ten slotte adviseert Hertoghs om niet de volledige vergadering vooraf uit te plannen, maar juist stap voor stap regie te voeren op basis van het verloop. ,,Schets per agendapunt wat er gaat gebeuren, en stuur de groep gedoseerd. Zo houd je de focus en blijft iedereen betrokken."
Luister ook de andere afleveringen met Genieke Hertoghs
Hoe word ik beter in smalltalk?
Hoe word ik een betere samenvatter?
Hoe word ik een slimmere overtuiger?
Hoe word ik een aantrekkelijk leider?
Hoe word ik een betere acquisiteur?
Hoe word ik empathischer?
Hoe word ik een presentator met een onbewuste wow-factor?
Hoe word ik beter in een gesprek leiden?
Hoe word ik beter in probleemeigenaren creëren?
Hoe word ik beter in het voeren van een veilig gesprek?
Hoe word ik beter in het leiden van een sollicitatiegesprek?
MEER LUISTEREN? Hier vind je alle afleveringen:
